Если обязательные кадровые документы отсутствуют или работодатель не выполняет их своевременно, может наступить административная ответственность. В этой статье описаны документы, которые необходимо включить в кадровый документооборот.
Обязательные документы кадрового делопроизводства – 2020
Необходимость документирования персонала компании вытекает из положений трудового законодательства. В целом, можно провести различие между документами, связанными с HR, которые рекомендуется, но не обязательно вести, и обязательными документами, в отношении которых кадровая служба не может полноценно функционировать. Сотрудники Государственной инспекции труда, Федеральной налоговой службы, Федеральной службы финансовой разведки и других ведомств могут потребовать, чтобы в ходе проверки были изучены обязательные кадровые документы.
К обязательным документам относятся как документы, регулирующие рабочие отношения между работодателем и отдельными сотрудниками (например, трудовые договоры, приказы о приеме на работу/увольнении), так и документы, касающиеся всего трудового коллектива (например, правила внутреннего распорядка, штатное расписание). .
Рассмотрим основные документы, которые должны иметь кадровые службы в организациях, очень маленьких компаниях и индивидуальных компаниях с сотрудниками.
ООО: обязательные кадровые документы
HR-менеджер компании должен иметь доступ к документам из очень обширного списка обязательных HR-документов организации. Поскольку некоторые документы могут быть обязательными только при определенных обстоятельствах, трудно представить полный список таких документов.
В список обязательных кадровых документов для организаций в 2020 году входят
- кадровые таблицы (статьи 15 и 57 Трудового кодекса РФ); и
- правила внутреннего трудового распорядка (статьи 189 и 190 Трудового кодекса РФ); и
- Приказы по основным хозяйственным и кадровым вопросам — прием и увольнение, переводы работников, отпуска, дисциплинарные взыскания и т.д. — документы, обосновывающие их издание (статьи 68, 84.1 и другие положения Трудового кодекса РФ); и
- трудовые договоры с работниками (статьи 16, 56-59 Трудового кодекса РФ); и
- трудовая книжка работников, не перешедших на электронный формат документов — в случае работников, перешедших на электронный трудовой журнал, «трудовая история» хранится в электронном формате (статьи 66, 66.1 Трудового кодекса РФ).
- «Трудовая книжка и вкладыши в нее» и «Журнал учета трудовых книжек и вкладышей в них» (пункты 40-44 Положения о сохранении трудовой книжки, утвержденного Указом № 225 от 16 апреля 2003 года, приложения 2 и No. 3).
- Рабочий лист (статья 91 Трудового кодекса), в
- График ежегодных отпусков (статья 123 Трудового кодекса РФ),.
- личные карточки работников форма Т-2 (статьи 12, 41 Положения о ведении и хранении трудовых книжек, утвержденного Указом № 225 от 16 апреля 2003 года); и
- Положение об обработке и защите персональных данных работников (статья 6 Закона № 152-ФЗ от 27 июля 2006 года «О персональных данных» — статьи 86 и 87 Трудового кодекса); и
- Руководящие и нормативные документы по охране труда и информационные журналы (статья 212 Трудового кодекса РФ).
Следующие кадровые документы являются обязательными только в том случае, если в компании существуют обстоятельства, при которых они необходимы.
Обстоятельства, требующие документального подтверждения.
Если коллективный договор был подписан по инициативе одной из сторон трудовых и управленческих отношений (работодателя или работника)
Должностная инструкция (статья 57 Трудового кодекса, письмо Департамента труда Российской Федерации от 30 ноября 2009 года № 3520-6-1)
Если в тексте трудового договора не указаны конкретные обязанности (следует сослаться на соответствующую должностную инструкцию)
Договоры о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности (статья 244 Трудового кодекса РФ, Приказ Минтруда № 85 от 31 декабря 2002 года)
В случаях, когда полная материальная ответственность установлена для конкретного работника
Если условия оплаты труда не оговорены в коллективном договоре, штатном расписании или трудовом договоре
В тех случаях, когда от сотрудников требуется сохранение коммерческой тайны.
Положение об аттестации работников (статья 49, Закон № 273-ФЗ от 29 декабря 2012 года «Об образовании в Российской Федерации»).
Если бизнес предусматривает исполнение гарантий
Обязателен, если работа на предприятии ведется посменно. Он может быть заключен в качестве приложения к коллективному договору.
Если есть сотрудники с ненормированным рабочим днем.
Положения о разделении рабочего дня (статья 105 Трудового кодекса РФ).
В случае особого характера работы, работы неравномерной интенсивности в течение смены.
Если работодатель направляет работника на дополнительное профессиональное обучение.
Если для работы требуется медицинская справка.
В некоторых случаях компания может потребовать и другие обязательные кадровые документы, в зависимости от типа работы, условий труда и других факторов.
Микропредприятие: обязательные кадровые документы
Приведенный выше список в равной степени относится как к малому и среднему бизнесу, так и к крупным компаниям. Для очень малых предприятий существует «упрощенный» документооборот в отношении документации по персоналу.
В соответствии со статьей 309 (2) Трудового кодекса РФ в организациях, относящихся к категории малого бизнеса, допускается отсутствие некоторых обязательных кадровых документов. Работодатели имеют право отказаться (частично или полностью) от издания локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права. Например, очень маленькие компании могут не принять правила внутреннего трудового распорядка, правила выплаты премий, оплаты за работу, графики смен и т.д. Однако в этом случае работодатель должен указать условия, предусмотренные такими правилами, непосредственно в трудовом договоре с работником.
Например, если в трудовом договоре работника подробно описаны размер и порядок оплаты труда, сроки выплаты заработной платы и размер премий, то работодатель не обязан вести правила оплаты труда и премирования.
Напомним, что критерии отнесения к категории очень малого бизнеса следующие Годовой доход до 120 млн рублей и среднесписочная численность работников не более 15 человек (статья 4 Закона № 209-ФЗ от 24 июля 2007 года, Постановление Правительства № . 265 от 04.04.2016).
Обязательные кадровые документы для ИП
Индивидуальные предприниматели начинают вести кадровый учет с момента приобретения первого работника. В частности, индивидуальные работодатели должны заключать трудовые договоры, издавать приказы, вести трудовые книжки работников (на бумаге или в электронном виде), подписывать коллективные трудовые договоры и издавать местные законы, включая нормативные акты по трудовому праву.
Отдельные корпорации, которые становятся работодателями, должны соблюдать положения трудового законодательства, а также организовывать и оформлять обязательную кадровую документацию. Список аналогичен списку корпоративных работодателей.
На индивидуальных предпринимателей-работодателей, относящихся к категории очень малых и средних предприятий, распространяются те же упрощенные правила управления персоналом, в соответствии со статьей 309.2 Трудового кодекса РФ, что и на предприятия в этом режиме. Это означает, что определенные локальные акты не могут быть изданы, если соответствующие условия включены в контракт с работником.
Поэтому для индивидуальных предприятий обязательным является укомплектование штата сотрудников, котируемых для обществ с ограниченной ответственностью. Поскольку личные дела сотрудников являются обязательными для отдельных предприятий, отсутствие документации может привести к наложению соответствующих санкций. Как правило, предприниматели редко имеют среди своих сотрудников специалистов по управлению персоналом. В этом случае индивидуальное предприятие должно либо вести одно личное дело, либо поручить ведение личного дела одному из своих сотрудников, либо обратиться к ним за помощью. специалистов для предоставления таких услуг.
