Эта статья о том, как составлять протоколы, будет полезна. Это поможет вам точно и быстро составить протокол. Это также поможет, если вы решите научить им коллегу, чтобы вам не пришлось исправлять его ошибки.
Название вида и принадлежность к системам и подсистемам документации
Протокол — это документ, в котором фиксируется ход собрания и то, какие решения были приняты собранием.
Протоколы обязательны:
- заседания постоянно действующих собраний органов государственной власти и управления, органов местного самоуправления, компаний и органов управления организаций (общие собрания учредителей, акционеров, правлений, комиссий, комитетов, советов директоров и др.
- Специальные или регулярно созываемые совещания, конференции и конгрессы.
Рассматривая цель создания документа о принципах управления коллективом и принятия коллективных решений, можно говорить о протоколе как о самостоятельном виде документа.
Протоколы являются документами и, как правило, относятся к системе организационно-управленческих документов. Протоколы являются административными документами (относятся к подсистеме административных документов) и выполняют как административные, так и юридические функции, причем юридическая функция протокола превалирует и выходит на первый план.
Однако документ под названием «ПРОТОКОЛ» также используется в процессе документирования многих других видов деятельности.
В образовательных и научных учреждениях протоколы документируют научные достижения и открытия, прием на обучение, установление специальностей, стандартов преподавания, присвоение профессиональных квалификаций, степеней и званий, избрание на должности и другие вопросы. Эти протоколы относятся к системе документирования исследований или преподавания и обучения (в некоторых подсистемах, в зависимости от цели протокола и его содержания).
В деловой практике, протоколах деловых встреч, протоколах о намерениях, протоколах конфиденциальных сообщений, протоколах споров и т.д. административные решения не фиксируются, но фиксируются соглашения и договоренности, достигнутые сторонами. Иногда их неправильно называют решением вопросов, представляющих взаимный интерес. Эти протоколы могут быть отнесены к подсистеме информационно-справочных документов в Системе административно-организационных документов или к подсистеме документов гражданско-правовых договоров в той же системе. Они выявляют возможные сферы сотрудничества и определяют основные условия для заключения той или иной сделки в будущем.
Протоколы, созданные с целью подтверждения расчетов, являются частью кассовой подсистемы системы банковской документации.
Для некоторых функций управления персоналом составляются протоколы заседаний Комитета по оценке и квалификации, которые являются частью специальной подсистемы кадровой документации.
Протоколы общего собрания акционеров (и сопутствующие документы), обязательное информационное содержание которых определяется Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом «Об акционерных обществах» и требованиями регулирующего органа — Федерального финансового управления. Подсистема организационных документов. На его основе уже сформировались специальные подсистемы документов, и теперь можно описать формирование подсистем/систем документов, гарантирующих процедуру корпоративного управления.
Классификация протоколов
Независимо от интеграции документа в систему или подсистему, все виды практик можно классифицировать по двум признакам — степени целостности документа и одновременно функционирующих процессов. Поэтому, в зависимости от степени полноты записи, протоколы делятся на краткие и полные.
Полные протоколы — это подробный текст (методы записи текста), самозапись (методы записи текста, при которых записываются специальные символы, подлежащие расшифровке во время записи), граммофон (аудиозапись) и видеозапись (особенно видеозапись во время телеграмм). Она включает запись всего заседания, включая замечания, вопросы, комментарии, выступления, обращения, шум, аплодисменты и т.д. во время заседания. В зависимости от метода документирования.
Вкратце, есть только имя президента, имя секретаря, текущий состав, список изученных вопросов и принятых решений. Краткий вариант практики практикуется в сокращенной форме, предоставляя краткий обзор рассмотренных вопросов в контексте схемы «вопрос — решение».
Протоколы во время заседаний ведут специально отобранные или назначенные лица, секретарь или помощник, а протоколы деловых встреч под председательством Генерального прокурора ведет и редактирует секретарь или помощник.
При составлении протокола секретарь собрания использует документы, заранее подготовленные к собранию, такие как ежедневные раскладки, списки приглашенных, списки членов коллектива, доклады, лекции, информационные сообщения и планы решений.
Протокол заседания является планом. Они должны быть проверены и основаны на расшифрованных протоколах или записях (если расшифровка или запись велась на собрании). Эти сроки или другие критерии подготовки протоколов к подписанию — «в день собрания», «не позднее следующего рабочего дня» и т.д. — они обычно регулируются соответствующими положениями о коллективном органе и должностными обязанностями/должностной инструкцией секретаря конкретного коллективного органа.
Формуляр протокола
Протоколы являются основным административным документом коллективного органа и почти всегда выпускаются в виде многостраничных документов. Поэтому при редактировании первого листа практики необходимо использовать фирменный бланк учреждения или организации. Если бланка нет, протокол должен быть изготовлен на листах формата А4 со всей необходимой информацией в соответствии с образцом письма.
Если для первой практики не используются чистые листы, элементы обычно располагаются по центру (вдоль верхней границы листа) в ряд.
Стандартный формат протокола включает следующие обязательные элементы
- Официальное название организации или предприятия, название
- Название типа документа (PROTOCOL), название типа документа (PROTOCOL).
- дата, дата
- Индекс (к протоколу, ссылающемуся на распорядительный документ), индекс
- пенсионное положение, то
- Название
- Текст,.
- Подпись.
Дополнительными условиями протокола являются.
- Наименование структурного подразделения
- печать одобрения
- отметить наличие приложения
- место (комната, офис) и время проведения собрания, а также
- фамилия и инициалы председателя собрания, собрания, собрания, собрания, собрания.
- дата подписания протокола, дата
- Способ голосования (открытое, тайное, дистанционное).
Детали обязательных элементов протокола, а также наличие, количество и правила ввода дополнительных элементов, а также характеристики формы определяются применимыми правовыми требованиями, практикой передачи бизнеса или конкретными административными обстоятельствами. . Однако в основе всех функций регистрации лежит единый алгоритм, сложившийся исторически в процессе составления и реализации протокола как одного из основных видов распорядительного документа.
Заголовочная часть протокола
Для обеспечения действительности протокола необходимо правильно оформить официальное название организации или компании. Это наименование юридического лица, зарегистрированное в Едином государственном реестре юридических лиц в соответствии с учредительными документами и законодательством (т.е. с обязательным указанием организационно-правовой формы):
