Государственные инспекторы труда обладают важными полномочиями по контролю за соблюдением работодателями трудового законодательства. Какие же документы проверяют инспекторы труда? В этой статье объясняется.
Систематизировать или обновить свои знания, приобрести практические навыки и найти ответы на свои вопросы можно на курсах повышения квалификации в школах бухгалтерского учета. Курсы основаны на профессиональных стандартах «бухгалтерского учета».
В большинстве случаев трудовые инспекторы проводят проверки на основании жалоб. Поскольку нет четко определенного перечня документов для проверки, рекомендуется быть готовым к проверке всех документов, связанных с персоналом, статуса, табелей, выплат, документов по накоплению заработной платы, охране труда и т.д.
Трудовой кодекс Российской Федерации охватывает основные вопросы управления службой соблюдения главы 57 «Государственный (надзор) и иных нормативных правовых актов, в том числе Трудового кодекса и Правил трудового распорядка (статьи 353-368 ТК РФ).
Согласно институциональным нормам, контроль, осуществляемый государственной инспекцией труда организации, может быть внеплановым и бездокументарным (различают документарный контроль и-Spot checks). Процесс, в рамках которого проводится аудит, определяется законодательством. Для инициирования обеих проверок как в первом, так и во втором варианте необходима причина (основание, случай).
Причины ненаучных проверок со стороны трудового инспектора
- Неполная (несвоевременная) или неполная выплата заработной платы в установленные сроки
- Выплата заработной платы ниже установленной трудовым законодательством, т.е. ниже минимального размера оплаты труда
- Невыполнение предписаний инспектора работодателя
- Риск нанесения ущерба жизни и здоровью работников при получении информации о нарушениях трудового законодательства
- Жалобы работников на нарушение трудовых прав
- Просьба работника о проверке условий труда и защиты его рабочего места на его рабочем месте
- Предписание инспектора труда или Федеральной службы по труду было выдано на основании поручения Правительства РФ, Президента РФ или Генерального прокурора.
Обращения и заявления, не позволяющие адресовать или идентифицировать лицо в территориальных органах, а также обращения и заявления, не содержащие сведений о конкретных событиях, не могут служить основанием для составления акта срочной проверки работодателя.
О проведении внеплановых проверок уполномоченные работники по реестру или их территориальные органы, ответственные за проведение проверки, уведомляют работодателя не менее чем за 24 часа до начала проверки всеми доступными способами.
Внеплановая проверка работодателя может проводиться в форме проверки документов и/или осмотра помещений.
Плановые проверки трудовой инспекции
Плановые проверки могут проводиться во всех организациях один раз в три года.
Основания, предусмотренные федеральным законом от 26.12.2008 № 294-ФЗ, являются достаточными для проведения таких проверок.
- С момента государственной регистрации работодателя прошло три года.
- С момента последней плановой проверки прошло три года.
- Работодатель фактически ведет деятельность в течение трех лет (с даты подачи специального уведомления в орган по аккредитации).
Этот список причин является частным. Это означает, что инспекторы не могут ссылаться на какие-либо другие причины для проведения плановых проверок на предмет соблюдения трудового законодательства.
Проверки Государственной инспекции труда в организации можно разделить на два направления
- Проверка кадровых документов.
- Проверка безопасности выполняемых заданий.
Проверка кадровых документов
При подготовке к визиту из инспекции в первую очередь необходимо проверить состав документации. Инспекторы труда заинтересованы в документах, касающихся производственных отношений и охраны труда. Вы должны убедиться, что эти документы находятся в хорошем состоянии.
Кадровые документы, подлежащие проверке, включают
- Учредительный договор
- коллективные договоры, и
- все документы, касающиеся вознаграждения за работу
- Правила внутреннего трудового распорядка; и
- трудовые договоры (статья 57 Трудового кодекса РФ определяет основные условия заключения трудовых договоров)
- Программы развития человеческих ресурсов, программы
- Рабочие листы
- Рабочие листы для учета рабочего времени работников, занятых на опасных работах
- ведомости начисления заработной платы,.
- списки пациентов,…
- Каникулярные программы, ñ Каникулярные программы, ñ
- Личные карточки.
- Приказы о назначении
- трудовые книжки
- Передаточные книжки трудовой книжки и вкладыши к ним, книжки-переводчики
- Правила выплаты вознаграждений и премий.
- Положение о защите персональных данных.
Постановление Государственного комитета статистики Украины от 5 января 2004 года № 1 «О декларировании типовой формы первичных учетных документов по учету труда и его оплаты» определяет формат приказов, личных карточек, графиков отпусков, штатных расписаний и рабочих листов. другие документы, связанные с оформлением персонала, расчетом рабочего времени и оплатой труда. Абсолютно все компании, независимо от структуры собственности, должны соблюдать это законодательство. Есть некоторые исключения для бюджетных организаций.
Проверка местных внутренних документов.
Местные внутренние документы включают коллективные договоры, правила внутреннего трудового распорядка, положения о вознаграждении и премировании, положения о защите персональных данных и положения о коммерческой тайне. Эти документы должны соответствовать закону, не должны противоречить друг другу и не должны ставить работников в худшее положение, чем то, в котором они находились бы по закону.
Все эти документы должны соответствовать трудовому договору. Трудовые договоры часто содержат различные условия найма. Кроме того, таблицы сотрудников и положения о зарплате и льготах также должны быть сверены с трудовым договором, чтобы исключить возможность использования разных систем начисления заработной платы и разных дат выплаты заработной платы.
Проверьте расписание праздников.
Убедитесь, что все сотрудники брали отпуск за последние годы и что график отпусков соблюдается, а также обратите внимание на то, как выплачиваются отпускные. Если сотрудники не получили зарплату, заплатите им сейчас. Обратите внимание, что график отпусков должен быть утвержден не позднее, чем за две недели до окончания календарного года. Убедитесь, что продолжительность отпуска соответствует законодательству. Если некоторые сотрудники не используют свой отпуск в соответствии с графиком, вам может понадобиться внести изменения в приказы и заявки сотрудников.
Контроль начисления заработной платы
Инспекторы обязательно обратят внимание на то, как выплачивается заработная плата (согласно закону, зарплата должна выплачиваться два раза в месяц). Правила внутреннего распорядка, коллективные договоры и трудовые контракты должны содержать информацию о том, когда и где выплачивается заработная плата.
Инспекторы также обратят внимание на заработную плату, но помните, что она не должна быть ниже установленного законом минимального размера оплаты труда.
Если сотрудникам выплачиваются надбавки или премии, организация должна документально подтвердить этот факт. Они также должны обеспечить выплату заработной платы всем сокращенным работникам.
Проверка сведений, связанных с охраной труда
Все работодатели должны обеспечивать безопасные условия труда для своих работников. Они изложены в документах по охране труда, которые должны быть у каждой организации. Это могут быть различные инструкции и документы, подтверждающие, что обучение по охране труда было проведено для сотрудников. Этот вид документации должен быть доступен независимо от размера организации или количества работающих сотрудников.
При проверке безопасности выполняемых работ инспекторы обращают внимание на следующие условия
- Требования, касающиеся обучения и информирования сотрудников; и
- Меры безопасности, которые должны быть приняты во время работы; и
- Защитное оборудование, которое должно быть предоставлено работникам, и
- Организовать и провести оценку условий труда на рабочем месте («OSHA») и использовать результаты OSHA для предоставления льгот и компенсаций работникам, проведения регулярных медицинских осмотров и т.д.
В ходе проверки, помимо проверки требуемой документации, инспекторы Государственной инспекции труда могут также осмотреть все объекты компании, опросить персонал и запросить недостающую информацию у соответствующих сотрудников.
Срок проведения проверки
Как правило, продолжительность плановой проверки не может превышать 20 рабочих дней, а общий срок для филиалов не может превышать 60 рабочих дней. Для малых предприятий этот период составляет 50 часов для малых предприятий и 15 часов для очень малых предприятий. Эти положения не применяются к внеплановым проверкам. При необходимости срок проведения плановой проверки на месте может быть продлен на 20 рабочих дней (но не более). Об этом работодатель должен быть уведомлен за три дня.
Систематизировать или обновить свои знания, приобрести практические навыки и найти ответы на свои вопросы можно на курсах повышения квалификации в школах бухгалтерского учета. Курсы основаны на профессиональных стандартах «бухгалтерского учета».
