Все бухгалтеры отвечают критериям «ключевых документов». Однако специалистам с многолетним опытом трудно четко определить, какие документы являются ключевыми. Разные комплекты документов для бухгалтерского и налогового учета вносят еще большую неопределенность. Так какие же документы являются ключевыми в бухгалтерском учете? И что вам нужно знать о них? Узнайте об этом в данной статье.
Что такое первичная документация в бухгалтерии
Примерами «первичных документов» в бухгалтерском учете являются документы, подтверждающие операции налогоплательщиков. Это операции, которые относятся к хозяйственной деятельности организации и имеют экономическое значение.
Все первичные учетные документы описаны в Федеральном законе «О бухгалтерском учете» 402-ФЗ. Для проверки расходов и подтверждения правильности расчета налоговой базы в Федеральной налоговой службе должны быть собраны и подготовлены документы в соответствии с этим законом.
Ключевые документы должны быть предъявлены в момент совершения деловой операции, поскольку документы подтверждают сделку. Обычно это делает поставщик. Список ключевых документов для бухгалтерских бюро, сопровождающих сделку, зависит от типа сделки и может отличаться. Вам следует обратить особое внимание на документацию по сделкам, где вы являетесь покупателем, так как она оформляется за ваш счет, и вы больше заинтересованы в правильном оформлении документации, чем поставщик. Налоговая служба может не похвалить «входящую документацию» за ошибку.
Соберите свои горячие осенние скидки!
Электронные бухгалтерские книги с Контура по 30 сентября
Хранение первичных документов
Основной источник должен сохраняться не менее пяти лет. В течение этого периода Федеральная налоговая служба может в любое время запросить у вас или вашего контрагента документы для проведения проверки. Документы также требуются в случае судебных споров.
В прошлом для хранения документов требовались полки, папки и много бумаги. Здесь, чтобы освободить офисное пространство и сэкономить время и деньги, переведите ключевые документы в электронный формат. Бухгалтерские услуги помогают упорядочить документы и хранить сканы в электронных файлах. Облегчается поиск документов. В списке услуг легче отслеживать недостающие первичные, закрывающие, платежные и транзакционные документы. Электронные документы заверяются электронными подписями.
Если у компании нет первичных документов, срок действия которых еще не истек, она может быть оштрафована на сумму от 10 000 до 30 000 рублей. Другая проблема с утраченными документами заключается в том, что невозможно учесть затраты на расчет налоговой базы. В этом случае налоговые органы начисляют дополнительные налоги, и компании приходится платить дополнительные налоги.
Первичные документы делятся по стадиям бизнеса
Все операции компании можно разделить на три этапа.
Первый этап — это договор о сделке. В результате заключается договор и выставляется счет на оплату.
Второй этап — оплата сделки. Основные документы, подтверждающие оплату:.
- Наличный расчет — кассовый чек, кассовый чек, строго ответственный бланк. Сумма платежа кассира ограничена 100 000 рублей, поэтому организации редко платят наличными. Работники обычно получают авансы или предрассудки наличными.
- Электронные платежи, включая транспорт от приобретения, платежную систему или текущий счет — банковскую выписку.
Третий этап — получение товара. Подтверждается, что покупатель получил товары или услуги, а продавец получил оплату. Без подтверждающих документов налоговые органы не разрешат вычеты по расходам. Расписка подтверждает следующее:.
- накладные
- Доказательство продажи; и
- действие, связанное с выполнением работы или оказанием услуг.
Первичная документация в бухгалтерии список документов 2020
Сделки в разных компаниях могут быть самыми разными. Тем не менее, существует перечень основных документов, требуемых бухгалтерией
- Контракты.
- Счета, подлежащие оплате.
- Платежные документы: кассовый чек, бланк.
- Коммерческий счет-фактура.
- Акты выполненных работ или оказанных услуг.
- Счета-фактуры.
Данный перечень документов по сделке не является исчерпывающим и может быть расширен в зависимости от типа сделки и особенностей учета в организации.
Формирование первичной бухгалтерской документации
В зависимости от правил оформления первичных документов, они могут составляться по собственной разработанной или типовой форме (глава 9 402-ФЗ). Однако помните, что только один документ, содержащий все необходимые сведения, имеет юридическую силу.
- Название документа.
- Дата создания.
- Название организации или бизнесмена, который ее создал.
- Содержание документа или деловой операции.
- Физическая и денежная стоимость.
- Подробная информация об ответственной стороне.
- Подписи сторон.
Основная форма, используемая организацией, определяется учетной политикой. В ходе работы может потребоваться обновление или заполнение форм. Это также отражено в учетной политике.
Для получения дополнительной информации см. основные документы.
Договор
Когда стороны заключают сделку, они заключают договор, в котором прописаны все условия и детали будущей деловой активности. расписание передачи товаров, работ или услуг, сроки оплаты и способы оплаты.
Кроме того, в договоре оговаривается предмет торговли и цены. Чтобы облегчить разрешение споров в суде, необходимо также уточнить права и обязанности сторон.
В лучшем случае, каждая сделка должна быть оформлена в виде отдельного контракта. Однако часто компании заключают генеральный договор с постоянным подрядчиком на выполнение множества аналогичных операций в одно и то же время. Составьте два экземпляра договора с печатью и подписью каждой стороны.
Письменный договор не всегда необходим. Например, в случае сделки купли-продажи кассовый чек или доказательство является документом, подтверждающим завершение сделки.
Счет на оплату
Счет-фактура — это документ, в котором продавец указывает цену услуг или товаров.
Покупатель соглашается с условиями поставщика при оплате. Законодатели не определили формат счета-фактуры, поэтому каждая компания составляет его по-своему. В счете-фактуре указываются условия сделки, условия оплаты и поставки.
Подпись руководителя или главного бухгалтера на этом документе не является обязательной (статья 9 № 402-ФЗ). Однако рекомендуется не игнорировать их, чтобы избежать вопросов со стороны налоговых органов или контрагентов. Счет-фактура не дает возможности предъявить поставщика — определяется только цена покупки. С другой стороны, покупатель оставляет за собой право потребовать возврата денег в случае невыполнения обязательств поставщиком или неосновательного обогащения.
Платежные документы: кассовые чеки, бланки строгой отчетности (БСО)
Основные документы этой группы подтверждают факт оплаты товаров или услуг, полученных покупателем.
Они включают кассовые и товарные чеки, платежные поручения и требования, а также бланки. При оплате банковским переводом покупатель получает от банка квитанцию, но поставщик может выставить платежное требование. Поставщик выдает покупателю чек или кассовый чек, когда покупатель платит наличными.
Товарная накладная или товарный чек
Существует два типа доказательств: продажи физическим лицам или продажи физическим лицам.
Товарно-транспортные накладные обычно используются организациями для оформления продажи товаров и их последующего оприходования покупателем.
Как и в случае с контрактами, транспортные накладные составляются в двух экземплярах. Один экземпляр остается у поставщика для подтверждения поставки товара, а второй экземпляр получает покупатель в качестве подтверждения записи.
Реквизиты отгрузочного и фактурного бюллетеней должны быть идентичными.
Лицо, осуществляющее доставку, подписывает товар и скрепляет накладную печатью. Покупатель также подписывает документ и скрепляет его печатью.
Акт оказанных услуг (выполненных работ)
Поставочный релиз является основным документом для обеих сторон и служит подтверждением заключения и исполнения сделки, ее стоимости и времени исполнения.
Он может быть подготовлен заказчиком или подрядчиком. У каждой стороны есть своя копия. Он служит доказательством того, что стороны не имеют требований друг к другу и что их услуги и платежи соответствуют договору.
Счет-фактура
Счета-фактуры необходимы для получения скидок по НДС. Обычно они являются сопроводительными документами, относящимися к грузам и отгрузкам. Есть и достижения прогресса.
- Подробная информация о продавце и покупателе, включая.
- информация о товарах, стоимости и количестве; и
- подпись ответственного лица.
Счета-фактуры должны выставлять все организации и предприниматели, находящиеся на упрощенном налоговом режиме.
