Хранение бухгалтерских документов
Информация, содержащаяся в принятых к учету первичных документах, подлежащая отражению на счетах бухгалтерского учета, хранится и систематизируется в регистре бухгалтерского учета, рекомендованном Министерством финансов Российской Федерации. Общий методологический авторитет. Информация о хозяйственной деятельности, осуществляемой компанией в определенном периоде, переносится из бухгалтерских записей в финансовую отчетность в сгруппированном виде.
Первичные документы, бухгалтерские записи и финансовая отчетность должны вестись в соответствии с установленными процедурами и сроками. Ведущий бухгалтер отвечает за их хранение в течение всего периода работы с ними и своевременную передачу в архив.
Срок хранения документов в делах компании определяется в соответствии с «Перечнем типовых контрольных документов, образующихся в процессе деятельности организации, с указанием сроков хранения», утвержденным Росархивом 10 июня 2000 года.
Финансовые отчеты, бухгалтерские балансы и пояснительные записки, протоколы заседаний комитета по рассмотрению и утверждению отчетов и балансов: годовые — 10 лет, квартальные — 3 года,.
Переводы, разделения и ликвидации Балансы, приложения и пояснительные записки — 10 лет
Первичные документы и приложения, фиксирующие факты совершения хозяйственных операций и являющиеся основанием для бухгалтерских проводок (кассовые и банковские документы, извещения банка и платежные требования, выписки банка, рабочие инструкции, трудовые книжки, акты приема, сдачи и амортизации имущества и материалов, квитанции и накладные по учету материальных ценностей, авансовые отчеты и т.д.) — 5 лет
Инвентарные карточки и книги учета имущества — 3 года после ликвидации
Доверенность (клипы доверенностей) на получение денег и инвентаризацию (включая отмененные доверенности) — 3 года
бухгалтерские регистры (например, общие счета, календари, таблицы расширения) — 5 лет; и
Вспомогательные и аудиторские книги, регистры, вкладки, кассовые книги, балансовые отчеты — 5 лет
расчетные листки по заработной плате (расчетно-платежные), бухгалтерские книги для учета депонированной заработной платы, дневники для ведения реестров должностей — 5 лет; и
Дневники, расчетные ведомости, кассовые чеки и платежные поручения. — Календари — 5 лет, включая счета-фактуры, кассовые чеки и платежные поручения — 5 лет; и
Документы переписи населения — 3 года,.
Детали учета фонда, администрирование ограничений по зарплате и их распределение, расчет переплат и задолженностей по зарплате, удержаний из зарплаты, отпускных и выходных пособий — 5 лет; — Детали учета фонда, администрирование ограничений по зарплате и их распределение, расчет переплат и задолженностей по зарплате, удержаний из зарплаты, отпускных и выходных пособий и прочее — 5 лет. — 5 лет.
документы, связанные с выплатой пособий, пенсий и листков нетрудоспособности по государственному социальному страхованию (копии протоколов, выписки из протоколов, заключения) — до окончания срока их годности, но не менее пяти лет
Административные документы — до тех пор, пока они больше не требуются, но не менее пяти лет; и
справки об оплате учебного отпуска, налоговых льгот и т.д. — до окончания срока их полезного использования, но не менее пяти лет; — справки об исполнении — до окончания срока их полезного использования, но не менее пяти лет; — справки об оплате учебного отпуска, налоговых льгот и т.д. — до тех пор, пока они больше не требуются, но не менее трех лет.
документы (справки, акты, обязательства, переписка), касающиеся дебиторской задолженности, недостач, растрат и хищений — до тех пор, пока не отпадет необходимость, но не менее пяти лет; и
документированный контроль финансово-хозяйственной деятельности организации, акт документирования (отчеты, информация, служебные записки) — 5 лет; и
операции по управлению денежными средствами, точность сбора налогов и т.д. — 5 лет; и
паспорта на здания, сооружения (кроме охраняемых государством зданий) и оборудование — три года после ликвидации основных средств; и
Контракты, соглашения (финансовые, деловые, трудовые и т.д.) — 5 лет после расторжения контракта или соглашения; и
Регистрация договора — 3 года
Договоры о физической ответственности — 5 лет после удаления лица, ответственного за физическую ответственность; и
Образцы подписей лиц с существенной ответственностью — пока не требуется.
Особое значение имеет хранение документов, связанных с получением заработной платы. Срок хранения лицевых счетов рабочих и служащих определяется по следующей формуле
Заработная плата должна храниться в течение пяти лет или 75 лет, если нет лицевого счета.
Лицевые счета получателей пенсий и государственных пособий хранятся в течение пяти лет после выплаты пособий и пенсий или одного года в случае единовременных выплат.
В случае прекращения деятельности организации документы, связанные с накоплением и выплатой заработной платы работникам, должны быть сданы в государственный архив.
Документы отбираются, группируются, подшиваются и переплетаются в хронологическом порядке. Сдача документов в архив сопровождается выдачей справки.
Меры, которые необходимо предпринять против утраты (потери или уничтожения) основных бухгалтерских документов, указаны в следующих документах
29.07.83 N 105 утверждено Министерством финансов СССР в Положении «О документах и документообороте в бухгалтерском учете».
Директива «О порядке изъятия работниками Государственной налоговой инспекции документов, свидетельствующих о сокрытии (занижении) прибыли (дохода) или сокрытии иных целей от налогообложения, предприятиями, учреждениями, организациями и гражданами», утвержденная Министерством финансов РСФСР N 16/176 26.07.91, документ
В случае утраты или уничтожения первичных документов руководитель предприятия или учреждения своим приказом назначает комиссию для расследования причин утраты или уничтожения.
При необходимости для участия в работе комитета приглашаются представители следственных органов, органов безопасности и национальных органов пожарного надзора.
Результаты работы комиссии фиксируются в отчете, который утверждается руководителем предприятия или учреждения. Копия акта направляется в вышестоящую организацию.
Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами следствия, предварительного расследования и прокуратуры, судами, налоговыми инспекторами и налоговой полицией на основании решений в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Порядок проведения налоговых расследований определен в Налоговом кодексе (часть I), глава 14 «Налоговые расследования». Конфискация документов осуществляется в соответствии с требованиями, изложенными в статье 94 Налогового кодекса и в Директиве РСФСР от 26 июля 1991 года N 16/176 «О порядке конфискации документов работниками». Государственной налоговой инспекции документов, свидетельствующих о фальсификации (занижении) предприятиями, учреждениями, организациями и гражданами доходов (поступлений) или иных целей от налогообложения».
Первичные и интегрированные бухгалтерские документы могут быть составлены на бумаге или с помощью средств, считываемых компьютером. В последнем случае государственные органы обязаны за свой счет, а также по требованию Российской Федерации, судей и органов, осуществляющих в соответствии с законодательством судебную деятельность, составлять копии этих документов. Прокуратура.
Сотрудники Государственной налоговой инспекции выдают решение об изъятии документов лицу, ответственному за бизнес.
При изъятии документов составляется протокол, делается специальная опись изъятых документов, фиксируется их содержание и, при необходимости, делается копия изъятых документов для ссылки на протокол изъятия. Копия описи изъятых документов вручается работнику предприятия под роспись.
Бухгалтер или другой работник может с разрешения и в присутствии представителя органа, изымающего документы, снять с них копии и сообщить причину и дату изъятия.
