Документация существует уже давно. Они появились вместе с письменным языком. Основными функциями документа являются запись и последующая передача информации, фиксация информации и ее ведение. Для выполнения этих обязанностей используются различные виды документов, в том числе официальные документы. Сферы общественной жизни, в которых они используются, различны.
Классификация
Как уже говорилось выше, в разных сферах жизни используются различные носители информации, в том числе и официальные документы. Что еще есть? Документы могут быть личными. Это документы, созданные вне официальной работы или служебных обязанностей. Они включают в себя переписку, календари и воспоминания.
Официальный документ
Российская Федерация — страна с особым государственным устройством. На его территории действуют законодательство, ветви власти и органы управления. Основой для его деятельности служат официальные нормативные документы. Эти документы определяют порядок работы учреждений, границы их ответственности, а также обязанности, права и ответственность сотрудников. Их создание — мучительная и трудоемкая задача. К официальным документам относятся законы, стандарты, правила, приказы и инструкции. Большинство из них имеют административное назначение.
Типы бумаг
В зависимости от способа записи информации документы называются текстовыми документами.
- Текстовый документ. Это акт, содержащий вербальную информацию. Он может быть записан в любой системе записи или в любом виде текста.
- Электронный официальный документ. Электронный официальный документ — это документ, который создается и читается с помощью компьютера.
- Печатный официальный документ. Это действие, созданное с помощью технических средств.
- Рукописный официальный документ. Рукописные официальные документы — это документы, в которых символы написаны от руки.
Эти категории документов используются компаниями и государственными органами. Услуги по управлению файлами обрабатывают и хранят документы.
Управленческие бумаги
В зависимости от их связи с механизмами управления бизнесом или полномочиями, документы могут различаться следующим образом
- Входящие.
- Входящие документы.
- Исходящие.
Файлы также различаются по ограничениям доступа. В соответствии с этим критерием документы различаются следующим образом
- Секрет. Отмечен специальным штампом. Для оформления таких документов требуется специальное разрешение.
- Общие документы.
- Документы для служебного пользования. Их также можно охарактеризовать как официальные документы. Они используются властями или персоналом компании.
Степень подлинности
Документы различаются таким образом.
- Оригинал.
- Размножение.
- Принято.
Оригинал документа — это первая или единственная юридически обязательная копия. Оригиналы заверяются собственноручной подписью сотрудника, гербовой печатью или штампом и имеют регистрационный номер. Оригинал должен содержать информацию, подтверждающую его подлинность. Например, это может быть информация о месте и времени его создания. Копия является копией оригинала. Этот документ также является юридически обязательным. Он создается в случае утраты оригинала. Копирование — это акт полного воспроизведения информации исходной внешней функции. Однако она не имеет юридической силы. Копия может иметь специальную информацию, подтверждающую ее соответствие оригиналу. В этом случае он приобретает юридическую силу.
Хранение и способ передачи
Каждый официальный документ имеет свой срок хранения файлов. Файлы могут быть постоянными, временными (до 10 лет) или долгосрочными (более 10 лет). Продолжительность определяется федеральными документами и указывается в перечне документов. В зависимости от способа транспортировки различают следующие виды транспорта
- Письмо.
- Телефон.
- Телеграмма.
- Гомотипы.
- Телексные сообщения.
- Почта.
Содержание
Каждый официальный документ используется с определенной целью. Административные действия, в зависимости от содержания, следующие
- Организационные — административные. К ним относятся, в частности, законодательство, нормативные акты, приказы, решения, директивы, положения и штатные расписания.
- Полезно. В эту категорию входят телеграммы, письма, объяснительные записки, служебные записки, действия, справки и т.д.
- Кадровые документы. К ним относятся конверты для персонала, приказы, рабочие записи, заявления, контракты, резюме, анкеты, оценки характера и т.д.
Структура
Официальные документы состоят из двух элементов. Это информационные и правовые элементы. В начале 1970-х годов в архивные исследования была введена новая концепция. Был введен термин «документальная информация». Под ними следует понимать общественную информацию или формы и различные виды данных, которые обрабатываются на уровне человеческого мышления и записываются на материальный носитель для обработки и хранения. Анализируя существующие определения документов, выделяются различные подходы к его интерпретации. являются:.
- Материальный объект.
- Информационный орган.
- Документированная информация.
Назначение
Используемое на практике определение документа подчеркивает его информационный материал. Документы, отражающие информацию, обеспечивают их ведение и хранение. В то же время документы требуют возможности дальнейшей передачи информации другим лицам, ее многократного использования. Он работает как носитель информации, которая является важным элементом любого бизнеса, организации или внутренней организации бизнеса. Эта информация используется для принятия административных решений, как доказательство исполнения и как источник сводной информации. Кроме того, документ служит источником для справочных материалов и восстановительных мероприятий. Как часть управленческой команды, он является предметом и результатом работы, поскольку решения фактически фиксируются и документируются.
Реквизиты
Это важный пункт, который присутствует в каждом документе. В частности, к ним относятся:.
- Имя.
- Приговор.
- Дата.
- Разрешение.
- Сигнал подтверждения/подтверждения.
- Получатель и т.д.
Разные действия имеют разные детали. Их количество определяется целью документа, требованиями к содержанию, задачами и другими факторами. Для многих документов количество реквизитов строго ограничено. Если какой-либо из обязательных пунктов фактически отсутствует или указан неверно, он может считаться недействительным.
