Чтобы упорядочить информацию о сотрудниках компании и быстро находить нужную информацию, специалисты по кадрам ведут кадровое дело на каждого сотрудника. Однако не все HR-специалисты очень критичны к макету и содержанию. В этой статье объясняется, как правильно вести папки HR, какие документы в них включать и сколько документов вести.
Скачать образец рабочего документа:.
Обязательно ли вести личные дела сотрудников в 2022
Существует мнение, что соблюдение требований к личным делам сотрудников является обязательным, однако это не совсем так. Такие задачи существуют только в государственном секторе. Когда сотрудник переходит в новую организацию, его личное дело «отслеживается» по запросу. Если человек увольняется с государственной службы, его досье хранится на последнем месте еще 10 лет (статья «79-ФЗ» Закона № 42 от 27 июля 2004 года «О государственной службе»).
Закон не обязывает частные компании вести личные дела сотрудников, но в большинстве случаев это применимо. Поэтому специалисты по кадрам организуют информацию и ведут классную документацию.
Важно: Если руководитель компании или частный предприниматель решит ввести обязанность сдавать на хранение личные дела сотрудников, это должно быть разъяснено в ОП.
Коммерческие организации обычно используют правила государственной службы, хотя могут разрабатывать свои собственные правила.
Ведение личных дел имеет свои преимущества. Информация о сотруднике своевременно регистрируется, все его документы хранятся в одном месте, можно отслеживать изменения в карьере и оценивать профессиональное развитие. Внедрение EDI позволило вести личные дела в электронном виде.
Обратите внимание! Коммерческие компании не обязаны делать бумажные копии личных дел сотрудников. Это делается только в государственном секторе для дополнительной безопасности информации работников. После отправки файлов в архив они оцифровываются.
В органах государственного управления конверты хранятся для всех сотрудников. Это требование закона. На частные компании эти правила не распространяются, и администрация сама решает, вести ли досье в целом или выборочно.
В случае выборочного администрирования рекомендуется заполнять папки для руководителей, заместителей руководителей и ключевых сотрудников. Также целесообразно завести личные дела для тех, кто имеет основные обязанности. Если в организации создан резерв преемственности, рекомендации применимы и в этом случае.
Советы.
Вести конверт персонала, независимо от того, нанят ли человек по срочному или бессрочному контракту, работает ли он на полставки или на основной работе.
Папка для персонала должна создаваться в начале работы, вестись в течение всего периода работы, а затем архивироваться.
Как формировать личное дело работника в 2022 году
Существует ряд правил по составлению папок сотрудников, чтобы их можно было редактировать и вести.
- Документы депонируются индивидуально для каждого сотрудника. Картонные папки можно создавать сразу. Файлы принимаются в файлах.
- Не нужно формировать соответствующие документы толщиной более 4 см или 250 листов (п. 4.20 Правил хранения документов, утвержденных постановлением Министерства культуры от 31 марта 2015 г. № 526). Если документов больше, необходимо создать отдельный том.
- Постоянные документы не должны смешиваться с временными.
- Личные папки могут содержать прототипы и копии профессиональных документов. Они не требуют специального разрешения. Также нет необходимости хранить несколько копий одного и того же документа.
- Если к документу прилагается приложение, храните их вместе.
- Все документы или папки в папке должны архивироваться в хронологическом порядке.
Какие документы включаются в состав личного дела работника
Закон не регулирует, что должна содержать папка сотрудника компании, которую она определяет сама. Тип документов, составляющих папку, должен быть указан в ЛНА органа.
На практике документы в папке персонала делятся на три раздела
- Документы о трудоустройстве. Сюда входит все, что предоставляет человек, например, паспорта, НДС, сунил, документы воинского учета, дипломы, рекомендации с предыдущих мест работы и т.д. Формы, составляемые сотрудником отдела кадров: заявление о приеме на работу, приказы, договоры.
- Актуальные формы, добавленные во время вашей работы. Это дополнительные контракты, информация о повышении квалификации, поощрительные или дисциплинарные взыскания, медицинские тесты, команды о переводе, отчеты и пояснительные записки.
- Документы об истечении срока действия трудового договора. К ним относятся заявления, приказы и свидетельства о смерти сотрудников.
Если компания продолжает вести карточку Т2 после 2021 года, ее не нужно включать в личное дело сотрудника, она хранится отдельно.
Личное дело работника. Какие документы в нем нельзя оставлять
Закон № 27.07.06, 152-ФЗ «О персональных данных» устанавливает условия, при которых персональные данные, относящиеся к человеку, могут храниться.
- Работник дал свое письменное согласие.
- Работник четко указал цель, для которой обрабатывается и хранится информация
- Информация не является излишней в связи с поставленной целью.
Документы, не имеющие прямого отношения к трудовой деятельности человека, признаются ненужными. Например, копии паспортов, свидетельств о браке или рождении, НДС, суниль, личное дело военнослужащего и другие документы. Если сотрудник дал согласие на обработку и хранение информации, форма согласия хранится в его личном деле, а копии документов — в отдельном файле.
Для получения дополнительной информации о согласии на обработку данных см. статью
ВАЖНО: Не сохраняйте копии документов людей, которые уволились. Данные не должны храниться дольше, чем это предусмотрено целью процедуры. Это делает отставку бессмысленной. Также не сохраняйте биографические справки о людях, которые не работают. Если необходимо сформировать кадровый резерв, следует запросить письменное согласие этого человека.
Как правильно оформить персональное дело
Сотрудники должны иметь доступ к своим личным данным, прежде чем вы сможете начать обработку их личного дела.
О том, как сохранить персональные данные, читайте в статье.
Закон не определяет, как архивируются файлы, поэтому ответственные лица должны руководствоваться правилами практики.
Каждый файл должен иметь титульный или титульный лист (образец), оформленный в соответствии с ГОСТ 17914-72 от 17.07.1972.
- Место для хранения архивных печатей
- Номер и объем дела
- Название компании и структурное подразделение
- Данные о сотрудниках
- Дата открытия и закрытия папки
- Количество листьев и период хранения
Ниже приводится пример описи (пример), отражающей информацию о документах, хранящихся в личном деле сотрудника. В него сразу же включается то, что сотрудник принес на прием. Это позволяет избежать проблем, связанных с заявлениями о потере документов.
Папка для персонала может быть оформлена в рукописи или на компьютере. Если листов несколько, они должны быть пронумерованы. Обычно их рисуют на копии, но если сотрудник просит копию, не отказывайте ему в этом. Однако досье сотрудника не разрешено к выдаче.
При увольнении сотрудника все пустые строки в папке удаляются.
Порядок ведения личных дел работников
Если в компании принято сохранять папки сотрудников, следующие шаги должны быть указаны в LPN.
Как правило, они включают в себя следующие элементы
- Зарегистрироваться. Личные дела регистрируются для архивирования и
- исправляются ошибки и вносятся изменения. Все изменения основаны на соответствующей документации. Ошибки исправляются так же, как и в журнале учета заданий. Удалите запись, напишите правильную информацию вверху и поставьте отметку и дату на боковой стороне.
- Сохраните папку с персоналом. Указывает, как и где хранятся файлы и кто может получить к ним доступ.
- Записи. До 1 года и не позднее 3 лет с момента закрытия дела в картотеку компании. Перед этим переплетаются папки, нумеруются листы, готовятся подписные листы (образец) и обложки.
О том, как вводить все кадровые документы, вы можете узнать из наших уроков.
