Функции документа
Чтобы понять эволюцию документа, важно рассмотреть вопрос о его функции. Функция документа — это присущее ему назначение, независимо от того, осознает ли автор его функцию. Каждый документ имеет определенную функцию, и ее формулировка важна для определения назначения документа, его классификации и изучения его роли в конкретных социальных структурах и экономических системах. Авторы документов не всегда программируют функции при записи информации. Документы являются многофункциональными (многофункциональными). Документацию можно разделить на общую и специальную. Общие — это информационная, социальная, коммуникационная и культурная функции. К специальным относятся административные, юридические, функции исторических источников и функции бухгалтерского учета.
Информационные функции определяются необходимостью записи информации для ее сохранения и передачи и присущи всем без исключения документам. Все документы создаются из-за необходимости зафиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практике и интеллектуальной деятельности.
Основы.
Различают общие и специальные функции документа
1) Информационные: документы создаются с целью хранения информации.
2) Социальные: документы создаются для социальных нужд.
3) Коммуникативный: документы являются средством коммуникации между различными элементами социальной структуры.
4) Культурные: документы являются средством фиксации и передачи культурных традиций и отражают этапы развития культуры.
Объем документации в любом бизнесе велик, и нет единого способа классифицировать ее; она может быть классифицирована по разным причинам.
В зависимости от вида деятельности (или цели) документы можно разделить на следующие категории
— Организационно-распорядительные (управленческие) документы
— От сотрудников, например
— научные, технические и т.д.
Номинально существует множество различных типов документов, вот лишь некоторые из них.
— Приказы, директивы, инструкции.
— Анкеты, отчеты, шаблоны и т.д.
В зависимости от способа записи информации
— Письменные документы (рукописные, печатные, созданные на компьютере); и
— Фото- и кинодокументация.
В настоящее время бумага является основным физическим носителем деловой информации.
В зависимости от места составления документы можно разделить на внешние и внутренние.
Внешние документы делятся на входящую и исходящую почту.
Документы классифицируются в зависимости от их сложности.
Простые документы — это документы, касающиеся одной темы, а сложные документы — это документы, касающиеся многих тем.
В зависимости от степени публикации документы делятся на следующие категории
— Документы с ограниченным доступом (документы с разной степенью секретности: документы для служебного пользования, помеченные как «совершенно секретные», совершенно секретные и т.д.).
Свойства.
(a) Атрибутивная способность документа, т.е. наличие необходимых составных элементов, без которых он не может существовать. Как интегрированная система, документ состоит из двух основных компонентов: информации и материала. Отсутствие компонентов превращает документ в не-документ (речь, вещь).
b) Функциональность документа, т.е. его назначение передавать информацию в пространстве и времени. Документы — это многофункциональные объекты. То есть, он выполняет ряд систематических и специальных функций, которые зависят от разнообразных потребностей общества в информации и знаниях.
(c) структура документа, т.е. тесная взаимосвязь его элементов и подсистем, его целостность и тождественность самому себе, т.е. сохранение своих основных характеристик при различных внешних и внутренних изменениях. Стандартная структура, то есть одинаковый набор элементов определенного типа документа, включает в себя практически все документы, которые функционируют в системах социальной коммуникации. Типовая структура различных типов документов определяется конкретными стандартами, правилами и директивами. Именно структура гарантирует эффективность использования и долговечность документа.
Администрация
В управленческой деятельности документ — это инструмент для управленческих действий. Управленческие операции выполняются документами, созданными с учетом целей управления и процессов управления. Управленческие документы — это самый важный набор документов.
Управление эффективно только при наличии актуальной (функциональной) или превентивной (будущей) информации, которая позволяет принимать своевременные и правильные решения. Поэтому основным свойством документа с управлением является его функциональный характер. Оперативная информация, необходимая для управленческой деятельности, может быть разделена на два типа: информационная и образовательная. Информационная информация в основном формируется на нижних уровнях управления. В процессе ее передачи вверх, т.е. с нижних уровней управления на верхние, устраняются сжатие, избыточность и наложения. Информация генерируется на более высоких уровнях управления. Двигаясь вниз, средний и нижний уровни администрации обычно генерируют дополнительную информацию, и информация увеличивается.
Управленческий документ отражает как структуру, так и этапы и фазы управления и в то же время оказывает значительное влияние на саму единицу управления. В управленческой деятельности этот документ выступает прежде всего в нормативной роли как регулятор различных аспектов деятельности общества, государства и учреждения.
Инструкции.
Контрольные документы — это документы, определяющие управление деятельностью организации и принятие решений по организационным вопросам.
1 Эти документы регулируют и координируют деятельность и позволяют управляющему органу обеспечить выполнение своих обязанностей.
2. независимо от организационно-правовой формы организации, характера и содержания деятельности организации, ее ответственности, структуры и других факторов, руководство любой организации уполномочено осуществлять исполнительную/управленческую деятельность и, как следствие, выдавать исполнительные документы.
Это документы, которые устанавливают правила организации, характер ее функций, организационную структуру и структуру правил. Именно эти документы реализуют вертикальные компетенции, которые управляют объектом.
С юридической точки зрения руководящие документы относятся к правовым актам. Они выражают определенные юридически действительные директивы правительства управления. Специфика этих директив проявляется в том, что с помощью руководящих документов решаются проблемы и вопросы, возникающие в сфере управления. Получателем является конкретное учреждение, структурное подразделение, работник или юридическое событие, в результате которого работник становится конкретным администратором. .
5 С учетом сферы применения, административные документы различают на
федеральные правовые акты — акты, издаваемые Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, федеральными органами исполнительной власти (министерствами, комиссиями, организациями, службами и т.д.); и
Правовые акты на уровне членов Российской Федерации — демократий, областей, регионов, городов
Правовые акты организаций, учреждений и предприятий 6
Основания для выдачи распорядительных документов могут быть следующими
необходимость исполнения законодательных, нормативных правовых актов и других решений старых решений определенных организаций
необходимость осуществления собственной исполнительной и административной деятельности в зависимости от функций и обязательств организации 7
Контрольные документы могут издаваться совместно различными органами управления.
Что касается вопроса решения проблем (принятия решений), то все контрольные документы можно разделить на две группы
Документы, выданные на коллективных условиях, и
Документы, выданные на условиях индивидуального решения.
Специальный.
1) Управление: документы — это инструменты управления. Это проектные, справочные, организационные и распорядительные документы.
2) Правовые: Документы — это средства установления и изменения правовых норм и правовых отношений в обществе. Правовые функции осуществляются законодательными и нормативными актами, а документы приобретают правовые функции в течение некоторого времени.
3) История: этот документ является источником исторической информации об эволюции общества.
Вышеперечисленные функции являются международными и определяют общие требования к документу в различных языковых культурах.
