Электронный документооборот уже давно стал частью нашей жизни. Все больше организаций используют в своей работе электронные цифровые подписи. Однако Закон № 125-ФЗ от 22 октября 2004 года «Об архивном деле в Российской Федерации». Это требует от организаций архивирования внутренних документов.
Давайте рассмотрим, какие документы должны быть у ООО и как долго оно должно их хранить.
Регистрационные или корпоративные документы ООО
Основные документы ООО подтверждают законность его создания, т.е. регистрации в качестве юридического лица. Этот список значительно длиннее, чем список для индивидуальных предпринимателей, и включает в себя
- Протокол общего собрания или решение единственного учредителя о регистрации компании. Это первый документ, в котором учредители заявляют о своем намерении создать юридическое лицо.
- Устав ООО. Единственный учредительный документ часто называют внутренним уставом, поскольку он содержит правила взаимодействия между участниками и с самой компанией. Если в устав вносятся изменения, необходимо сохранить как текущую версию, так и предыдущую. При необходимости это может помочь обосновать решения, принятые в соответствии с ранее действовавшими нормативными актами.
- Свидетельство о государственной регистрации юридических лиц (выданное до 2017 года) или лист регистрации из ЕГРЮЛ для создания ООО. Нет необходимости сохранять так называемые выписки или сведения из Единого государственного реестра юридических лиц. Эта информация доступна на сайте Федеральной налоговой службы и при необходимости запрашивается по состоянию на текущую дату. При заключении договора или открытии расчетного счета.
- Свидетельство о регистрации в налоговых органах официального адреса. В сертификате организация получает важные идентификационные коды (ИНН, ОГРН, КПП).
- Список участников ООО, включая актуальную информацию о каждом: паспортные данные физических лиц или регистрационные данные юридических лиц, а также размер и стоимость долей в уставном капитале. Обязанность по ведению и хранению списка участников определена статьей 31.1 Закона об ООО.
- Учредительный договор. Это соглашение заключается, когда компания создается более чем одним лицом, и его положения во многом дублируют устав и учредительные документы. Устав не представляется в Федеральную налоговую службу для регистрации ООО, но обязанность заключить его определена в статье 89 Гражданского кодекса Российской Федерации.
- Информационное письмо об исполнении статистических кодов.
- Уведомление о регистрации компании в Пенсионном фонде и Фонде социального страхования.
- Положение об открытии филиалов и представительств компании.
- Протоколы общего собрания и решения единственных участников.
- Документы, связанные с реорганизацией и ликвидацией.
Подтверждение юридического адреса
Федеральное налоговое управление строго следит за тем, чтобы организация действительно находилась по заявленному месту ведения бизнеса. Во время недавней ликвидации Единого государственного реестра юридических лиц около 500 000 ООО получили отметки о недостоверности сведений именно из-за несоответствия их фактического и официального адресов. Если компания не подтверждает свой фактический адрес, она может быть исключена из Государственного реестра.
Проверка юридического адреса требуется банками при открытии расчетного счета, а также другой стороной при заключении договора. Должностные документы, которые должна иметь организация, следующие
- Свидетельство о праве собственности или выписка из ЕГРЮЛ, если здание принадлежит самому ООО.
- Копия договора аренды, договора о приеме помещения или, если имущество арендуется, документ о праве собственности, заверенный владельцем.
- Если ООО зарегистрировано по месту жительства, копия согласия собственника и правоустанавливающего документа.
Подтверждение права на вид деятельности
В зависимости от сферы деятельности организации список необходимых документов может включать.
- Лицензирование Лицензионная деятельность.
- Утверждение саморегулируемой организацией (СРО). Для строительных или проектных работ.
- Заключение Роспотребнадзора и Роспожнадзора о соответствии помещений установленным требованиям. Для предприятий общественного питания.
- Подтверждение внесения депозита о начале деятельности (второй экземпляр с печатями или доказательством почтового отправления).
- Сертификаты на товары и услуги агентства включены в список тех, которые подлежат авторизации.
Кадровые документы
Кадровые документы постепенно переводятся в электронный формат, но учреждения обязаны вести учет найма, переводов, увольнений и заработков. На сегодняшний день эти данные являются основной базой для расчета пенсионных услуг.
Поэтому необходимо убедиться, что в организации хранятся следующие документы
- Книги для произведений, если они напечатаны, и книги формы, для записи самих произведений и их вставок.
- Трудовой договор с каждым сотрудником и любые дополнительные соглашения.
- Местные нормативные акты, такие как положения о вознаграждении, премиях, рабочем времени и отдыхе, правила внутреннего распорядка. Если работодатель относится к очень малому или среднему предприятию (менее 15 сотрудников и годовой доход менее 120 млн рублей), он может заключить с работником стандартный трудовой договор. 858 от 27 августа 2016 года. n 858. модель договора уже содержит стандартизированные положения и не нуждается в отдельной формализации.
- Положение о защите персональных данных работников.
- Личные карточки сотрудников по форме Т-2.
- Кадровые программы по форме Т-3.
- Праздничные программы по форме Т-7.
- Сроки учета рабочего времени и начисления заработной платы (формы Т-12 и Т-13).
- Записки и другие распоряжения, приказы и обоснования.
- Вся документация, связанная с выплатой заработной платы и других выплат работникам.
- Документация по профессиональной безопасности и документация, относящаяся к сертификации или оценке условий труда.
- Должностные инструкции для каждой должности, если только трудовой договор не содержит описание обязанностей работника.
- Соглашение о полной материальной ответственности, если этого требует должность работника.
- Регистрационная и кадровая книга (например, контракты, приказы, личные конверты, проездные документы, воинский учет).
Учетные документы организации
В отличие от индивидуальных компаний, организация ведет бухгалтерский учет, а также уплачивает налоги. Каждый руководитель обязан знать, какие бухгалтерские документы должны быть у АП, так как он является лицом, ответственным за подготовку отчетности.
- Ключевые документы свидетельствуют о проведении хозяйственных операций и ведении бухгалтерского учета. Это кассовые документы и книги, квитанции, счета-фактуры, акты приема-передачи, ордера, исполнительные листы и банковские документы.
- Контракты и документы, сопровождающие их исполнение: переписка, расчеты, справки, заключения, разногласия, паспорта сделок.
- Бухгалтерские документы: бухгалтерские регистры, балансы, ситуации с прибылями и убытками, учетная политика, планы счетов.
- Документы налогового учета: налоговые декларации, книги доходов и расходов, книги покупок и продаж, выписки по договорам с ФНС, состояние расчетов с бюджетом и т.д.
- При необходимости, документация на приобретение и установку кассовых аппаратов.
Сроки хранения документов ООО
С 18 февраля 2020 года действует Приказ Росархива (от 20.12.2019 n 236). Он заменил предыдущий приказ Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года № 558 «О документах». Продолжительность ведения документов организации, включая коммерческие документы. Некоторые термины перечислены в таблице ниже, но для полного рассмотрения темы, пожалуйста, обратитесь к первоисточнику.
| Документ | Период технического обслуживания. |
|---|---|
| Регистрационные документы, лицензии и сертификаты соответствия, годовые финансовые отчеты, годовые зарплаты Фонда социального страхования, ликвидационная перепись населения | Постоянный. |
| Рабочие контракты, личные папки, карточки сотрудников, книги, журналы, карточки персонала,. | 75 лет |
| Трудовые договоры и служебные удостоверения физических лиц, страховые выплаты, информация о занятости, периоды работы сотрудников | 50 лет |
| Регистры бухгалтерского учета, общий католог, планы счетов, учетная политика, бухгалтерские отчеты, ключевые документы, налоговая отчетность, счета-фактуры, контракты, договоры (кроме некоторых) | 5 лет |
| Книги покупок и продаж, БКС, специальные налоговые документы | 4 года |
Как обеспечить хранение документов
Как я могу хранить документы в своей организации? В крупных компаниях есть специальные архивы и сотрудники, отвечающие за этот вопрос. Однако на малых и средних предприятиях обязательные документы в основном хранятся в бухгалтерской фирме или у юриста.
В зависимости от периода востребованности внутренние документы разделяются на функциональные файлы и файлы длительного хранения. Документы архивируются в томах по описи. Каждый том, как правило, содержит не более 250 страниц.
За нарушение условий и сроков хранения обязательных документов в архиве на ООО могут налагаться штрафы в размере десятков тысяч рублей. В случае потери или увольнения создается комиссия для расследования причин. Там, где это возможно, документы должны быть восстановлены.
Ликвидация УО не отменяет обязанности учреждения по хранению внутренних документов, которые должны быть сданы в компетентный государственный или муниципальный архив.
