Действительно, на почти подсознательном уровне, характерный для личности черный цветовой набор всегда одобрялся менеджерами и может по-прежнему рассматриваться как более «престижно-ориентированный». Неудивительно, что специалисты по услугам управления документами обращают свое внимание на необходимость вернуть управление с «высоты» на профессиональную «землю», обеспечивая юридическую функцию, сохранность и доказательное использование документов.
Естественный (более простой и дешевый) способ различения оригинала и всех возможных копий (бумажных, факсимильных, электронных) сохранил свое значение. В деловом обороте практикуется стирание идентифицирующих элементов (дата, индекс и личный почерк обязательных подписей) черным шрифтом или печатным текстом на документе синего цвета — метод, гарантирующий оригинальную внешнюю маркировку.
На национальном уровне не существует единых законодательных положений о способах и средствах изготовления официальных документов в бумажном виде. В рамках своих полномочий государственные органы могут устанавливать собственные служебные требования к оформлению элементов, необходимых для определенных видов документов. В настоящее время это делается в основном в отношении «стойкости» чернил/красок. Как известно, Банк России установил прямые требования к цветам чернил, которые должны соблюдаться при изготовлении документов, а также в отношении отдельных видов банковских документов (карточки с образцами подписей, образцы печатей, чековые книжки, векселя и т.д.). Ценные бумаги, присутствующие в документе.
Всеобщее увлечение электронной передачей документов и их «проблемами», к сожалению, отодвинуло на второй план изучение физической природы документов, изготовленных на современной бумаге, и использование новых методов и инструментов. Однако они подвержены подделке и контрафакту (это касается, в частности, расходных материалов для принтеров).
Поэтому рекомендуется, чтобы две наиболее важные задачи — защита документов (подлинность и действительность) и обеспечение целостности документов — решались отдельно на организационном уровне. Руководитель организации и профессиональные офисные службы могут определить требования к формату оригинала документа (в случае постоянных и долгосрочных документов высококачественная бумага с учетом сырья гарантирует 100-летний срок службы) и средства для этого. продукции, включая краски, их цвета, перья, печатное оборудование и т.д., в локальных нормативных актах (правила, касающиеся выпуска распорядительных документов, выдачи доверенностей, переписки и т.д.). Это рутинная задача и в то же время задача на будущее. Это связано с тем, что документы в контексте корпоративного управления признаются организационными активами, которые должны быть защищены и сохранены.
Учитывая общие требования безопасности документов, целесообразно принять решение по конкретному вопросу выбора цвета чернил для идентификационных элементов документов организации. Средства верстки документов (текст) должны быть устойчивы к свету, воде и истиранию.
Процесс угасания начинается сразу после того, как идентификатор подвергается «световой атаке», а затем, когда документ предъявляется, прослеживается не только подпись на документе, но и только ее следы. Бумага с пористой структурой и высокой гигроскопичностью может инициировать физико-химические процессы, вызывающие впитывание водорастворимых чернил капиллярным пером. И, наконец, после использования незнакомой новой ручки, которую менеджер привез в качестве сувенира откуда-то еще, могут появиться кляксы, кляксы и размытые линии. Поэтому служба управления должна проверить маркетинговые заявления производителя продукции, запросить сертификат и договориться с руководителем о требовании использовать легкие, водостойкие, современные чернила и шариковые ручки при подписании документов.
По причинам выцветания, разборчивости и устойчивости к фотокопированию, фактический текст официальных документов должен быть контрастного черного цвета, без использования экономичных методов печати. Для изготовления постоянных и долгосрочных архивных документов также рекомендуется использовать специальные «особые» типы бумаги для принтеров с устойчивой к истиранию матрицей печати и стабилизирующими свойствами, которые адаптируются к слиянию краски с краской во время печати. Время применения.
Для регистрации оригинальных идентификационных данных в этом случае целесообразно использовать следующие цвета после параметра светостойкости черный — синий и фиолетовый (последний является цветом печатей и гербовых печатей — светостойкость, однако, у синего выше). Таким образом, оригинальный документ распознается и защищается благодаря своему внешнему виду. Большинство современных «фирменных» шариковых ручек являются водостойкими и могут использоваться для подписания документов. В отличие от перьевых ручек (если только не используются специальные водостойкие чернила для конфиденциальной офисной работы), капиллярных ручек, ручек-роллеров и цветных маркеров, современные химические чернила/краски растворимы в воде и в обозримом будущем помутнеют или выцветут. Быстрое хранение. Если документ, подписанный водорастворимыми чернилами, необходимо впоследствии скопировать, копия может оказаться неубедительной и совершенно неприемлемой, особенно для нотариального заверения. В целом, показатели свето- и водостойкости материалов и веществ, составляющих документ как объект, следует рассматривать в комплексе как взаимосвязанные показатели.
Мы рекомендуем работу Владимира Федоровича Привалова, научное наследие которого все более увеличивается, для принятия конкретных решений по регламентации правил оформления документов в контексте обеспечения качества и сохранности материальных носителей. Более общие примеры :
- Привалов В.Ф. Консервация бумажных архивных документов: методическое пособие / ВНИИДАД.-М., 2002;
- Привалов В.Ф. Современные печатные и рукописные тексты документов как объекты архивного хранения: научно-методическое пособие / ВНИИДАД, Москва. -M., 2003.
Также следует отметить разработки коллег из Института проблем документоведения и архивного дела в Беларуси. Они изучают документы как материальный носитель с точки зрения их свойств и сущности.
