До двух лет назад работа по восстановлению наших документов велась очень слабо. Мы ввели архив сканирования, но возникла другая проблема. Комплектование штата. Как бы нам ни хотелось это признать, программное обеспечение не делает всю работу за человека, упрощая нашу жизнь. Сектор, отвечающий за бухгалтерскую службу, не был привлечен к ответственности, а ведомственные отделы часто не знали, что такое выходной документ.
Однако в какой-то момент эти крупные компании практически ежедневно (!) получили антиотмывочные запросы от налоговых органов, стало ясно, что они не могут спокойно жить без организованного внутреннего документооборота. Полные пыльные папки. Неожиданное применение документов со стороны ИФНС. Его оригинал не виден бухгалтерской службе. В конце концов, на голове бухгалтера больше нет седых волос!
Как из хаоса был создан порядок
Два года назад я не установил процедуру возврата документов. До меня этим участком занималась пенсионерка. Сканирование было только что введено, и именно она начала сканировать документы. Затем работа на некоторое время остановилась, но никого не было.
Я пришел на эту работу с нуля и понимал процесс только около года. А когда я начал смотреть глубже, то увидел катастрофу: было введено много документов, но никто не собирался их доставлять. Потом, при какой-то проверке, оказывается, что оригиналов нет. И такие случаи становятся все более частыми.
Генеральный директор достиг точки, когда ситуация была под контролем. Первоначально мы решили обратиться в наш региональный офис. Я пишу в Краснодар в Ставрополь в Москву и устанавливаю срок, говорю, что срочно нужны документы, чтобы переслать их …. Но никто не отправляет их или только некоторые из них пересылаются… В то время я была всего лишь помощником бухгалтера — кто бы меня слушал? И если я копирую своего босса, никто не реагирует.
Бухгалтер по бухгалтерскому учету, Галина.
Напоминает ли вам что-нибудь эта ситуация? Наши бухгалтеры рассказывают эту историю не очень часто. Они приходят на работу, документация — дерьмо, а попытки оживить класс начинают такое сопротивление против компании, как будто это саботаж по замыслу. Конечно, вряд ли это противостоит злонамеренной миссии, но в большинстве случаев менеджеры просто считают документы «чужими» и не понимают последствий своей халатности.
Теперь у нас было 100% возврата документов, много терпения и желание получить «сканирующий архив». Медленно, но неуклонно ситуация начала меняться.
В каждом департаменте и представительстве мы назначили человека, ответственного за возврат документов. Теперь этот человек четко осознает свои обязанности и собрал документы в своем личном отделе.
Чтобы понять, как документация распространяется по отделам, разработчик написал специальный отчет по 1С. Каждый месяц менеджер сам приводит меня, чтобы узнать, сколько документов его отдел заимствует, собирает или запрашивает для прототипов, и регистрирует их в журнале. Затем я даю обратную связь по проектам. Например, они должны были вернуть 100, но остаться на уровне 98. Значит, за месяц вернули только два документа? Не очень. Или наоборот, почти все документы возвращаются, красиво и хорошо сделанные, спасибо за работу.
Конечно, они также не отвечают ни на запросы, ни ответственному лицу (пишут «да, мы согласны» — и ничего не делают). Один месяц ничего, два месяца ничего — так случилось с одним из дилеров. На третий месяц я написал через их менеджера, потряс их, ответили и начали передавать какую-то информацию… В четвертом месяце они снова замолчали. Поэтому я написал письмо с копией на имя генерального директора — как еще я могу это сделать? То есть, я сразу же приступил к работе. Но вы не можете сделать это с каждой буквой.
Бухгалтер по бухгалтерскому учету, Галина.
Еще одна проблема, которую мы обнаружили, заключается в том, что многие руководители не понимают, какие документы должны быть переданы в бухгалтерию.
Например, один менеджер пишет, что ему приходится платить поставщикам за корреспонденцию, некоторые материалы и товары. По мере оплаты счетов руководитель информируется о том, что платежи произведены и урегулированы.
Менеджер не знает или знает неопределенно, что существует закрывающий документ, и поэтому не считает нужным запрашивать его и регистрировать в базе данных. В некоторых случаях контрагенты отправляют акт по почте, а менеджер получает его и хранит в шкафу годами.
‘Важно, чтобы бухгалтерская фирма ввела в базу данных закрывающий документ. Вы не оплачиваете товар, но база данных показывает, что товар не был получен из-за отсутствия документации. Ситуация не изменилась — она и не может измениться. Мы столкнулись с тем, что ремонтные работы были оплачены в 2018 году, а закрывающей документации нет.
В прошлом существовали нормативные акты, издавались приказы по компании, и все публиковалось на сайте компании. Но люди в этом секторе постоянно меняются. Кто знал, что она уволилась, приходят новые сотрудники, и трудно увидеть их всех. Конечно, я стараюсь обучать новых менеджеров. Однако иногда я отправляю три файла не более чем по две копии каждого, включая инструкции, но люди не хотят их читать. Там все четко объяснено и есть скриншоты.
Бухгалтер по бухгалтерскому учету, Галина.
Как решить проблему незнания менеджерами закрытия документов:.
- После оплаты из бухгалтерии менеджер автоматически получает электронное письмо. Здесь есть четкие инструкции о том, что делать дальше, а также упоминается факт оплаты. Документация запрашивается, добавляется в базу данных и отправляется в бухгалтерскую фирму.
- С помощью разработчика создается отчет 1С, в который каждый менеджер может войти, ввести свое имя и посмотреть. зарегистрированные и не зарегистрированные для них.
- Бухгалтер проверяет в архиве сканов, какие сканы прикреплены к документу, а какие нет. Затем на него отправляется письмо с просьбой предоставить документ.
Процедура выполняется следующим образом. Все менеджеры вводят документ и отправляют его в бухгалтерию через реестр. Счета сканируются, и сканы автоматически прикрепляются к базе данных с помощью программы «архив сканирования», а оригиналы переносятся в файл и могут быть заархивированы.
При покупке программы для сканирования архива до 14 октября экономия составляет 21 000 рублей.
«Скан-Архив» – главный инструмент контроля по возврату документов в нашей компании
Scan-Archive является 1С-совместимым решением. При реализации бухгалтер имеет дополнительный раздел в 1С, куда можно вставлять документы и связывать их с документами в базе данных. После подключения сканера его можно легко найти в базе данных и отправить по запросу. Нет необходимости обращаться к бумажным документам. Кроме того, программа позволяет подготовить выставку, показывающую, какие сканы были введены в базу данных, а какие документы не были возвращены в бухгалтерию и не были отсканированы.
Как Scanarchive подходит для нас?
Ну, во-первых, у нас много контрагентов. В связи с этим мы часто получаем запросы о предоставлении антимонопольных документов. В Scan-Archive есть удобный справочник, который показывает, какие документы у нас есть, а каких нет. Например, в базу данных было добавлено 10 документов, из которых только восемь были переданы и отсканированы. Два из них не были отсканированы. Я бы написал им, отдал документы или отправил сканы, чтобы узнать, кто внес их в реестр.
Во-вторых, они могут быстрее реагировать на внутренние вопросы. У менеджеров была такая ситуация. Когда документ вводится в базу данных, он указывает неверную сумму и просит: «Пожалуйста, пришлите мне скан для уточнения». Он не попадает в файл. Откройте базу данных и найдите прикрепленный скан, который появляется в документе. Указанная сумма составляет 7000 рублей, менеджер создал 4000 рублей. Очень полезно исправлять такие ошибки во время сверки. В противном случае потребуется много времени, чтобы найти этот документ в файле. Здесь это занимает пять секунд. Я открываю его, просматриваю, отправляю скан. Мне не нужно идти к папке, искать ее, нести, сканировать, возвращать… Раньше на это уходило полдня.
В-третьих, документы могут быть запрошены юридическими службами или банками. Сроки сжатые, и нет времени запрашивать документ у контрагента и отправлять его почтой России с другого конца страны. Однако в «архиве сканирования» контроль осуществляется, и на практике все документы находятся на месте, голова спокойна.
Бухгалтер по бухгалтерскому учету, Галина.
С чего начать бухгалтеру при организации возврата документов
Галина составила полезные рекомендации два года назад. И полезно для тех, кто может быть направлен на службу.
- Придумать рабочие правила. Менеджеры закрывают контракты. Убедитесь, что установлены сроки — допустим, вам нужно ввести этот документ в течение 30 дней, возьмите его, введите в базу данных и немедленно передайте казначею. Одна из проблем во всем этом заключается в том, что люди не знают, что делать — они не знают, что делать.
- Информация и образование. Каждый должен знать, как ввести и подать документ, в основном вручную. Они также должны контролировать выполнение счетов бухгалтерскими органами.
- Постепенный перевод на клиентский EDI. Более 50% клиентов работают с помощью электронного документооборота. Да, многие не хотят меняться, особенно малобюджетные учреждения. Однако это особенно важно для крупных организаций. Электронные документы передаются и имеют электронные подписи — это замечательно. Сразу же требуется меньше работы и нет необходимости сканировать этот документ дальше, что очень удобно. Достаточно просто печатать с базы.
Это первая статья из серии статей, в которой рассказывается о том, как настроить документооборот в компании. В следующей статье рассказывается о том, как менеджеры видят процесс возврата документов и что помогает им организовать работу в своих отделах.
