В начале каждого года организация начинает подавать документы. Формирование дела — это группировка документов, исполненных в деле, в соответствии с номенклатурой и систематизация документов в деле.
Централизованное и децентрализованное формирование дел в организме
В организации дела формируются либо централизованно в службах управления документами (например, в секретариате, канцеляриях, отделах делопроизводства), либо децентрализованно в организационных подразделениях. Практика показывает, что файлы создаются преимущественно децентрализованно, т.е. с использованием структурных подразделений.
Организационно-распорядительные документы, регистрационные формы (счета), сводные тексты, документы статистического оформления и отчетности, переписка и другие документы, относящиеся к основной деятельности, формируются в Службе управления документами (СУД).
Документы, отражающие отдельные направления деятельности организации, формируются в конверты по месту составления компетентным структурным подразделением. В его компетенцию входят конкретные вопросы в соответствии с нормативными актами (например, нормативные акты Департамента финансового планирования, Департамента финансового планирования, Департамента бухгалтерского учета и подачи отчетности, Департамента человеческих ресурсов и др.)
Формирование досье в структурных подразделениях агентства осуществляется работником, ответственным за ведение досье. Проверка дел осуществляется Службой управления файлами.
Ответственный за архив или архивариус оказывает необходимую методическую помощь должностным лицам структурных подразделений в формировании дел и обеспечивает проверку правильности формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
Правила.
Дела должны отвечать следующим основным требованиям
Возвращенные документы, лишние копии и черновики не должны помещаться в материалы дела.
Внимание. Папки не должны превышать 250 листов с максимальным размером 4 см. Если корешок файла превышает 4 см, документы в файле будут разделены на тома. Индекс и название дела помещают в каждый том, добавляя «Том 1», «Том 2» и т.д.
Документы внутри дела упорядочиваются сверху вниз в хронологическом порядке, от вопроса к ответу или их комбинации.
В контексте дела документы должны быть расположены таким образом, чтобы охватывать конкретные вопросы в логическом порядке с точки зрения содержания.
Дела могут архивироваться в хронологическом, тематическом или комбинированном порядке. Входящие документы классифицируются по автору и дате отправки корреспонденту или по поступлению в алфавитном порядке, исходящие документы.
Типы документов можно сгруппировать следующим образом
Законодательные и нормативные документы сгруппированы по типу и дате с соответствующими приложениями в пределах календарного года, в зависимости от обстоятельств. Различные типы административных документов, например, приказы, инструкции и команды, нельзя архивировать в папках. Каждый вид распорядительного документа формируется в отдельный конверт со своим валовым номером и, соответственно, регистрируется в отдельном журнале (книге).
Приказы, относящиеся к основной деятельности, группируются отдельно от приказов, относящихся к персоналу. В приказах по личному составу указываются сроки хранения (утв. Минкультуры России от 25 августа 2010 г., утверждены от 558 лет) в соответствии с перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций. Периоды хранения формируются в отдельных файлах и имеют свою запись в соответствующей учетной форме (календарь, книга, вкладка).
Приказы по персоналу формируются, в зависимости от срока хранения. Следует помнить, что документы с разными сроками действия не могут быть сгруппированы в файлы.
Согласно 19Б Перечня типовых управленческих архивных документов, формируемых органами государственной власти, органами местного самоуправления и организациями в процессе их деятельности с указанием условий хранения, для приказов по личному составу установлены два срока хранения: 75 лет и пять лет.
К заказам с 75-летним сроком хранения относятся заказы
Заказы с пятилетним сроком хранения включают
Практика использования документации по персоналу показывает, что при наличии большого количества приказов, касающихся персонала, срок хранения которых составляет 75 лет, целесообразнее оформить их в виде предположений по вопросам деятельности. Например, приказы о приеме на работу, сменах, переводах, назначениях и приказы об увольнении, т.е. приказы, касающиеся службы, и приказы о надбавках, поощрениях и других выплатах, включая информацию о заработной плате, должны быть сгруппированы отдельно в папки. Таким образом, заказы должны быть пронумерованы отдельно в каждой папке.
Постановления, директивы, нормативные акты и правила, утвержденные нормативными актами (например, приказы, указы, решения, постановления), группируются вместе с вышеперечисленными документами. Если они утверждаются как самостоятельные документы, они группируются в отдельные файлы.
Протоколы сортируются в хронологическом порядке по дате исполнения и в порядке возрастания номера. Существующие приложения к практике помещаются в папки, т.е. вместе с протоколами. При больших интервалах протоколов приложения сортируются в отдельные файлы в соответствии с датой протокола и его номером.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, программы персонала и другие документы группируются отдельно от проектов.
Корреспонденция обычно группируется по календарным годам и распределяется по категориям в хронологическом порядке, причем ответные документы следуют за документом запроса. Если переписка возобновляется по конкретному вопросу, который продолжался с предыдущего года, документ помещается в папку этого года, используя индекс папки предыдущего года.
Документы в личной папке принимаются и классифицируются как
Личная карточка работника (сводная форма Т-2) формируется в отдельное дело в алфавитном порядке, подшивается отдельно от личного дела.
Лицевой счет работника по заработной плате классифицируется в файле в фирменном алфавитном порядке.
Подготовка файлов к хранению.
Через год после завершения дела проводится работа по подготовке его к передаче в архив организации на хранение. В соответствии с п. 3.7.25 Основных правил организационного делопроизводства (утверждены решением Правления Росархива от 2 июня 2002 года), документы, содержащие личные дела сотрудников, передаются в архив в течение трех лет после оформления. Ведение записей.
Заполненные электронные документы форматируются на специальном жестком диске ПК в отдельную от бумажных документов папку (скоросшиватель) в соответствии со списком дел организации.
Дела хранятся в месте их создания с даты создания до момента передачи в архив организации.
Файл считается созданным с момента, когда он содержит первый выполненный документ. После исполнения документа и завершения работы над папкой папка помещается (архивируется) для обеспечения ее физической сохранности на твердую обложку или в дело.
В каждом структурном подразделении назначается сотрудник, ответственный за хранение и подачу документов. Руководитель поддиректората обеспечивает сохранность документов и дел. Для этого файлы должны храниться в шкафах, сейфах и т.д. Они надежно закреплены и защищены от пыли и солнечного света.
Папки в шкафах должны быть уложены вертикально вдоль списка дел, корешком наружу, чтобы их можно было быстро отследить и найти. На корешке переплета имеется указатель каталога дел. Указатель или сводка указателей находится в картотеке.
При поиске документа сначала найдите название нужного дела, затем с помощью указателя дел найдите соответствующую папку на полке.
Проверка наличия и состояния документов и файлов
Файлы, находящиеся в настоящее время на хранении, подлежат управлению документацией. Необходимо регулярно проверять наличие и статус документов и дел, чтобы убедиться, что фактическое существование дела соответствует номеру в списке дел.
Наличие и состояние документов и дел проверяется при перемещении дел, при возврате дел, при смене лица, ответственного за хранение документов, и лица, ответственного за организационную поддиректорию, а также при реорганизации и ликвидации. организации или ее структурного подразделения.
Наличие коробок проверяется путем сравнения данных индекса коробки с описанием коробки на обложке, а физическое состояние коробки определяется путем визуального осмотра. Все выявленные недостатки фиксируются при проверке наличия и состояния ящиков.
В случае утраты документов или записей проводится внутреннее расследование, и лицо, виновное в утрате, привлекается к ответственности в соответствии с установленными процедурами.
Процесс распределения файлов и документов
Передача файлов в другие структурные подразделения санкционируется главой Министерства окружающей среды. Распределение дел сотрудникам для работы осуществляется под расписку На место файла распределения помещается карточка замены. В нем указывается подразделение структуры, индекс дела, дата выдачи, кому выдано дело, дата возврата и предусмотрены поля для подписи при получении и при приеме дела.
Папки выдаются работникам структурного подразделения во временное пользование на срок не более одного месяца и подлежат возврату по истечении этого срока. Файлы могут быть переданы другим организациям по акту по письменному запросу и с разрешения руководителя организации.
Если отдельный документ, уже находящийся в папке на текущем хранении структурного подразделения, временно понадобился сотруднику, он может быть освобожден из папки лицом, ответственным за формирование и хранение папок, а на его место подшит лист-заместитель. Лист замены относится к тому, когда и на какой срок был выдан документ.
Изъятие документов из дел постоянного хранения (например, команд по основной деятельности, штатных расписаний, отчетов по основной деятельности и т.д.) допускается в исключительных случаях и санкционируется руководителем организации, при этом конверт остается заверенным. Конверты. Акты оснований для выдачи копии документа и оригинала.
Как правило, оригиналы документов изымаются правоохранительными, судебными и другими силовыми структурами. В этом случае орган, подавший заявку, должен обратиться в учреждение. Это должно включать ссылку на соответствующие законодательные или иные нормативные правовые акты. Оригиналы изъятых документов возвращаются в организацию, поскольку они больше не требуются. Организация контролирует возврат этих документов.
