3.6 Требования к управлению файлами
3.6.1.Дела обрабатываются службой делопроизводства агентства или другими структурированными подразделениями, в обязанности которых входит инициирование и создание дела, при организационной поддержке и под контролем делопроизводства агентства.
3.6.2. В зависимости от срока хранения дела обрабатываются полностью или частично.
3.6.3.Досье постоянных и временных сотрудников (более 10 лет) и личные дела полностью обработаны.
Полное исполнение файлов включает.
Подача или изъятие исков ;
нумерация листов досье; и
подготовка внутренних перечней документов, где это необходимо; и
Предоставление необходимых уточнений к реквизитам обложки дела (название организации, индекс регистрации дела, последняя дата дела, уточнение названия дела).
Временные файлы (до 10 лет включительно) подлежат частичной регистрации. Разрешается не систематизировать документы в деле, не нумеровать листы дела и не создавать запись о сертификации.
3.6.4. Документы, составляющие конверт, должны быть переплетены в картонную твердую обложку с четырьмя перфорациями или переплетены таким образом, чтобы все содержащиеся в них документы, даты, визы и текст решения были читаемы. При подготовке папок к подшивке (переплету) необходимо удалить из документов металлические крепления (булавки, скобы).
3.6.5 Папки постоянного хранения, состоящие из особо ценных или неофициальных документов, хранятся в запечатанной трехстворчатой папке или коробке с завязками.
3.6.6 Если в папке имеются невостребованные личные документы (удостоверения личности, послужные списки, военные билеты), то эти документы помещаются в папку и архивируются в ней. Если таких документов много, они изымаются из дела и составляется их отдельная опись.
3.6.7. В конце каждого дела подшивается чистый мастер-лист, а в начале дела — бланк внутренней описи документов (особенно для учета важных документов).
3.6.8. В целях хранения и систематизации документов, содержащихся в папке, все листы в папке (кроме основного листа и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами нумерационным карандашом или ручкой в правом верхнем углу листа. Листы во внутренней описи документа дела имеют индивидуальную нумерацию.
3.6.9 Листы для дел, состоящих из нескольких томов или частей, имеют индивидуальную нумерацию по томам или частям.
3.6.10. Фотографии, рисунки, диаграммы и другие пояснительные документы, составляющие отдельные листы конверта, нумеруются на обратной стороне верхнего поля листа.
3.6.11. Сложенные листы бумаги (формат A3, A2) разворачиваются и нумеруются на правой стороне верхнего поля листа. Фигурные листы, сложенные вдоль одного края, нумеруются как один лист, а фигурные листы, сложенные вдвое, нумеруются как один лист.
3.6.12. Вклеенные документы (фотографии, вырезки, выписки и т.д.) нумеруются как один лист. Если другие документы (вкладыши, переводы, выдержки и т.д.) наклеены одним концом на один документ, то каждый документ нумеруется отдельно.
3.6.13. Папки, к которым прикреплены документы, нумеруются. Папки нумеруются сначала, затем каждый вложенный документ в папке.
3.6.14.Документы, подшитые с собственной нумерацией (включая печатные издания), могут быть пронумерованы в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку листов в деле.
3.6.15. Если будет обнаружено несколько неправильно пронумерованных листов, они будут перенумерованы. При перенумерации листа старый номер удаляется, а рядом с ним ставится новый номер листа. В конце конверта создается новый подписной лист, а старый подписной лист удаляется, но сохраняется в конверте.
Если при подготовке архива организации к передаче на государственное хранение в деле допущена ошибка в нумерации листов, допускается использование литерных номеров листов по согласованию с государственным архивом.
3.6.16. Подписные листы создаются на отдельном чистом листе бумаги в виде карточки, в конверте, на обороте последнего чистого листа в книге, с вкладкой.
Ведомости учета составляются по установленной форме (Приложение 9) с указанием количества пронумерованных листов в конверте, количества листов во внутренней описи, сведений о нумерации (с дословными номерами конвертов или без них, недостающие номера, номера листов с приложенными фотографиями, большие номера листов, вложения и конверт с вложенным номером листа), а также наличие в конверте распечатанных копий листовок, содержащих номера листов, если они не указаны на листе учета общего вида.
Подписной лист досье подписывается автором досье. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждение, замена оригинала документа) отмечаются на листе подтверждения со ссылкой на соответствующий акт.
Запрещается помещать лист подтверждения на переднюю обложку конверта или на чистую оборотную сторону последнего документа. Если конверт скреплен или переплетен без печатного листа индоссамента, он наклеивается поверх листа на задней обложке конверта.
3.6.17. учет документов постоянного и временного (более 10 лет) хранения, учет которых обусловлен реквизитами данного документа (особо ценные, личные, судебные, исследовательские дела и т.д.) и которые формируются в различные документы для учетной регистрации, заголовки которых не раскрывают конкретного содержания документа При постоянном и временном (более 10 лет) хранении составляется внутренняя опись документов.
Внутренняя инвентаризация создается на отдельном листе установленной формы (Приложение 10). В нем содержится информация о порядковом номере, индексе, дате и заголовке документов в деле, а также номер листа дела. Создается сводная запись внутренней описи с указанием количества содержащихся в ней документов и количества листов во внутренней описи, как в числовом, так и в письменном виде.
Внутренняя опись подписывается редактором. Если папка переплетена или сброшюрована без внутренней формы описи документов, то установленная форма описи наклеивается на внутреннюю переднюю обложку папки.
Изменения в составе документов дела (исключения, дополнения документов, замена копий и т.д.) отражаются в графе «Примечания» со ссылкой на соответствующее законодательство. При необходимости производится новая окончательная регистрация во внутренней описи и сертификация дела.
3.6.18. постоянные, временные (свыше 10 лет) и кадровые папки подготавливаются и создаются по установленной форме (Приложение 11), в которой указывается наименование организации, структурного подразделения, индекс папки, номер папки, в пределах годового раздела сводной описи папок Номер папки (том, часть), заголовок папки.
На титульном листе постоянной записи указывается название государственного архива, в котором приняты документы организации, и место для идентификации государственного архива и кода организации.
Если в течение периода, охватываемого делом, изменяется название организации (структурного подразделения) или дело передается другой организации (другому структурному подразделению), на обложке дела указывается название этой организации или организации-преемника. В скобках указаны прежние названия дела и организации (структурного подразделения).
Заголовок дела на обложке дела переносится из номенклатуры организации, утвержденной техническим комитетом соответствующего архивного органа. При необходимости в заголовок вносятся уточнения (например, количество приказов, количество минут и т.д.).
Если архив состоит из нескольких томов (частей), то на обложке каждого тома (части) указывается общее название архива и название каждого тома (части).
Заголовок папки, содержащий копию документа, указывает на то, что документ был скопирован. Подлинность документа в заголовке файла не определяется.
На титульном листе дела арабскими цифрами указывается крайняя дата дела — год или год его начала и завершения.
Если папка содержит документы (например, приложения) с датами, отличными от крайней даты папки, под датой папки появится новая запись с текстом «Папка содержит документы с . . год», создается новая запись. Даты рассмотрения дел отражаются в заголовках дел и могут не отображаться на обложке папок, содержащих годовые планы и отчеты.
В делах, содержащих организационные, административные, творческие и другие документы (например, протоколы, повестки дня, стенограммы, письма, отчеты), где важна точная дата, а также в делах, содержащих несколько томов (частей), указываются крайние даты. Дата включения документов в дело, т.е. дата поступления (составления) первого и последнего документа, включенного в дело.
Если файл представляет собой реестр приказов, распоряжений и т.д., то датой файла является точная календарная дата первой и последней записи в реестре.
Датой окончания срока хранения файлов, содержащих протоколы заседаний, является дата утверждения (для утвержденных документов) или первый и последний протокол, входящий в состав файла.
Сроком хранения личных дел является дата подписания приказов о приеме на работу и увольнении лица, чье дело хранится.
Существенными элементами обложки дела являются количество листов в папке, указанное в ответственном заявлении папки, и срок хранения папки (для папок постоянного хранения пишется: «хранить вечно»).
