Основные виды документов уже переведены на электронный документооборот (ЭДО) с корреспондентами. Федеральная налоговая служба установила для них требования по формированию. В этом разделе объясняется важность оттиска на документах и то, от какой правовой базы они зависят.
Электронные документы делятся на стандартные и нестандартные. Стандартные документы — это документы с расширением XML, формат которых был разработан Федеральной налоговой службой. Обработка таких документов налоговыми органами происходит автоматически, поскольку структура EDI остается неизменной.
Если организация самостоятельно определяет формат своих документов, они считаются нестандартными. Формы могут быть в формате docx, pdf, jpg или любом другом. Юридическая сила этих документов подтверждается специальной электронной подписью (CEP). Это позволяет отправлять их контрагентам EDI.
В компании «Диадок» все документы соответствуют требованиям налоговых органов.
Формат документов в ЭДО
Формат каждого официального документа определяется приказом Федеральной налоговой службы. Сегодня формат XML законодательно утвержден для EDI. Подрядчики могут загружать документы из соответствующих им информационных систем. Однако Федеральная налоговая служба должна перевести их в утвержденную форму.
Ниже приведен основной перечень документов, поддерживающих XML-форму EDI
Счета-фактуры.
В счете-фактуре фиксируется сумма НДС, которую продавец включает в стоимость отправленного товара.
Порядок обмена утвержден постановлением Министерства финансов № 14Н от 05.02.2021 г. Формат EDI-счета-фактуры определяется номером заказа. MMB-7-15/820@ Федеральной налоговой службы от 19.12.2018.
Универсальный передаточный документ (UDD)
UPD следует использовать в тех случаях, когда вся информация объединена основным бухгалтерским документом и счетом-фактурой. Документы могут быть односторонними или двусторонними. В первом варианте UDD содержит всю информацию о сделках и подписях продавца. Во втором варианте также указываются данные и подпись покупателя.
Формат УПД в ЭДО определяется тем же приказом ФНС, что и счет-фактура.
Пересмотренный счет-фактура.
В некоторых случаях цены, количество товаров или услуг могут измениться в выданном документе. Для регистрации этих изменений существуют корректировочные счета-фактуры — в них фиксируется разница в суммах и рассчитывается новая сумма НДС.
Чтобы регламентировать форму корректировочного счета-фактуры, Федеральная налоговая служба издала приказ от 12.10.2020. ED-7-26/736@.
Акт приемки задания (услуги).
Это первичный бухгалтерский документ, подтверждающий выполнение работ или услуг по договору. Сам ACT может состоять из одного или двух XML-файлов. В нем содержится информация о подрядчике и заказчике.
Формат закона об ИРО не является единым, но закон от 12 июня 2011 года отсутствует. 402-ФЗ «Учет по» определяет обязательные реквизиты документа. Однако Федеральная налоговая служба предусматривает две формы электронного акта, указанные в номере заказа. MMV-7-15/820@ от 19.12.2018 и № MMV-7-10/552@ от 30.11.2015.
Накладные
Накладные используются системами EDI для регистрации передачи акций между организациями. Форма называется TORG-12 и не считается обязательной. Документ состоит из двух файлов — информации на стороне продавца и на стороне покупателя.
Типы счетов-фактур ЭДО утверждены приказом ФНС от 19 декабря 2018 года. MMV-7-15/820@ и 30.11.2015 № MMV-7-10/551@.
Глобальный адаптационный документ (UDD).
В этой форме пересмотренный тариф сочетается с документацией об изменении стоимости работ или товаров. Электронные УДК могут быть как односторонними, так и двусторонними — опции такие же, как и опции UDP.
Только АКД могут быть отправлены через EDI-носители в форме, разрешенной номером заказа. ED-7-26/736@ Федеральной налоговой службы от 12.10.2020.
Связь с Diadoq и обмен официальными и неофициальными документами
Законодательная база
Использование технологии EDI регулируется различными законами.
- 63-ФЗ от 6 июня 2011 года. Использование печатных документов с рукописными подписями и печатями, а также специальных электронных подписей (CEP) для электронных документов.
- 149-ФЗ от 27.07.2006. устанавливает прямой обмен документами и электронными письмами, если это разрешено КЭП.
- 402-ФЗ от 12.06.2011, который позволяет составлять и подписывать первичные документы в электронном виде.
- Статья 169, § 2. Позволяет использовать электронные подписи на пенсионных документах и заявлениях.
- 160(2) и 434(2) Гражданского кодекса Российской Федерации. Позволяет ставить электронные подписи и оформлять документы.
Формальность документов регулируется Федеральным налоговым приказом об ЭДО. Сам электронный документооборот становится обязательным для компаний. Это касается маркировки и прослеживаемости товаров, а также электронной отчетности и ЭДО в сфере государственных закупок.
Вопрос-ответ
В каком формате должны быть загружены и отправлены документы EDI?
Если вы отправляете документы через оператора EDI, файлы должны быть сохранены в формате XML. Это соответствует требованиям приказа Федеральной налоговой службы. Эти документы принимаются налоговыми органами и судами и не требуют печати на бумаге.
Для EDI в контрагентах используются непривлекательные документы, такие как Doc, XLSX, PDF и JPG. Для этого они должны быть подписаны специальной электронной подписью. Чтобы подать такие документы в Федеральную налоговую службу, необходимо выполнить дополнительные действия
- Распечатайте документ.
- Подпишите его у руководителя компании и поставьте печать компании.
- Отсканируйте документ и сохраните его в формате JPG, PNG, PDF или TIFF.
В результате тратятся ресурсы компании: время персонала, бумага и кассеты принтера.
Какова взаимосвязь между типами и форматами документов EDI?
Все стандартные документы представлены в формате XML, нестандартные — в других форматах.
Какие изменения произошли в требованиях к форме и документам в 2021 году?
В конце 2020 года Приказ № ЕД-7-26/736 @ Федеральная налоговая служба. В соответствии с этим с 1 октября 2021 года устанавливаются новые формы заявлений на CRM и измененные счета-фактуры. Это изменение было сделано для того, чтобы документы соответствовали требованиям системы прослеживаемости и маркировки.
Новый формат счетов-фактур действует с момента создания системы прослеживаемости. С 8 июля 2021 года импортным товарам в обязательном порядке присваивается регистрационный номер (RNPT). Эти изменения появятся в строке 5А для информации на отгрузочном документе и на распечатке для информации в графе 1 номера протокола.
Anti-Bubble может заполнить электронный счет-фактуру в соответствии с номером требования заказа. ММВ-7-15/820@ Федеральной налоговой службы от 19 декабря 2018 года.
Почему я не могу загрузить формат XML в систему EDI?
Это может произойти с Диадоком, потому что формат документа устарел и не соответствует действующим приказам ФНС России. В этом случае система выдаст предупреждение и предоставит исправления файла в соответствии с новыми требованиями. В противном случае налоговые органы не примут его.
Также удобнее загружать документы из системы EDI в стандартном формате. Если бухгалтерская система компании производит их в других форматах, UDP и другие XML-выражения должны быть преобразованы для передачи через EDI. Diadok обрабатывает этот проект с помощью соединительного звена доставки. Документы, созданные непосредственно в системе EDI, автоматически соответствуют установленным формам.
Мы поможем вам оформить вашу работу в официальную документацию
