Что такое «первичные документы»
Федеральный закон 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» описывает все бухгалтерские и первичные документы. В основном они требуются налоговым органам — как документы, подтверждающие правильность принятых вами решений по затратам и налоговой базе.
Ключевые документы должны храниться пять лет после года, в котором они использовались в последний раз. В течение этого периода налоговый орган может в любое время попросить проверить вас или вашего контрагента. ‘Первичный документ также используется в суде в спорах с контрагентами.
Официально организация может уничтожить первичный файл через пять лет. Однако, как объясняет Росархив, файлы с истекшим сроком хранения могут быть уничтожены только после проверки налоговыми и другими проверяющими органами, а также аудиторами (Письмо Росархива № 7/905 от 26.03.2020).Основные бухгалтерские документы составляются в момент совершения финансовой операции и свидетельствуют о ее результатах. Список документов, сопровождающих сделку, может отличаться в зависимости от типа сделки. Подготовка всех необходимых ключевых документов обычно входит в обязанности поставщика. Особое внимание следует уделить документам, возникающим в сделке, где вы являетесь покупателем, потому что вы — это ваша стоимость, и поэтому вы больше заинтересованы в соблюдении буквы закона, чем ваш поставщик.
Вывод: налоговые органы требуют ключевые документы для подтверждения доходов и расходов и правильного расчета налогов. Они должны храниться в течение пяти лет. Документация составляется поставщиком, и она важна для обеспечения надлежащего аннуитета.
Разделение первичных документов по стадиям бизнеса
Бухгалтерский учет, расчет заработной платы, налоги, взносы и отчетность
Контур.Бухгалтерия рассчитывает суммы, выбирает записи, заполняет и проверяет отчеты, отправленные в режиме онлайн.
Каждую сделку можно разделить на три этапа
Этап 1. Согласование условий сделки
- Конкурс, конкурс
- Счет, подлежащий оплате.
Этап 2: Оплатите транзакцию.
- Выписка из банка, если оплата производится банковским переводом, или если оплата производится путем получения или использования платежной системы, где деньги переводятся с банковского счета
- Кассовый документ, кассовый чек или бланк квитанции, если оплата производится наличными. В большинстве случаев это способ оплаты, использованный работником при составлении заявления. Межорганизационные платежи редко осуществляются наличными.
Шаг 3: Получение товаров или услуг
Вы должны доказать, что вы действительно получили товар и что услуги были выполнены. Без этого налоговая инспекция не сможет удержать налог с потраченных вами денег. Квитанции:.
- Транспортная накладная — для товаров; и
- Документ о продаже — обычно в дополнение к кассовому документу, или если товар продается на ИП
- Задача/действие по выполнению услуги.
Я вступаю в лигу, я сразу понимаю
‘Я принес его в Контур. Первичные счета, счета и выставки используются бухгалтерами. Сервис имеет очень удобный и дружественный интерфейс. Доступ к системе удобен из любого компонента и с любого устройства.
Марат Иманов, директор по диалогу, Санкт-Петербург.
Обязательные первичные документы
Несмотря на разнообразие сделок, существует перечень обязательных документов, созданных для каждого вида сделок.
- Контракты,.
- Счета-фактуры,.
- специальные бланки, кассовые документы, квитанции,.
- накладные,.
- акты выполнения проекта (предоставление услуг), и
- Счета-фактуры.
Соглашения.
При совершении сделки с клиентом подписывается контракт, который определяет все детали предстоящей деловой операции: процессы оплаты, передачу товара, условия работы или услуги.
Контракт регулирует права и обязанности сторон. В идеале каждая сделка должна сопровождаться отдельным договором на поставку товаров или оказание услуг. Однако единый генеральный контракт может быть расторгнут в случае долгосрочного сотрудничества и выполнения аналогичных работ. Соглашение составляется в двух экземплярах, скрепляется печатью и подписью каждой стороны.
Некоторые сделки не требуют заключения письменного договора. Например, договор купли-продажи расторгается, когда покупатель получает наличные или доказательство продажи.
Вывод: договор необходим для сделок, по которым не выдается кассовый чек. Отслеживать все условия: порядок оплаты, товары, сроки, права, передача обязательств, стороны, НДС и т.д.
Счета-фактуры.
Счет-фактура — это договор, по которому поставщик устанавливает цену на товары или услуги.
Покупатель принимает условия договора, оплачивая соответствующий платеж. Формат счетов-фактур не является строго регламентированным, поэтому все компании могут свободно разрабатывать свои собственные формы. В счете-фактуре могут быть указаны условия сделки. условия, предварительное уведомление, процессы оплаты и доставки и т.д.
Согласно статье 9 ФЗ «О бухгалтерском учете», наличие подписи и печати руководителя или главного бухгалтера на этом документе не является обязательным. Однако их не следует игнорировать, чтобы избежать вопросов со стороны контрагентов и государства. Счета-фактуры не дают права предъявлять претензии поставщикам — они лишь определяют цену товаров или услуг. В то же время покупатель оставляет за собой право потребовать возврата денег в случае необоснованного обогащения поставщика.
Вывод: счет-фактура — это изменение цены и иногда срок действия. Точной формы не существует. Вы можете ввести свой. Подписи и печати на счетах-фактурах не являются обязательными, но помогают избежать лишних вопросов.
Платежные документы: финансовые документы.
Основные документы этой группы позволяют просматривать события оплаты за приобретенные товары или услуги.
К платежным документам относятся товарные или кассовые документы, бланки, заявления на оплату и поручения. Покупатели, получающие безналичные деньги, могут получать платежные поручения из своего банка. Покупатель платит наличными и получает чек от поставщика.
Вывод: платежные документы должны подтверждать факт оплаты, поэтому важно их сохранять.
Берег доставки или свидетельство о продаже
Как уже упоминалось выше, документ о продаже выдается, когда продажа осуществляется физическим лицом или физическому лицу.
Транспортные накладные в основном используются компаниями для оформления отпуска/продажи товаров или запасов и последующего кредитования покупателя.
Транспортные накладные должны быть представлены в двух экземплярах. Первый экземпляр остается у поставщика в качестве документа, подтверждающего передачу товара, а второй экземпляр передается покупателю.
Стоимость доставки должна быть оговорена в деталях счета-фактуры. Лицо, уполномоченное на выдачу товара, ставит печать на транспортной накладной. Получатель товара также подписывает и скрепляет печатью уведомление о доставке. Телевизионные подписи допускаются, но должны быть включены в контракт.
Заключение: накладная подписана и скреплена печатью в двух экземплярах в обеих частях. Магазин выдается покупателю вместе с копией.
Акт об оказании услуг (выполненных работ)
Счет-фактура является основным двусторонним документом, подтверждающим операции, затраты и график оказания услуги или проекта.
Заявление выдается исполнителем своему клиенту после завершения услуги или проекта. Этот первичный документ подтверждает соответствие оказанных услуг (выполненного проекта) условиям договора.
Заключение: акт аналогичен счету-фактуре, но относится к работе или услуге и составляется в двух экземплярах, по одному для каждой договаривающейся стороны, заверяется подписями и печатями договаривающихся сторон.
Счета-фактуры.
Счет-фактура — это документ, который необходим только для контроля движения НДС. Счета-фактуры обычно выставляются вместе со счетами-фактурами или счетами за доставку. Существует несколько цен на первоначальный взнос.
Этот ключевой документ строго регламентирован. Содержит:.
- Информация о деньгах.
- Часть счета-фактуры.
Счет-фактура является основанием для предоставления скидки по НДС. Она должна быть оформлена всеми плательщиками НДС.
В последнее время стал популярен UDD — Универсальный передаточный документ. Этот документ заменяет почтовые расходы + счет-фактуру или ACT + счет-фактуру.
Вывод: счет-фактура необходим для контроля движения НДС и совмещения его со счетом-фактурой или практикой. Такая пара может заменить универсальный передаточный документ udd.
Контур.Бухгалтерия — удобный онлайн-сервис для расчета заработной платы и отправки отчетности в Федеральную налоговую службу, пенсионные фонды и фонды социального страхования. Сервис автоматически создает первичные документы и ОДП.
