Под инкассацией наличных денег часто понимается процесс их перевозки из одного места в другое, естественный денежный перевод.
Типичный пример — передача наличных денег из торговой точки в финансовое учреждение. Обычно такие ситуации связаны с переводом относительно крупных сумм наличных денег.
Это серьезная и ответственная компания, которая всегда действует в соответствии с определенными правилами, строго регламентированными нормативными актами Центрального банка Российской Федерации.
Инкассация денежных средств включает в себя определенные действия.
Это касается самого процесса, его документирования и учета.
- Что это такое и почему?
- Является ли она обязательной для ООО?
- Правила и процедуры инкассации денежных средств
- Документальные записи
- Учет и регистрация
- Заключение.
Что это такое и почему?
Инкассация наличных денег — это комплексное понятие, обозначающее совокупность взаимосвязанных мероприятий, касающихся естественного оборота наличных денег между отдельными хозяйствующими субъектами (организациями), их структурными (индивидуальными) подразделениями и банками.
Передача наличных денег осуществляется уполномоченными инкассаторами — специалистами, имеющими необходимую профессиональную подготовку.
Действия всех участников этого процесса — кассиров, инкассаторов, сотрудников банка — подчиняются установленным процессам, регламентированным приказом Центрального банка Российской Федерации.3210
Как правило, к инкассаторам обращаются по следующим причинам, чтобы обеспечить сохранность наличности во время транспортировки
Сбор наличных — это гарантия их безопасности, защита от внешнего вмешательства.
Действительно, передача наличности с помощью бронированных инкассаторов является предпочтительным и более безопасным методом физического перемещения из бизнес-фонда в банк.
Процесс инкассации денежных средств может успешно решить следующие задачи
Физическое распределение (передача) предпринимательского дохода из точки продажи в обслуживающий банк.- Доставка из финансового учреждения в Фонд хозяйствующего субъекта необходимых денежных средств для следующей выплаты сотрудникам.
- Перевод наличных денег между отдельными подразделениями (филиалами) конкретного банка.
- Регулярная заправка банкоматов необходимым количеством бумажных купюр и создание выставок о текущем состоянии наличности.
- Журнал снятия наличных в терминалах приема наличных.
- Безопасная передача ценностей и документов.
Услуги по инкассации денежных средств, включая последующее зачисление переведенных средств на банковские счета, могут быть законно предоставлены следующими способами
- Непосредственно через банковские фонды.
- Через службы инкассации, уполномоченные перевозить наличные деньги. Это могут быть выкупные подразделения финансового учреждения, предоставляющего услугу, и частные охранные предприятия, которые по закону имеют право сопровождать денежные переводы.
- Через Росинкас, специально уполномоченный Центральным банком России.
- Через Федеральную почтовую службу.
- Непосредственно через Автоказначейство.
Является ли она обязательной для ООО?
Согласно действующему законодательству, нормативному документу Центрального банка Российской Федерации, организации обязаны ограничивать остатки денежных средств.
Это необходимо для того, чтобы установить лимит на общую сумму наличных денег, остающихся в кассе организации в конце каждого рабочего дня.
Данное требование распространяется на все финансовые учреждения, осуществляющие операции по доходам и расходам наличными, за исключением индивидуальных предпринимателей и организаций, относящихся к категории МСП.
Обратите внимание, что организации, освобожденные от уплаты налогов, имеют право ограничивать свои остатки наличности, но не обязаны это делать.
Если индивидуальные предприниматели/МСП решат воспользоваться этим правом, они обязаны соблюдать установленные ограничения. Более подробную информацию о пороговых значениях для МСП можно найти здесь.
Денежные средства сверх установленного лимита изымаются из казначейства финансового учреждения и в принудительном порядке переводятся в банк-поставщик услуг для зачисления на расчетный счет организации.
Инкассо считается самым безопасным способом физического перевода денежных средств из кассы финансиста в обслуживающее финансовое учреждение.
Для крупных денежных сумм рекомендуется воспользоваться услугами профессиональной службы инкассации, которая гарантирует безопасность перевода.
Организации могут накапливать и хранить излишки наличности только в дни зарплаты, государственные праздники и праздничные дни.
Нарушение этих правил может повлечь за собой штрафные санкции для нарушителя. Штраф для работников составляет 4 000-5 000 рублей, для организаций (компаний) — 40 000-50 000 рублей.
Правила и процедуры инкассации денежных средств
Как правило, существуют обязательные правовые нормы, которые четко регламентируют процесс инкассации наличности в организации.
Как уже упоминалось выше, эти правила должны строго соблюдаться всеми участниками процесса, т.е. кассирами предприятия, сдающими наличные деньги, и инкассаторами, сдающими сданные деньги в банк.
Кроме того, правила инкассации могут регулироваться подписанными договорами на оказание инкассаторских услуг. Например, они определяют частоту перечисления средств и другие особые условия.
Сам процесс инкассации наличных включает в себя последовательное выполнение участником следующих действий
- Денежные средства, подлежащие сдаче, подготавливаются к отправке кассиром организации. На этом этапе наличные деньги тщательно пересчитываются и упаковываются, после чего помещаются в мешки. Необходимый пакет документов составляется в нескольких экземплярах. Составленные документы также помещаются в мешки для денег. На этом этапе пакет запечатывается и передается в агентство по сбору мусора.
- Затем упакованная наличность передается инкассатору. Это действие выполняется кассиром организации доставки в специальном помещении. Контролировать этот процесс могут аудитор, финансовый менеджер, главный бухгалтер и руководитель организации. Кассир проверяет личность и документацию инкассатора, вносит информацию в перевязочную карточку, предоставляет образец штампа и передает инкассатору сумку с деньгами и документацию. Кассир удостоверяет свою личность, предъявляет кассиру необходимые документы, возвращает пустую сумку, получает сумку с деньгами, проверяет состояние печати, проверяет документы, подписывает, датирует и ставит печать на чеке.
Прямой перевод перечисляемых средств в обслуживающий банк (физический перевод, авизо). Этот процесс осуществляется уполномоченными сборщиками по заранее разработанным и утвержденным маршрутам.- Получение сумок с наличными в финансовых учреждениях. Инкассатор доставляет мешки с наличными в обслуживающий банк, который надлежащим образом принимает их. Доставка осуществляется в соответствии с установленными правилами. В случае успеха коллектор перестает нести полную финансовую ответственность за доставленные деньги.
- Доставленную наличность получает и принимает сотрудник банка. Сотрудник проверяет сумку, целостность пломбы и точность информации на вложенных документах.
Документальные записи
Для обеспечения надлежащей сдачи наличности инкассатору и передачи ее в банк кассир готовит следующую документацию
- Три сопроводительные ведомости (одна для сумки, одна для кассира и одна для кассира)
- Реестр выполненных транзакций (помещается в сумку). Их количество соответствует количеству высказываний.
- Накладная на денежную сумку,.
- Квитанция на оплату денежного мешка.
Кассир идентифицирует себя, предъявляет доверенность и передает кассиру карточку ячейки для заполнения.
Кассир вводит необходимую информацию в сейф и возвращает его кассиру. Затем карта проверяется сотрудником банка и сравнивается с кассовым чеком.
Учет и регистрация
Для целей бухгалтерского учета экономических операторов, которые передают банку наличные деньги посредством инкассации, банк использует специальную корреспонденцию счетов с необходимой документацией.
