Если каждый профессиональный документ будет собираться и храниться бесконечно долго, в конечном итоге потребуется отдельное помещение для архива. На практике, однако, нет необходимости постоянно вести все документы.
Леонид Яковлев.
Эксперты.
Предприятия и частные предприниматели должны соблюдать всю документацию, касающуюся их деятельности. Некоторые из них необходимо поддерживать даже после закрытия вашего бизнеса.
Бесконечно собирая и храня каждую бумагу, в конечном итоге потребуется место только для файлов. Мы узнали, какие документы, как и в каком объеме необходимо сохранять, что можно сохранить без них и какие есть другие варианты.
Зачем хранить документы
Понятно, что пока компания работает с партнерами, она хранит документацию по всем этим сделкам. Это контракты, операции по выполнению работ или оказанию услуг и накладные. Они помогут защитить ваши интересы в суде, если ваш партнер нарушит условия договора, или если в ходе банковской или налоговой проверки выяснится, от кого или где вы получили деньги, доказывая законность поступка.
То же самое относится и к документации по персоналу. Пока сотрудник работает, компания ведет контракты, личные дела сотрудников и рабочие дела.
По закону, документы должны сохраняться даже после того, как контракт будет исполнен и срок работы с партнером истек. Это относится ко всем документам компании.
- Документы налогового учета
- Персонал,.
- бухгалтерские документы.
Они должны храниться так, чтобы их можно было предъявить в любое время по требованию налоговых органов. Кадровые документы предусматривают случай получения информации о бывших сотрудниках с целью проверки древности или восстановления трудовых книжек.
Виды документов и сроки хранения
Каждый тип документа имеет свой срок хранения, в зависимости от его важности. Они указаны в утвержденном списке по порядковому номеру. 236 Федерального архива 20 декабря 2019 года.
Можно провести различие между документами временного и постоянного хранения.
Сроки временного хранения составляют 1, 3, 5, 6, 10, 15, 45, 50 или 75 лет.
Документы постоянного хранения должны храниться на предприятии в течение первых 10 лет, а затем передаваться в архив.
Срок хранения начинается с 1 января следующего года после закрытия дела. Например, вы договорились о партнерстве 10 января 2019 года, но выполнили задание в 2020 году. Срок хранения информации исчисляется с 1 января 2021 года, года, следующего за следующим годом, а не с даты заключения соглашения. контракт.
Или другой пример: перенос убытков из более раннего налогового периода для учета в текущем налоговом периоде. Убытки могут быть перенесены на более длительный период — пять или десять лет. Затем следует вести основную документацию, подтверждающую доходы и расходы за год, который стал причиной убытка. Срок хранения этих документов начинается только после того, как компания полностью перенесла убытки.
В таблице приведены типы документов со сроками хранения.
Налоговый и бухгалтерский учет
| Период консервации | Тип документа |
|---|---|
| 1 год | Свидетельство о постановке на учет с введением налога; уведомление об удалении |
| 5 лет | Основные документы: договоры, действия, счета-фактуры, доказательства |
Бухгалтерские (финансовые) отчеты
Официальные лица
| Период консервации | Тип документа |
|---|---|
| 1 год | Правила внутреннего трудового распорядка |
| 3 года | Праздничная программа |
| 5 лет | Бюллетени времени, календари времени |
Личные конверты работников
Рабочие листы, записи о вредных и опасных условиях труда
Как хранить документы правильно
Существует условное разделение в отношении текущего и архивного хранения документов.
Текущий документ либо еще не завершен, либо завершен, но срок его хранения составляет менее 10 лет. Например, с партнером подписан контракт, срок действия которого еще не истек. Эти документы обычно хранятся в картотеке или сейфе в офисе компании. Особых требований к хранению нет. Главное — обеспечить безопасность и конфиденциальность.
По истечении 10 лет документы, срок хранения которых не истек, должны быть переданы в архив. Это уже архивное хранилище. Это зависит от определенных условий.
Подготовка к хранению документов. Перед сдачей в архив документы должны быть упорядочены. Это означает упорядочить их в хронологическом порядке, пронумеровать страницы и скрепить их степлером.
Далее составляется инвентаризационная опись. Это список документов с указанием серийных номеров, названий и номеров страниц.
Когда все будет готово, заполните лист подтверждения. В нем указано общее количество листов в файле и их физическое состояние. Если страницы порваны или разъедены, а текст неразборчив.
Вы можете отправить документ в архив здесь.
Образец регистрационного листа
Требования к файлам. Для хранения документа должен быть создан файл.
Архив не может быть расположен на чердаке или в подвале. Должен находиться в специальной зоне с системой пожаротушения и сигнализацией.
В складских помещениях необходимо поддерживать температуру 17-19 °C и относительную влажность 50-55%. Рекомендуется хранить документы в специальных закрытых стеллажах, чтобы защитить их от света.
Небольшим компаниям может быть трудно выполнить все эти требования. Поэтому нет необходимости организовывать архив самостоятельно. Вы можете нанять стороннюю компанию, которая будет управлять им за вас.
Как хранить документы в электронном формате
Многие компании уже давно ведут документооборот и подают отчетность в электронном виде. Это включает в себя отправку договоров об обмене, актов и налоговых деклараций. Закон не запрещает этого. Документы могут храниться в электронном формате, но должны быть подписаны электронной подписью. Они могут быть распечатаны только в случае необходимости, например, по запросу налоговых органов.
Однако невозможно перевести все документы компании в электронный формат и уничтожить бумажные оригиналы до истечения установленного срока. Если документы изначально были созданы на бумаге, они должны храниться в течение всего срока, предусмотренного законом.
Следующие правила также применяются к хранению электронных документов
- Храните электронные документы как минимум на двух разных носителях. Например, на флешке и в облаке, или в облаке и на компьютере.
- Компании должны иметь программное и аппаратное обеспечение для чтения или копирования электронных документов.
- Сохранять конфиденциальность записей. Неуполномоченные лица не должны иметь доступа к документам.
- Проверяйте статус электронных документов каждые пять лет. Если программное обеспечение, доступное для просмотра документов, за это время было обновлено, документы следует перевести в новый формат.
Если большинство документов в вашей компании изначально были созданы на бумаге, рекомендуется все равно создать электронную копию. Это облегчает задачу. Это облегчает поиск документов или их отправку коллегам.
Ошибки при хранении документов
Открытый доступ к документу. При хранении документов важно обеспечить безопасность и конфиденциальность информации, если они содержат персональные данные или коммерческую тайну. Эти документы не должны находиться в свободном доступе.
Документы уничтожаются заранее. Если срок хранения истек, а документы были выброшены или утеряны, рекомендуется как можно скорее восстановить их. Копии документов по сделкам могут быть запрошены у партнеров, а копии записей — у надзорных органов.
Может потребоваться потеря документов. Например, их может потребовать налоговая служба. За каждый отсутствующий документ налагается штраф в размере не менее 200 фунтов стерлингов.
Если документы затоплены, украдены или уничтожены огнем, налоговая служба потребует подтверждающие документы. Это можно подтвердить справкой из полиции, пожарным сертификатом из Министерства по чрезвычайным ситуациям или сертификатом о затоплении от компании по управлению недвижимостью.
Несоблюдение этого требования не только приведет к наложению штрафов, но и может вызвать у инспекторов подозрение, что документы были намеренно уничтожены для сокрытия незаконной схемы. Поэтому рекомендуется подготовить все необходимые документы.
Если срок хранения документов истек и документы были надлежащим образом уничтожены, налоговые органы не имеют права налагать штраф на компанию.
Обработка тысяч платежей в день
Ответственность за нарушение правил хранения
Нарушение правил и сроков хранения документов может привести к финансовой и административной ответственности.
| Нарушение | Штраф | Причина. |
|---|---|---|
| Отсутствие бухгалтерских документов. | от 3000 до 5000 ₽ — для государственных служащих и частных предпринимателей |
Что делать, когда срок хранения документа истек
По истечении срока хранения документы могут быть уничтожены. Однако их нельзя выбрасывать. Контракты могут содержать личную или конфиденциальную информацию. Если эта информация случайно попадет в чужие руки, компания может быть оштрафована.
Кроме того, когда срок хранения документов истек и все документы были уничтожены в соответствии с правилами, компания имеет право не предъявлять их по требованию любого члена УО или налоговых органов.
Если документация, фиксирующая катастрофу, отсутствует, любой, кто ее потребует, может обратиться в суд, заставить представить требуемые документы и быть оштрафованным за их непредставление.
Уничтожение документов в соответствии с правилами осуществляется следующим образом
1. во-первых, создайте специализированную комиссию для отбора всех просроченных документов по указанию руководителя. В состав комитета могут входить сотрудники организации. Бухгалтеры, юристы и секретари.
2. после того, как комиссия отобрала документы, которые могут быть уничтожены, разрабатывается протокол. В нем укажите повестку дня и решения, принятые комитетом. Все участники должны подписать протокол.
Образец протокола решения комитета об отборе документов, подлежащих уничтожению
3. создать протокол. На практике следует перечислить все документы, которые могут быть уничтожены, и указать метод уничтожения. Обычно бумагу можно сжечь или измельчить.
Документы можно уничтожить самостоятельно или сдать в компанию по утилизации отходов.
Пример протокола: запишите детали документов и то, как они должны быть уничтожены. Комитет должен зафиксировать факты бедствия.
Главное
- Если вы хотите хранить документы на бумаге, вы должны соблюдать все требования по хранению и вернуть документы в архив через 10 лет, если срок хранения не истек.
- Документы с электронной подписью могут храниться и распечатываться в электронном виде только по требованию государственного органа. Электронные документы должны храниться одновременно на двух носителях, чтобы не потерять их в случае повреждения или ошибки.
Если вы не хотите самостоятельно отслеживать сроки и правила хранения, поручите эту задачу профессиональному бухгалтеру.
