Бухгалтерский учет требует, чтобы все хозяйственные операции были обоснованы.
Эта документация представляет собой письменное распоряжение о проведении письменного подтверждения деловой операции или операций.
Документирование всех деловых операций позволяет осуществлять постоянный и непрерывный мониторинг всех бизнес-процессов в бизнесе. Поскольку слово «документ» в переводе с латинского означает «свидетельство» или «доказательство», документация подтверждает факты хозяйственной операции и придает бухгалтерскому регистру юридическую силу. Благодаря этому документу лица, ответственные за объекты учета и хозяйственные операции, знают, где и когда. Бухгалтерская документация подтверждает законность и обоснованность всех текущих бухгалтерских записей.
Бухгалтерские документы различают (Рисунок 1.1)
- Основной документ
- Бухгалтерские книги,.
- бухгалтерские книги и справочные документы.
Первичные документы в организации создаются в момент совершения хозяйственной операции или сразу после ее завершения на основе первичного документа. Поэтому под первичным учетом понимается начальная стадия учетного процесса. На этом этапе измеряются и фиксируются в документах показатели экономического поведения.
Документ принимается для использования в бухгалтерском учете, если он оформлен надлежащим образом и содержит необходимую информацию. Подробно описана серия функций и индикаторов, включенных в документацию.
Основная необходимая документация представлена ниже
- Название документа, имя
- дата составления документа, дата
- Название организации, название
- Описание события предпринимательской деятельности; и
- величина физического и (или) денежного измерения событий экономической деятельности, в соответствии с показаниями единицы измерения
- Имя сотрудника, ответственного за факт функционирования бизнеса и его достоверность.
- Подпись работника с указанием фамилии и инициалов.
Согласно Федеральному закону 402-ФЗ от 6 декабря 2011 года «О бухгалтерском учете» (с изменениями от 21 декабря 2013 года без 357-ФЗ), печатные копии основных документов организация может разрабатывать самостоятельно. Эти документы утверждаются руководителем агентства. В то же время многие ключевые документы имеют стандартные формы, используемые в программах автоматизированного учета, что позволяет организациям использовать стандартизированные автоматизированные счета для целей бухгалтерского учета. Стандартизирована банковская и кассовая документация. Это означает, что форма была официально утверждена и должна использоваться всеми организациями.
Первичные документы могут быть созданы на бумаге или в виде электронных документов. Если документ создан и хранится в электронном виде, он должен содержать электронную подпись (аналогичную собственноручной подписи), а также должна быть доступна бумажная копия.
Первичная документация включает документы, фиксирующие сбор и выдачу денег (квитанции об инкассации и документы о возмещении наличных), переводы с текущих счетов (платежные поручения), поступления и выдачу документации (товарно-транспортные накладные, квитанции, акты приема-передачи).
Ключевые документы делятся на внутренние, используемые непосредственно в учреждении, и внешние, полученные от других физических и юридических лиц.
На основании первичных документов делаются бухгалтерские проводки и формируется исходная информация. Это используется для дальнейшей обработки и систематизации данных для составления бухгалтерских и отчетных документов и получения финансовых показателей, характеризующих деятельность организации.
Бухгалтерские проводки, созданные на основе информации, представленной в первичных документах, затем переносятся и группируются в бухгалтерские регистры. Таким образом, бухгалтерский регистр переносит вторичную информацию из первичного документа.
Бухгалтерский регистр — это носитель конфиденциальной информации, в котором организованы показатели хозяйственных операций.
Регистр бухгалтерского учета содержит следующие основные данные.
- Название реестра
- Название организации, название
- Даты начала и окончания ведения реестра или период, за который был создан реестр
- Хронологическая или систематическая группировка бухгалтерских данных
- Денежная стоимость объекта учета с указанием единицы измерения; и
- должность лица, ответственного за регистр; и
- подпись лица, ответственного за реестр, с указанием фамилии и инициалов или любой другой информации, необходимой для идентификации этих лиц.
Формы бухгалтерских записей также разрабатываются организацией, но, как уже говорилось, в программе автоматизации бухгалтерского учета есть стандартные формы необходимых бухгалтерских записей, которые могут быть использованы организацией. Бухгалтерская отчетность может быть составлена на бумаге или в виде электронных документов с электронными подписями.
Бухгалтерские книги классифицируются на различные типы бухгалтерских книг в зависимости от их внешнего вида, методов учета и содержания.
По внешнему виду бухгалтерские книги делятся на гроссбухи, карточки и свободные листы. Карточки, как правило, предназначены для организации учета различных объектов аналитического учета. Например, инвентарная карточка для учета основных средств или карточка для учета материалов на складе. Свободные листы — это бухгалтерские книги большого размера. Они содержат больше информации, чем карточки. Тетради для сверки.
В зависимости от метода учета регистры бухгалтерского учета можно разделить на регистры временных рядов, систематические и комбинированные регистры. Регистры временных рядов записываются в том порядке, в котором происходят операции, и эти регистры содержат бухгалтерские книги. В систематических регистрах операции дополнительно группируются по их денежному содержанию. Примерами могут служить кассовые аппараты и книги учета материалов.
В зависимости от содержания учетные регистры различают на регистры синтетического и аналитического учета и составные регистры, в которых синтетический и аналитический учет ведутся одновременно. Синтетические регистры включают, например, бухгалтерские книги, подробные бухгалтерские регистры — зарплаты, индивидуальные счета сотрудников и т.д.
Справочные документы составляются на основе бухгалтерских записей на конец финансового года. Подготовка финансовой отчетности является заключительным этапом бухгалтерской работы организации.
Финансовая отчетность представляет собой набор форм и показателей, а также пояснительных материалов к ним, которые отражают финансовое положение и результаты деятельности организации.
Организация предоставляет годовую финансовую отчетность в нескольких стандартных формах. Годовая финансовая отчетность должна включать
- бухгалтерский баланс (форма № 1); и
- Отчет о прибылях и убытках (форма № 2)
- заявление об изменениях капитала (форма № 3); и
- Отчет о движении денежных средств (форма № 4); и
- Приложение к бухгалтерскому балансу (форма № 5); и
- Пояснительная записка к отчету.
Предприятия представляют эти формы налоговому инспектору в течение трех месяцев после окончания базового года. Копия годовой финансовой отчетности представляется в статистический орган государства, в котором зарегистрирована организация.
