Основные требования к документации
ГОСТ Р 6.30-2003 определяет 30 основных элементов, используемых при подготовке и оформлении документов.
1. герб государств Российской Федерации. Он помещен в заголовок документа в соответствии с Федеральным конституционным законом «О символе государства Российского».
2. герб субъекта Российской Федерации. Он размещается на бланке документа в соответствии с судопроизводством составляющих его субъектов Российской Федерации. 3.
Эмблема организации или товарный знак (служебный сигнал). В соответствии с Уставом (положением об организации), должны быть размещены на письме организации.
4. бизнес и организационный пан — код организации, в соответствии с Общероссийским классификатором (ОКПО).
5. основной государственный регистрационный номер юридического лица (ОГРН). 6.
6. регистрационный номер/код налоговой регистрации (ИНН/КПП), согласно документу, выданному налоговыми органами.
7. код формата документа, согласно ПАН — Российские управленческие документы (ОКУД).
8. название учреждения должно соответствовать названию, указанному в учредительном документе. Аббревиатура или полное название верхнего органа, если таковое имеется, указывается над названием органа. Уточненное наименование организма, если таковое имеется, указывается в учредительном документе органа и помещается в скобках ниже или после полного наименования.
9. информация об истории организации. К ним относятся почтовые адреса, номера телефонов и другие данные, относящиеся к усмотрению органа (например, номер факса, номер отделки, банковский счет, адрес электронной почты).
10.Наименование вида документа должно соответствовать виду документа, определенному уставом (внутренним регламентом организации) и определенному по ОКУД (категория 0200000).
11. дата документа. Должен быть отредактирован последовательно арабскими цифрами: месяц, месяц и год. Месяц и месяц обозначаются двумя наборами арабских цифр, разделенных точками. Год обозначается четырьмя арабскими цифрами. Например, дата 8 марта 2007 года должна быть отформатирована до 8 августа 2007 года. Допустимы вербальные форматы оговорок для дат. 8 марта 2007 года, или формулировка даты в порядке: год, месяц, день месяца. 03.08.2007.
12. документально подтвердите регистрационный номер. Он состоит из его порядкового номера и может быть дополнен по усмотрению учреждения указателем дел, согласно номенклатуре, информацией о корреспондентах, исполнителях и т.д.
13. номер ссылки и ссылка на дату документа, на который должен быть дан ответ.
14. место обучения или публикации документа. Если его трудно узнать, следует обратиться к «названию организации» и «справочным данным организации».
15. получатель. Это организация, ее структурные подразделения, должностные или физические лица. Если документ адресован сотруднику, инициалы должны быть указаны перед фамилией. Название организации и ее структурных подразделений должно быть перечислено в номинальном сокращении.
16. печать одобрения документа. Документ утверждается сотрудником или специально выданным документом. Если документ официально утвержден, печать утверждения должна состоять из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), должности, подписи, инициалов и фамилии лица, утвердившего документ, и даты утверждения. Если документ утверждают несколько сотрудников, подписи будут одинакового уровня. Если документ утвержден постановлением, решением, приказом или протоколом, гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕН или УТВЕРЖДЕН), названия утвержденного документа, если орган, его даты и номера.
17. разрешение. Сюда входят фамилия и инициалы исполнителя, характер поручения (если требуется), срок исполнения, подпись и дата.
18. заголовки в тексте. Он содержит краткое изложение содержания документа. Название должно совпадать с названием типа документа. Заголовок должен отвечать на вопрос «(Для кого?)». которые можно использовать для ответа на вопрос «Для кого?».
19: Примечание по контролю исполнения документов. Он обозначается буквой «К», словом или штампом «Контроль».
20: Текст документа должен быть подготовлен в соответствии с языком административного документа (см. ниже).
21. Примечания о наличии приложений оформляются следующим образом.
Приложения: 5 литров, 2 экземпляра.
Если приложение отправлено не по всем адресам, указанным в документе, его наличие обозначается следующим образом
Приложение: 3 страницы, 5 оригиналов только на первый адрес.
В правом верхнем углу первой страницы приложений к распорядительному документу (постановления, приказы, директивы, распоряжения, положения, пункты и решения) указывается название распорядительного документа, дата и номер приложения с указанием даты. Регистрационный номер.
22. подпись. Этот реквизит включает: имя или должность лица, подписавшего документ (полное, если документ выдан не с бланком, опущенное, если документ выдан с бланком); — подпись физического лица; — расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
23. гриф утверждения документа состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), подписи лица, расшифрованной подписи (инициалы, фамилия) и подписи. Дата утверждения.
24. проверка документов. Утверждение документа оформляется визой утверждения, которая содержит подпись и должность лица, утверждающего документ, напечатанное имя (инициалы, фамилия) и дату подписания. Комментарии должны быть написаны на отдельном листе бумаги, подписаны и приложены к документу. Для документов, оригинал которых остается в учреждении, индоссамент проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа оригинала. Для документов, оригинал которых отправляется за пределы учреждения, индоссамент прикрепляется к нижней части поверхности копии отправляемого документа. Документ может быть представлен на отдельном листе индоссамента. По усмотрению государственного органа документ и приложения к нему могут быть проверены постранично. 25.
25. печать. Заверяет подлинность подписи сотрудника на документах, подтверждающих личные права, установление фактов, связанных с финансовыми инструментами, и других документах, обеспечивающих подлинность подписи. Документы заверяются печатью организации.
26. примечание о заверении копий. Если соответствие копии документа должно быть сверено с подлинным экземпляром и по требованию «подпись», положение «верно», положение лица, заверенное копией, рукописная подпись, расшифрованная подпись (имя, фамилия) сертификат (имя, фамилия) положение.
27. записка для душеприказчиков. Инициалы и фамилия исполнителя, а также номер его телефона. Примечание исполнителя размещается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
28. отметить исполнение документа и отправить его в дело. Он включает в себя следующее. Ссылка на дату и номер документа, подтверждающего его исполнение, или, если такого документа нет, краткие сведения о его исполнении — Слова «в деле» — Номер дела, в котором хранится документ. Отметка об исполнении документа и передаче его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполняется документ. 29.
29.Отметка для учреждения о получении документа включает следующий порядковый номер и дату получения документа (при необходимости — время и протокол). Она может быть размещена в виде штампа.
30. идентификатор электронной копии документа, который представляет собой подпись (колонтитул), размещенную в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащую имя файла на машиночитаемом носителе, дату и другие поисковые данные, указанные в организации.
Этот текст является вводным отрывком.
