Документ бумажный, электронный образ и электронный документ
Федеральный закон 77-ФЗ от 29.12.1994 (ред. от 03.07.2016) «О юридическом оформлении документов» определяет материальный носитель как информацию в любой форме текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания. Они призваны признать его и время и место для общественного использования и хранения».
Разделение на документы и формы и электронные устройства — это всего лишь различие, основанное на типе носителя, форме документа и представлении информации.
Понятие электронных документов определено Федеральным законом от 27 июля 2006 года. 149-ФЗ (ред. от 18.03.2019) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и следующее.
‘Электронный документ — это письменная информация, представленная в электронной форме, т.е. форме, пригодной для восприятия человеком с помощью вычислительной машины и для передачи посредством обработки в информационно-коммуникационных сетях или информационных системах’.
Поэтому электронные документы и первичные электронные документы — это не одно и то же. В первом случае документ создается в печатном виде, преобразуется в электронный документ и делается электронный снимок документа. Во втором случае документ изначально создается как электронный.
В электронном потоке документа используется как изображение документа, так и электронный документ. Однако в большинстве случаев, если электронные изображения могут использовать любой вид электронной подписи, то электронные документы часто требуют специальной электронной подписи.
Формы и электронные документы юридически эквивалентны, если иное не определено законом или договором. Исключения касаются только определенных типов документов, к которым предъявляются повышенные требования к безопасности данных и условиям хранения.
Требования к документам в электронном виде
Электронные документы делятся на три категории, которые должны сохранять приоритет
- Общие требования. Они ничем не отличаются от требований к печатным документам, и основное внимание уделяется форме и содержанию.
- Требования к определенным видам документов в электронной форме, включая электронные документы. Важным элементом этой категории является требование об использовании электронных подписей. Подписание и соблюдение условий заявки — это то, что делает документ юридически действительным.
- Специальные требования к определенным документам в электронной форме, налагаемые на основании условий назначения, создания, обработки, передачи и хранения. Эти требования всегда индивидуальны по отношению к категории или типу документа. На них ставится штамп с указанием конкретных правил или инструкций.
К каждому документу в электронной форме предъявляются свои требования. Поэтому при создании или передаче документа обращайтесь к требованиям.
Виды и применение электронных документов
Рассмотрим некоторые из наиболее распространенных документов, используемых компаниями и индивидуальными предпринимателями
Контракты, соглашения и договоры
Часть 2 статьи 434 Гражданского кодекса допускает заключение письменного договора путем обмена электронными документами, включая использование сторонами сделки электронной почты. Условием является то, что документ, например, копия договора, должен быть достоверно доказан как исходящий от стороны сделки.
Это условие легко выполнимо. Согласитесь заключить договор таким образом с другой стороной и используйте электронные подписи для создания и подписания договора. То же самое можно сделать для обмена меморандумами о взаимопонимании и приложениями, внесения изменений в контракты, выставления счетов и т.д.
Первичные бухгалтерские документы
Эти требования определены в статье 9 Федерального закона №. 402-ФЗ от 12 июня 2011 года (редакция от 28 ноября 2018 года) «О бухгалтерском учете». Специальные требования к счетам-фактурам определены в статье 169 Налогового кодекса.
Первичные документы могут быть как бумажными, так и электронными. Электронные первичные документы должны быть подписаны электронной подписью. Однако если законом или договором предусмотрено, что первичный документ должен быть представлен на бумаге, он должен быть представлен на бумаге. Если бумажный документ отсутствует, необходимо создать — и распечатать — соответствующий электронный документ. Такая ситуация все еще препятствует полному переходу на электронный документооборот. Многие компании вынуждены полностью или частично копировать документы. Для таких обменов, как электронные счета-фактуры и ОДП, необходимо воспользоваться услугами провайдера электронного документооборота. Также целесообразно использовать обработчики EDI для больших объемов документов. Налаженная система экономит время.
Выполнение всех требований к первичным учетным документам фактически является выполнением требований Федеральной налоговой службы. Эту задачу облегчает использование форматов (стандартизированных электронных документов), которые являются обязательными или рекомендуемыми налоговыми органами. Утверждены обязательные формы счетов-фактур и транспортных документов общего пользования, в том числе с изменениями (приказ № ММВ-7-15/155@, № ММВ-7-15/155@ и № ММВ-7-15/189@ Федеральной налоговой службы). Существуют рекомендуемые форматы документов актов приема-передачи товаров (приказы Федеральной налоговой службы № ММВ-7-10/552@ и № ММВ-7-10/551@) — вы можете использовать их или разработать свой собственный формат.
Отчетность.
Все налоговые и бухгалтерские отчеты могут быть представлены в электронном виде. Обязательным условием для сдачи электронной отчетности является подписание документа усиленной специальной электронной подписью. Электронная подача налоговых деклараций возможна через EDI-провайдеров или через официальный сайт Федеральной налоговой службы.
Документы, которые необходимо представить в суд
Процессуальные документы в суд могут быть поданы в электронном виде. Сервис «Мой арбитр» используется для электронной подачи документов в арбитражный суд (суд общей юрисдикции). Личный кабинет пользователя находится в разделе «Подача процессуальных документов в электронном виде» раздела «Судебная власть» официального сайта суда. Портал Генерального суда. Электронные образы документов могут быть заверены простой электронной подписью. Электронные документы могут быть подписаны только усиленной специальной электронной подписью.
Обращения в государственные органы.
Большинство организаций уже поддерживают электронный обмен документами и обращениями через свои веб-сайты или индивидуальные учетные записи пользователей. Чтобы обратиться в государственную организацию через Интернет или отправить электронные документы, зайдите на официальный сайт нужной организации, найдите раздел об обращениях или онлайн-отчетах и воспользуйтесь специальной информацией.
Правовое значение электронной коммуникации
Немного отличается от электронного документа, подписанного электронной подписью в соответствующем формате, обмен письмами или сообщениями по электронной почте, мессенджеру или SMS. В таких случаях обычная электронная подпись, как правило, не используется. Что служит средством идентификации — вопрос, прежде всего, интересный с юриспруденционной точки зрения.
Электронное сообщение, в котором не используется усиленная электронная подпись, можно считать равнозначным обращению документа с использованием простой электронной подписи. В этом случае он не противоречит правилам и нормам. Однако в случае возникновения спора всегда будет необходимо идентифицировать отправителя и получателя.
В процессе идентификации отправителя и получателя письма или сообщения может возникнуть необходимость определить
- Кто составил документ; и
- кто, когда и откуда его отправил; и
- кто получил его, когда и где он был получен; и
- Если полученные документы были использованы, какова их правовая природа и каковы материально-правовые последствия?
Ответить на эти вопросы и подкрепить их доказательствами может быть непросто.
Обычно это не является проблемой, если в договоре с другой стороной четко указан адрес электронной почты и порядок обмена документами. Текстовые сообщения можно идентифицировать через операторов мобильной связи. Чаты и мессенджеры можно отследить через техническую поддержку соответствующей платформы. Однако могут возникнуть проблемы, если факт личной передачи придется оспаривать. Кроме того, третьи лица могут иметь доступ к именам пользователей, паролям, устройствам и SIM-картам.
В 2016 году Арбитражный суд Санкт-Петербурга и Ленинградской области рассмотрел первое дело. A56-95953/2015, касающийся SMS-уведомлений, в котором истец подал иск к Сбербанку за мошенническое снятие более 6 миллионов рублей со счета истца. Операция включала в себя платежное поручение, созданное ИТ-системой банка и подписанное сгенерированным одноразовым кодом (паролем). Это было отправлено на телефон заявителя, и когда он ввел данные для подтверждения операции, документ был отправлен на один . Суд отклонил иск на том основании, что истец мог не участвовать в сделке, но не обеспечил недоступность средств идентификации.
Позиция суда, по сути, четко указывает на то, что электронные сообщения, использующие средства идентификации, отличные от электронных подписей, подчиняются тем же требованиям, что и электронные подписи. Получение и ввод кода из SMS для подтверждения действия аналогично использованию простой электронной подписи.
Подведём итог
Все документы могут быть отправлены в электронном виде, и почти все документы создаются с нуля, но важно, чтобы требования были соблюдены. Главное при передаче документа в электронном или электронном виде — обеспечить соблюдение технических требований и вида электронной подписи. Не следует забывать и о точности формата и содержания документа.
Второй момент — целесообразность перехода на EDI, если документооборот станет проще, быстрее, надежнее и экономичнее. Не имеет смысла тратить деньги на электронный документооборот только для того, чтобы отправлять несколько документов в год. Однако если объем документов велик, а стоимость печати и доставки бумажных документов превышает потенциальную стоимость электронного документооборота, переход на EDI более выгоден. Использование системы электронного документооборота может сэкономить вам много денег и упростить вашу работу.
