Завхоз – ответственное лицо, занимающееся управлением складским хозяйством и успешной организацией поставок. Для эффективного выполнения своих обязанностей и обеспечения бесперебойной работы учреждения завхозу необходимо иметь определенный перечень документов, которые позволят оперативно контролировать все процессы и предотвращать возможные проблемы.
Одним из важных документов является учетно-отчетная документация. С помощью учетных книг и отчетов завхоз может отслеживать поступление и расходование товаров, составлять балансы и анализировать эффективность складского хозяйства. Знание количества и состояния имеющихся запасов позволяет принимать взвешенные решения по снабжению и повышать эффективность работы.
Также завхозу необходимо иметь и контрольно-надзорную документацию. Контрольные карты и журналы позволяют отслеживать процессы и контролировать исполнение работы подчиненными сотрудниками. Это позволяет своевременно выявлять и предотвращать возможные нарушения и снижение производительности.
План документации:
В основе эффективного управления для завхоза лежит планирование и организация работы по документированию процессов и процедур. Подготовленный план документации помогает завхозу быть организованным и точным в своей работе, а также обеспечивает более эффективное взаимодействие с другими сотрудниками и подразделениями.
Вот основные документы, которые следует включить в план документации для завхоза:
- Журнал учета материальных ценностей. В этом журнале заводится учет всех материальных ценностей, поступающих на предприятие, а также их расходование и перемещение.
- Акты приемки-передачи товаров. Эти документы фиксируют факт поступления или отгрузки товаров, а также условия их приемки или передачи.
- Спецификации и счета-фактуры. Данные документы содержат подробную информацию о составе и стоимости поставленных товаров или услуг.
- Заявки на закупку материалов и оборудования. В этих заявках указывается необходимый объем и характеристики материалов или оборудования, требующегося для производства или обслуживания.
- Договоры и соглашения. Эти документы определяют условия сотрудничества со сторонними организациями и поставщиками.
- Инструкции по охране труда и безопасности. Документы данного типа регламентируют правила безопасности и опасности на рабочем месте, а также указывают меры профилактики, которые должен соблюдать персонал.
- Протоколы и отчеты о проверках и инспекциях. В них отражается информация о проведенных проверках и инспекциях, выявленных нарушениях и принятых мерах по их устранению.
Кроме перечисленных документов, завхоз может также иметь свои особенности в зависимости от специфики предприятия или организации. Важно составить план документации, учитывающий все необходимые документы и процессы, и регулярно обновлять его в соответствии с изменениями в работе или требованиями.
Перечень постоянной документации:
1. Товаросопроводительная документация:
| № п/п | Наименование документа |
|---|---|
| 1 | Товарно-транспортная накладная |
| 2 | Накладная на внутреннее перемещение товаров |
| 3 | Коммерческий акт |
2. Документы, регламентирующие закупки и поставки:
| № п/п | Наименование документа |
|---|---|
| 1 | Договор поставки |
| 2 | Счет-фактура |
| 3 | Акт приемки-передачи товаров |
3. Документы, связанные с хранением и учетом товаров:
| № п/п | Наименование документа |
|---|---|
| 1 | Акт о поступлении товаров на склад |
| 2 | Акт об утилизации товаров |
| 3 | Инвентаризационная опись |
4. Документы, относящиеся к технической поддержке:
| № п/п | Наименование документа |
|---|---|
| 1 | Техническое задание |
| 2 | Акт выполненных работ |
| 3 | Техническая документация |
Перечень временной документации:
Перечень временной документации, необходимой завхозу для эффективного управления, включает следующие документы:
1. Заявки на закупки
Заявки на закупки являются основным инструментом завхоза для планирования и учета необходимых материалов и оборудования. Они содержат информацию о наименовании, количестве, сроке и цене закупаемых товаров.
2. Накладные на отгрузку и приемку товаров
Накладные на отгрузку и приемку товаров позволяют завхозу контролировать движение материальных ценностей. Они содержат информацию о наименовании, количестве, единице измерения и стоимости поставленных и полученных товаров.
3. Отчеты по остаткам материалов на складе
Отчеты по остаткам материалов на складе помогают завхозу отслеживать наличие необходимых материалов в запасе и планировать дальнейшие закупки. Они содержат информацию о наименовании, количестве и стоимости материалов на складе.
4. Акты приемки и передачи материалов
Акты приемки и передачи материалов фиксируют фактическую отгрузку и получение товаров. Они содержат информацию о наименовании, количестве, единице измерения и состоянии материалов.
5. Журналы учета расхода материалов
Журналы учета расхода материалов представляют собой важный инструмент для отслеживания и контроля расхода материалов в организации. Они содержат информацию о наименовании материалов, дате загрузки, количестве и цели расхода.
Все перечисленные выше документы являются временной документацией, которая помогает завхозу эффективно управлять запасами и обеспечивать бесперебойную работу организации.
