Когда я готовился к своему первому мероприятию, мне рассказали о правилах интересного утиного лица. Это означает, что внешне вы должны быть спокойны и безмятежны. Чтобы плавать на воде, нужно активно грести под водой, но это никому не нужно знать. До сих пор это оказалось самым ценным правилом.
Организация мероприятия — непростая задача, но мы можем выделить десять ключевых моментов, о которых следует помнить для обеспечения успеха
1. определить цели и формат.
Это может показаться очевидным, но на это стоит взглянуть критически. Будьте максимально конкретны: вы хотите обучить участников, порадовать партнеров, собрать средства для вашего проекта или доставить эстетическое удовольствие посетителям? Ваши ответы определят формат мероприятия (концепция, время и продолжительность, роль в группе, оформление помещения, еда и звук).
Старайтесь не придерживаться традиционных форматов. Рассмотрите возможность проведения «(не)конференций», формата «pile print», формата TED, тематических завтраков, онлайн мероприятий, мероприятий на открытом воздухе и т.д. Главное, чтобы формат способствовал достижению цели мероприятия.
2. уделять внимание планированию.
При планировании учитывается логистика, содержание и продвижение мероприятия. Создайте общекомандный документ, в котором каждый сможет увидеть работу друг друга и общую картину. Составьте первоначальный список основных задач, максимально детализировав конкретные шаги, которые необходимо выполнить. Важно указать в плане время, необходимое для выполнения заданий. Часто это недооценивается, и подготовка идет медленнее, чем ожидалось.
Для планирования можно использовать такие программы, как Google Templates, Asana, Trello, Podio, GanttPro и Teamweek. Можно также использовать простой документ Excel.
3. бюджеты на непредвиденные расходы.
Просмотрите список задач и выделите на них бюджет. Также стоит подумать об аварийных резервах. Например, по моему опыту, в день проведения мероприятия на открытом воздухе внезапно начался дождь. Нам пришлось спешно менять место и перевозить все оборудование и мебель. Такие ситуации лучше всего рассматривать заранее и готовиться к ним финансово.
Вы можете использовать этот шаблон бюджета как вариант, адаптировать его или создать свой собственный.
4. дьявол кроется в деталях.
Если вы хотите удивить гостей, как зарегистрироваться, кто и как будет приветствовать участников, какая музыка будет звучать, будет ли интересный раздел фотографий, как будет оформлена презентация и одета команда, какие перерывы будут
Например, при регистрации участникам может быть предоставлена возможность принять участие в коротком семинаре, поиграть в игру или посмотреть информационный видеоролик.
Старайтесь удивлять людей, создавать эффект «вау» и превосходить их ожидания в самых обыденных вещах. Это создает атмосферу мероприятия.
5. определить место и разработать план Б.
При выборе помещения всегда проверяйте его лично. В самый неожиданный момент вы можете обнаружить, что кондиционер не работает должным образом, что нет туалетов для инвалидов или что двери слишком узкие, чтобы занести оборудование внутрь. Поэтому вам следует заранее проверить эти вещи.
Однажды я организовал встречу для 50 участников, и через час после начала владелец комнаты попросил их уйти без объяснения причин. Я провел час тренировок с участниками в близлежащем парке, пока не нашел новое помещение. Похоже, с вами такого не произошло, но всегда лучше иметь план «Б».
6. распределение зон ответственности.
Очень важно делегировать членов команды не только на этапе подготовки, но и во время мероприятия. Распределите обязанности людей по зонам. Например, кто-то для зоны регистрации, кто-то для конференции спикеров, кто-то для оборудования, кто-то для питания, кто-то для связей со СМИ. У каждого должна быть своя зона для посещения в течение всего мероприятия.
Мы распространяем среди всей группы документацию о распределении обязанностей, чтобы каждый знал, к кому обращаться по каким вопросам.
7. информировать аудиторию о мероприятии.
Не стоит недооценивать время, необходимое для продвижения вашего мероприятия. Тип мероприятия, целевая аудитория, внутренние ресурсы и бюджет определят ваш маркетинговый подход. При выборе медиа-партнеров ориентируйтесь на тех, кто общается именно с вашей аудиторией. Предпочтительнее иметь меньше целевых партнеров, чем информировать всех о мероприятии.
Также важно создать основное сообщение, которое будет рассылаться по всем каналам. Убедитесь, что он лаконичен и точно передает аудитории смысл мероприятия.
8. уделяйте внимание обслуживанию.
Убедитесь, что ваша команда следует правилу «утиной морды». Будьте добры ко всем участникам, докладчикам и коллегам. Даже если они устали и все идет не по плану, постарайтесь решить их проблемы и вопросы и оправдать их ожидания. В конце концов, люди будут помнить то, как они вели себя и какую атмосферу создали, а не то, что говорил оратор с места.
9. проведите окончательную проверку за день до мероприятия.
Убедитесь, что участники проинформированы о том, как добраться до места проведения мероприятия. Пригласили всех важных гостей и подготовили печатные материалы, аудио- и видеоматериалы. Убедитесь, что все понимают свои обязанности и сферы ответственности и что помещение подготовлено. Для этого создайте контрольный список, подобный этому.
Чтобы создать подобный список контроля, вы можете контролировать подготовку в день мероприятия. Все они есть, все они работают и все они в графике.
Обязательно распечатайте программу мероприятия и сделайте ее доступной для всех членов команды и волонтеров. Также укажите все основные номера телефонов для связи друг с другом или в чрезвычайной ситуации.
10. запросить обратную связь.
Хотя вы можете быть уставшим и счастливым после мероприятия, бывает трудно объективно оценить, как оно прошло. Поэтому попросите участников заполнить оценочный лист в конце мероприятия или заполнить электронную форму, когда они вернутся домой. Пусть они оценят различные аспекты мероприятия, такие как логистическая инфраструктура, спикеры, место проведения, работа организаторов и т.д. Эта информация поможет избежать ошибок в будущем и улучшить качество вашего мероприятия. Если возможно, собирайте комментарии через социальные сети или запишите видео с комментариями в конце мероприятия. Это поможет в случае повторной организации мероприятия.
Каким бы ни было событие, будьте оптимистами и не бойтесь неожиданностей. Тогда ваше мероприятие пройдет успешно!
Ирина Прокофьева, операционный менеджер по культуре и творчеству в ЕС и восточных корпоративных отношениях, сертифицированный менеджер проектов (IPMA, уровень С), соавтор проекта Start 2 Go. Он работал на глобальном и национальном уровне в международной организации AIESEC. У него есть опыт проведения различных форм мероприятий — от однодневных тренингов до международных конференций и фестивалей.
