Путешествия являются неотъемлемой частью рабочего процесса большинства отечественных предприятий, в которых задействованы гостиницы и хостелы. Коллективные договоры или локальные акты устанавливают подробные правила таких поездок. Стоит подробнее рассмотреть, почему сотрудники должны предоставлять документы, подтверждающие их проживание в гостинице во время командировки, и как это правильно сделать.
Какие документы должен предоставить сотрудник
В случае командировки работодатель должен составить список документов, которые сотрудник должен собрать в качестве подтверждения проживания. Работник обязан не только подготовить необходимый комплекс мер, но и обеспечить их надлежащее выполнение. Стандартный набор документов для работников, проживавших в гостиницах или отелях во время командировок
- Квитанции,…
- Доказательства или счета-фактуры.
Подробный перечень может быть определен работником из правил проезда, предоставляемых его компанией.
Для чего нужны документы, подтверждающие проживание в отеле
Сотрудники, отправляющиеся в командировку, должны указать все дополнительные расходы, произведенные во время поездки. Причина в том, что расходы на проживание включены в опубликованный список расходов, которые работник обязуется вернуть. Однако этот вариант доступен только для сотрудников, чья работа связана с командировками.
Отсутствие документации по расходам на проживание сотрудников и небрежность при подаче дополнительного отчета имеют не самые приятные последствия. В этом случае действующее лицо становится должником компании, и работодатель имеет полное право удерживать из зарплаты первоначальный взнос и ежедневные выплаты.
Обязательные реквизиты счета на оплату гостиницы
Сотрудники, снимающие номер в гостинице во время командировки, должны запросить подтверждение у компании. Это официальный первичный бухгалтерский документ, подтверждающий поступление денег на счет организации, предоставленных для служебного жилья.
В соответствии с требованиями Постановления Правительства РФ от 6 июня 2008 г. № 359 бланк пробного экземпляра или счета-фактуры должен быть составлен типографией. Документ также должен содержать соответствующие пункты, в том числе
1. полное название и порядок документа. 2. название и организационно-правовая форма юридического лица, в данном случае отеля или владельца отеля. 3. полное название отеля, в котором проживали сотрудники компании. 4. адрес организации. 5. полное название компании — сотрудник компании. 6.Стоимость аренды помещения. 7.Время прибытия и отъезда. 8. перечень и стоимость любых дополнительных услуг, полученных работником при проживании в гостинице во время командировки.
Важно отметить, что работодатели оставляют за собой право оплачивать только ту информацию, которая указана в Положении о деловых поездках. Поэтому сотрудникам стоит заранее изучить этот документ. В правилах также указано, должны ли расходы на командировку оплачиваться наличными или безналичными. В случае командировки сотрудников фискальных или государственных органов оплата расходов производится в соответствии с федеральными или муниципальными нормами.
Авансовые отчет — сроки предоставления документов
Предварительный отчет представляет собой специальный отчет с приложениями в виде подтверждающей документации. С его помощью можно
- регистрировать хозяйственные операции в бухгалтерском регистре и
- Для проверки использования работниками капитала, ранее выданного организацией, необходимо проверить
- Расчеты, необходимые для возврата или полного возмещения, производятся сотруднику, совершившему поездку и представившему отчет.
Заполнение предварительного отчета является непосредственной обязанностью сотрудника. Заполненный пакет документов должен быть представлен вместе с отчетом в течение трех дней после даты возвращения из командировки. Надлежащим образом оформленная форма должна включать следующее.
1. полное юридическое название гостиницы или жилого помещения, где проживает работник. 2. имя реестра. 3. точный адрес гостиницы. 4. печать. 5. серийный номер документа. 6. НДС и КПП.
К отчету о депозите также должен прилагаться счет или чек из отеля. Распространенные ошибки при подготовке подготовительного отчета:.
1. отсутствие письменного подтверждения или объяснения суммы, принятой для использования счета. 2. отсутствие децентрализованной суммы НДС для регистрации отчетности. 3. отсутствие подписей: работника, бухгалтера или директора, руководителя.
Также нередки случаи, когда сотрудники заполняют валютные строки в рублях. Кроме того, стоит отметить, что принимаются только печатные бланки справок. Документы, напечатанные автоматизированными системами, не принимаются.
Максимальный срок подачи отчетов — три рабочих дня после возвращения сотрудника из командировки. При необходимости, срок может быть продлен до возвращения на работу действующего сотрудника, если он не смог приступить к работе раньше из-за болезни или отпуска, совпадающего с окончанием командировки. Если работник отправляется в новую командировку, срок может быть продлен.
Задержка отчета может иметь негативные последствия для работника. Организация может принять финансовые меры в отношении работника.
Что делать, если нет документов о проживании
Могут возникнуть ситуации, когда сотрудник не может предоставить справочный документ. В этом случае компания может попросить отель уточнить необходимую информацию. Затем персонал гостиницы обязан выслать справку, подтверждающую, что сотрудник компании, обратившийся во время командировки, действительно проживал в течение указанного периода времени.
Следует сразу отметить, что справка, подтверждающая пребывание работника в командировке, не является прямым подтверждением расходов и поэтому может вызвать вопросы со стороны налоговой инспекции. Однако в любом случае он служит основой для взаимного примирения между ним и существующей компанией.
Во многих случаях сотрудники, отправляющиеся в командировку, предпочитают арендовать жилье, а не снимать номер в гостинице или отеле. В этом случае компания берет на себя ответственность за расходы на проживание сотрудника, и эти расходы не возмещаются.
Апарт-отель Ханой Москва предлагает выгодные условия для корпоративных клиентов. Если сотруднику необходимо приехать в Москву в командировку, наша гостиница разместит его с полным комфортом.
