Документация по начислению заработной платы должна быть подготовлена с особой тщательностью, поскольку она необходима для учета сопутствующих расходов. Какие документы необходимы для начисления заработной платы? Можно ли использовать электронные документы для начисления заработной платы? Данная статья отвечает на эти вопросы.
Нормативная база по первичным документам
- Консолидированные формы, включая
- Самодостаточные формы с обязательными реквизитами.
- Комбинация первых двух вариантов.
Принятое решение должно быть указано в учетной политике, и к нему должна прилагаться форма первичного документа, используемая компанией.
Правила составления первичных документов
- Название документа, имя
- дата составления документа, дата
- название финансового учреждения, подготовившего документ, имя и фамилия
- фактическое содержание экономической деятельности; и
- физическую или денежную стоимость события экономической деятельности с указанием единицы измерения; и
- наименование должности лица, которое совершает действие и несет ответственность за его исполнение.
Первичная документация по заработной плате может быть как в бумажном, так и в электронном формате. Во втором случае они должны быть подписаны электронной цифровой подписью.
Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда
Форма Т-12 содержит информацию о больничных листах, справках, заявлениях и фактически отработанных и неотработанных часах на основании приказов.
На титульном листе указывается название организации, дата и номер документа, учетный период и коды активных и неактивных часов в учетных таблицах.
Раздел 1 «Учет рабочего времени» состоит из 17 колонок и предназначен для сбора информации о посещаемости и отсутствии на рабочем месте в течение календарного месяца. Он заполняется на каждого работника: имя и фамилия, номер должности, затем по дням месяца, с кодом, обозначающим присутствие на службе в графах 4 и 6, или причиной неявки в верхней строке. В нижней строке показаны ежедневные рабочие часы, а в верхней — сверхурочные часы в минутах. В колонках 5 и 7 показано общее количество дней присутствия и фактически отработанных часов за каждый семестр. Столбцы с отсутствующими номерами месяцев отмечены знаком «X».
Следуя правилам, вы можете ввести только ненормированные рабочие дни (праздники, больничные) в ячейки для всех дней месяца и оставить ячейки для обычных рабочих дней пустыми.
Раздел 2 Расчет заработной платы состоит из двух страниц. Страница 3 рабочего листа предназначена для фиксации типа ежемесячной выплаты для каждого сотрудника.
На странице 4 рабочего листа обобщается информация о посещаемости в целом по организации за каждый месяц. Скачайте пример заполнения формы Т-12.
Форма Т-13 — это просто титульный лист, а часть 1 формы Т-12 предназначена для учета часов. Затем бухгалтер должен вести учет заработной платы в другом регистре.
Платежно-расчетная ведомость
- Начисление заработной платы (форма Т-49),.
- Платежная ведомость (форма Т-51),.
- Платежная ведомость (форма Т-53).
ВАЖНО: Сумма начисленной заработной платы должна быть указана только в сводной форме.
Как следует из названия, форма Т-49 представляет собой комбинацию форм Т-51 и Т-53, поэтому бухгалтер создает либо одну платежную ведомость, либо одну платежную ведомость и одну платежную ведомость.
Расчет заработной платы используется для начисления и выплаты заработной платы наличными из казны компании. Это включает номер и дату, подписи директора и главного бухгалтера, общую сумму, выплаченную всем сотрудникам, а также даты начала и окончания выплаты денежной зарплаты, которая составляет период в пять рабочих дней.
В рабочем листе содержится подробная информация о номере рабочего места каждого сотрудника, его должности, заработной плате и рабочих часах. Бухгалтер обучает его всем начисленным суммам по всем видам вознаграждений и всем вычетам за период, в котором деньги выплачиваются работнику. Сюда входят депозиты, зарплаты и отпускные.
В конце декларации укажите реквизиты и сумму платежа (если таковые имеются), подпись ответственного лица и количество документов в фонде, из которого был произведен платеж.
Правая колонка должна быть дополнена сотрудником организации. Там ставится подпись, подтверждающая получение наличных денег. Суммы, не снятые в течение пяти дней, депонируются.
Платежная и расчетная ведомости
Если бухгалтер ведет начисление заработной платы в отдельном регистре, можно сделать только одну проводку.
В начале явочной записки необходимо показать квитанцию работника и дату выплаты денег работнику.
Доказательство оплаты по форме Т-53, сумма вознаграждения для каждого работника, получение суммы, конец доказательства — общая сумма, выплаченная и депонированная, номер документа о зарплате, образец справки.
Если бухгалтер использует в работе ситуацию, основанную на форме Т-53, необходимо составить реестр платежных ведомостей, выданных на основании формы Т-53А. Вы будете получать соответствующую оплату. Реестр составляется в течение календарного года. Ниже приведен пример ясной записки, которую необходимо заполнить.
Лицевые счета работников
Каждый месяц бухгалтер вводит данные о рабочем времени сотрудника, сумму, пригодную для выплаты, все проводки по заработной плате и данные о больничном листе.
В последней колонке указывается окончательная сумма, подлежащая выплате за каждый месяц, и сумма задолженности работодателя или работника.
Расчетные листки
Поскольку не существует регламентированной формы подтверждения оплаты, орган должен быть разработан самостоятельно, например, на основе формы Т-12 или Т-51. Или же он вообще создает свою собственную форму. Это должно определяться учетной политикой. Четкие записи должны включать все части заработной платы, бонусы, льготы, премии и оплату больничных листов. Все скидки — подоходный налог, питание, штрафы и т.д. должны быть отражены в отчетности. Результатом должна быть сумма, выплаченная работнику, доставленная с квитанцией об оплате.
Разъяснительные записки могут выдаваться по договору с работником, путем отправки на адрес электронной почты работника или по договору с работником.
Зарплатный проект
Чтобы получить зарплату на банковскую карту, работник должен написать заявление и перевести деньги с указанием реквизитов карты.
Если у компании заключен договор о зарплатном проекте с кредитной компанией, сотрудник может подписать заявление на выпуск карты в рамках проекта или вписать в бланк заявления данные уже имеющейся карты.
Если работник не хочет получать зарплату на карточку, он не подписывает заявление и продолжает получать деньги из фонда.
Способ получения зарплаты работника на банковскую карту или наличными должен быть предусмотрен в дополнение или в дополнение к коллективному или трудовому договору.
Прочие первичные документы
- В договорах с работниками должны быть указаны система оплаты труда и размер выплачиваемой заработной платы.
- Приказы о переводе на другую должность или об изменении заработной платы; и
- Заявки и команды на получение лицензий любого вида, поскольку время, затраченное на получение разрешений, повлияет на расчет вознаграждения; и
- Командировки для выплаты премий и бонусов; и
- справки о нетрудоспособности; и
- заявления и приказы о командировках; и
- заявления о приеме на работу и приказы о назначении и увольнении, а также компенсации за увольнения различного рода; и
- другие документы, непосредственно связанные с расчетом или влияющие на размер заработной платы каждого сотрудника.
Учреждения имеют право составлять документы по начислению заработной платы самостоятельно или использовать стандартные формы. Они могут быть подписаны в печатном виде или в электронном виде в ЭЦП. Важно, чтобы начисление заработной платы было как можно более прозрачным для сотрудников. Для этого используются подробные формы формул оплаты труда, учитывающие все элементы условий труда и все элементы, которые проясняют записки, выданные работнику, и показывающие все этапы расчета.
