Обновлено 28 февраля 2021 года
- Logaster
- /
- Блог
- /
- Общий
Концерты, конференции, торговые ярмарки и спортивные мероприятия — это ответственные задачи и незабываемые впечатления. За организацией этих мероприятий стоит большая работа, которую необходимо тщательно контролировать. Избегайте ситуаций, когда вам приходится принимать решение о чем-то в последнюю минуту. Независимо от типа мероприятия, есть несколько специфических моментов, о которых важно помнить, и о которых пойдет речь в этой статье.
Содержание:.
1. Площадка
После выбора темы мероприятия проанализируйте, что представляет собой аудитория, рассчитайте ее размер и займитесь подбором мероприятия, что является одной из задач. Выбор места проведения акции должен быть основан на опыте (вашем собственном или других организаторов), а не на интуиции.
Простого просмотра фотографий помещения недостаточно. Если помещение незнакомое, оцените его «вживую» заранее, чтобы избежать недоразумений. Необходимо позаботиться о том, чтобы помещение было удобным и практичным для выступающего и аудитории. Заранее проверьте наличие указателей, чтобы никто не потерял их до того, как они будут активированы. Иначе вы будете тратить время на «потеряшки» вместо того, чтобы смотреть на план программы.
Выберите один из нескольких вариантов. Таким образом, вам не составит труда выбрать наиболее подходящий вариант. Если место открытое, необходимо заранее создать укрытие на случай изменения погоды. Не забудьте подписать подробный договор с помещением, в котором будут указаны все детали.
2. Техническое оснащение
Ни одно крупномасштабное мероприятие не обходится без специального оборудования. Без хорошо направленного света и звука не обойтись. Если вы арендуете профессиональное оборудование, убедитесь в наличии необходимых лицензий и разрешений на согласование и установку.
Установка технического оборудования — это только часть работы. В конце концов, ничто не работает без стабильного электропитания. Убедитесь, что в электросети нет праздничных дней, чтобы избежать перегрузок. Для установки некоторого оборудования может потребоваться разрешение города. Помните об этих требованиях при выборе оборудования, особенно в отношении использования спецэффектов.
Помните, что организаторы занимаются техническими и внутренними вопросами. Не забудьте заключить договор и взять на себя обязательства по предоставлению услуг электроснабжения для ухода за зоной отдыха и питания, а также услуг по уборке для поддержания комфорта во время и после мероприятия.
3. Программа и спикеры
На этом этапе вы уже знаете, кто будет главными гостями, а также программу. Всегда поддерживайте связь с докладчиками и ведущими. Если мероприятие организует несколько человек, они не должны иметь отдельную информацию о дате, месте, времени и продолжительности мероприятия.
Перед мероприятием составьте расписание (график) minito с четкими минутами, чтобы не было непредсказуемых перемещений. Проверьте презентации докладчиков и программы музыкальных концертов, чтобы убедиться, что времени достаточно. Учитывайте перерывы в работе. Зрители сыты по горло плотным расписанием — имейте это в виду.
Если мероприятие требует регистрации или покупки билетов, продумайте механизмы предыдущего контроля участников. Наконец, назначьте ответственного и покажите все в минимальных деталях. За расписанием нет никакой роскоши.
4. Создание сайта/страницы события
Мы живем в 21 веке, и нам нужно уметь делиться своим временем и ресурсами с другими, а также уметь делиться своим временем с другими. Время, когда бумажные приглашения и листовки были общим достоянием, ушло в прошлое. Пришло время пустить в ход современную артиллерию в виде веб-сайтов, сайтов и страниц в социальных сетях.
Проще всего создать такую страницу с помощью профессионального дизайнера. Не требуется навыков программирования, и управлять ими может любой человек. Возьмем, к примеру, специализированный сервис Nethouse.Events. Он посвящен организаторам. Эта услуга позволяет создавать страницы мероприятий с регистрацией или без нее, продавать билеты онлайн и т.д.
Используя простой в использовании редактор, вы можете создать собственную страницу мероприятия менее чем за 30 минут, управляя такими настройками и блоками, как обложка, описание, спикеры, партнеры, программа, фото и видео, контакты и отзывы. Меняйте тему (дизайн) в любое время всего несколькими щелчками мыши. В результате получается адаптивная страница, которая одинаково отображается на компьютерах, смартфонах и планшетах.
С созданной страницы можно поделиться ссылкой на мероприятие во всех популярных социальных сетях. Продвижение играет важную роль в успехе вашего мероприятия.
5. Создание визуального образа
Помимо запоминающейся мелодии, мало что запоминается так, как сильный визуальный образ. Логотипы уникальны в том смысле, что они производят впечатление на людей, будь то в электронных письмах или на уличных плакатах.
Эти изображения сопровождают вас и организуемые вами мероприятия, начиная с вашего веб-сайта и заканчивая сумками и футболками. Это те образы, которые ассоциируются у участников с мероприятием или конференцией.
Люди смотрят передачи по разным причинам, но чаще всего они хотят развлечься, узнать новую информацию и вдохновиться. Вам нужно вдохновить людей и донести до них идею вашего мероприятия. Используйте онлайн-сервис, например Logaster, для создания визуального образа вашего мероприятия. Внесите в логотип частичку себя. Люди оценят это.
6. Продажа билетов и закрывающие документы
Часто именно здесь начинаются проблемы организации. Например, чтобы связать продажу билетов, нужно пойти в банк и сделать «идентификационный» платеж. Или вам необходимо самостоятельно подготовить финансовые документы для своих корпоративных клиентов. В качестве альтернативы вы можете подождать несколько дней, прежде чем вывести свои средства, и заплатить комиссию за вывод средств в размере до 15%. Сервис Nethouse.events принял во внимание все эти негативные аспекты и постарался снять часть головной боли с организаторов.
7. Продвижение
Продвигайте свое мероприятие всеми возможными способами. Начните с самого простого — распространите информацию на своих страницах в социальных сетях. Если вы уже организуете подобное мероприятие, создайте список рассылки для участников. Экспериментируйте с различными видами платного трафика, включая поисковые и рекламные сети Яндекса и Google, ВКонтакте, ленты Facebook и Instagram. Не забывайте регулярно оценивать эффективность ваших рекламных каналов с помощью Яндекс.Метрики и Google Analytics. Для этого пометьте все ссылки UTM-метками и установите цели для регистрации или покупки билетов, в зависимости от деталей мероприятия. Откажитесь от того, что вам не подходит.
8. Партнёры и спонсоры
Помимо увеличения охвата аудитории, вы можете привлечь дополнительные средства и мероприятия (например, розыгрыш призов, услуги фотографов, развлечения в перерывах и т.д.). Кроме того, привлечение ключевых партнеров может повысить престиж мероприятия и привлечь большую аудиторию.
Взамен аффилированные лица получают рекламу бренда. Как правило, в местах расположения трибун выделяются специальные зоны.
В заключение
Поскольку организация мероприятия — это сложный процесс, очень важно все спланировать. Создайте контрольный список и разделите его на разделы. ‘Собрать участников’, ‘Начать мероприятие’, ‘Место проведения’, ‘Выступающие’. Если вы не организуете мероприятие самостоятельно, назначьте одного человека ответственным за каждый блок. Также не забывайте подписывать контракты со спонсорами и подрядчиками. Помните, чем больше мероприятий вы организуете, тем лучше и тем меньше времени вам потребуется на подготовку. Удачи!
Обновлено 28 февраля 2021 года
Контент-маркетолог компании Logaster. Он знает о бизнесе все, что только можно знать, и хочет поделиться этими знаниями со своими читателями. Интересуетесь историями успеха известных брендов? Ведущий интервьюер для успешных клиентов компании Logaster.
