Проверка контрагентов перед легализацией сотрудничества с ним необходима не только для вашего собственного спокойствия в плане доверия, но и для того, чтобы убедить налоговые органы в надлежащей осмотрительности перед деловыми операциями. Вместо того чтобы проверять документы только один раз, рекомендуется регулярно запрашивать актуальные версии всех документов, которые имеет смысл проверить. Данная статья информирует вас о том, какие документы необходимо проверить контрагентам при заключении договора, и дает полный перечень пояснений.
Какие документы нужно запросить у контрагента перед сотрудничеством
Тот факт, что ваша компания должна требовать определенную документацию до заключения договорных соглашений, предпочтительно определяется регламентом компании по договорной работе. В этом случае легче обосновать потенциальным партнерам, почему вы запрашиваете те или иные документы. Список документов, которые необходимо проверить, зависит от типа компании, в которой вы работаете.
- Российские юридические лица,.
- российские юридические лица, индивидуальные предприниматели и
- Российские юридические лица, индивидуальные предприниматели или иностранные юридические лица.
В любом случае, текущая версия требует, чтобы документ был бодрствующим на момент подачи. Это можно проверить по информации в выписке из ЕГРЮЛ (для юридических лиц) или ЕГРИП (для индивидуальных предпринимателей). Документ должен быть в полной версии — первой и последней страниц или выдержек недостаточно. Читайте также статью: -> ‘Индивидуальное предпринимательство: расшифровка, налогообложение и регистрация’.
Перечень запрашиваемых документов у ИП
- Учредительного документа как такового нет — ни устава, ни меморандума о взаимопонимании.
- Деятельность индивидуального предприятия считается законной после получения государственного свидетельства о предпринимательской деятельности (ЕГРИП).
- Индивидуальные предприниматели должны предоставить выписку из Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ), а не из Единого реестра предпринимателей.
Бизнесмены могут заключать и подписывать контракты на основании лицензий из Единого государственного реестра предпринимателей и российских паспортов.
Список запрашиваемых документов у юридического лица
Перед началом юридической деятельности с юридическим лицом, зарегистрированным в России, необходимо проверить следующие документы
- Статут или закон.
- Регистрационный документ.
- Налоговыми органами.
- Доказательства полномочий лица, подписывающего договор.
- Выписка из Единого государственного реестра юридических лиц.
- Разрешение на работу (если требуется вид деятельности).
- Образец подписи руководителя компании.
Рекомендуется запросить заверенную копию документа или получить его подпись от сотрудника компании. Желательно приложить печать. Инвентаризация или закон могут подтвердить, что вы получили документ.
- Консультативное законодательство. Это включает в себя последнюю версию устава и/или учредительного договора (проверить это можно с помощью выписки из единого государственного реестра юридических лиц). Более старые версии также могут быть запрошены, если есть сомнения в достоверности представленных документов.
- Выписки из Единого государственного реестра юридических лиц. Запросить выписку, выданную к дате, поставленной контрагентом, или к дате, указанной в едином правиле проверки документов. Ни при каких обстоятельствах концентрация не выдается ранее одного месяца.
Информацию можно уточнить на официальном сайте налоговой службы. В случае отклонения от информации, предоставленной контрагентами, следует отметить, что портал ФНС обновляется раз в неделю.
Для дополнительной проверки следует запросить сведения о компании в Едином федеральном реестре сведений о деятельности юридических лиц. Внимание обращается на текст статьи 22 резолюции №. 25 всего Верховного суда, объясняющего, как пользоваться этим ресурсом.
Свидетельство о государственной регистрации
Всегда проверяйте свидетельство ОГРН, каждую страницу ЕГРЮЛ, свидетельство о внесении изменений в ЕГРЮЛ и текст учредительных документов. Убедитесь, что название компании в учредительных документах совпадает с названием в сертификате PSRN. Они не совпадают только при одном условии, например, если юридическое лицо меняет свое название. Однако этот факт зафиксирован в Едином государственном реестре юридических лиц. Читайте также статью: -> ‘Регистрация ООО по месту жительства учредителя в 2022 году: документация, преимущества и недостатки’.
Свидетельство о постановке на налоговый учет
Должен быть присвоен номер налогоплательщика и выдан сертификат. Опять же, необходимо убедиться, что название компании такое же, как и в других документах.
Лицензия на осуществление разрешенной деятельности
Помните, что к самой лицензии обычно прилагается список конкретных видов работ, на которые юридическое лицо имеет лицензию. Проверьте срок действия лицензии, возможно, он истек.
Доказательства полномочий подрядчика
- Если договор заключается с руководителем юридического лица, необходимо проверить документ о его назначении или протокол о его избрании собранием (его полномочия отражены в выписке из ЕГРЮЛ. Устав должен быть проверен во время его избирательного периода).
- В уставе компании отражены обстоятельства, при которых он обладает полномочиями.
- Если договор подписан не директором компании, необходимо проверить доверенность. В нем должно быть четко указано, что представитель компании имеет полномочия на заключение договора.
Документы, относящиеся к владению или временному пользованию имуществом, подлежащим передаче по договору
Если предметом сделки является недвижимость, необходимо следующее
- Осмотр.
- Запросите правоустанавливающие документы. Читайте также статью: → «Проверка учредительных документов».
Во-первых, необходимо определить владельца. Требуется свидетельство о праве собственности (необходимо получить в Росреестре). Если имущество будет сдаваться в аренду, убедитесь, что
- У собственника есть вышеупомянутое свидетельство из Росреестра.
- у другой стороны есть договор об управлении помещением, и она является управляющим; и
- Если другая сторона сдает вам имущество в субаренду, другая сторона имеет право сдать имущество в субаренду.
Копия банковской карточки с образцами подписей должна быть заверена нотариусом или банковским учреждением, обслуживающим контрагента.
Перечень запрашиваемых документов у иностранной компании
Очевидно, что при работе с иностранной компанией нужно быть более осторожным, чем при заключении контракта с российской компанией. Необходимо принять во внимание ряд соображений.
- Все без исключения документы, подтверждающие правовой статус иностранной компании, должны быть официально переведены на русский язык. Кроме того, для компаний из всех стран, с которыми Россия не подписала международные соглашения об упрощении процессов сотрудничества, документы должны быть заверены (отдельный документ, в некоторых случаях апостиль). Это относится к уставам, учредительным документам и подзаконным актам. Для стран, не являющихся участниками Гаагской конвенции, требуется подтверждение сертификации. Доверенность подписанта должна быть заверена таким же образом.
- Кроме того, необходимо запросить выписку из торгового реестра страны, в которой зарегистрирована компания (не ведите такой реестр — если это применимо к вашему случаю, запросите справку, подтверждающую бесперебойную работу компании). Текущий статус компании в коридоре должен быть «активным».
Законодательные акты по теме
Рекомендуется заранее изучить документацию.
| Документы | Имя. |
| Искусство. 174 Код города. | О недействительности одной сделки, если полномочия руководителя другой стороны были каким-либо образом ограничены на момент подписания договора |
| п. ст. 186 Гражданского кодекса Российской Федерации. | Определяет уполномоченное лицо как недействительное, если дата исполнения отсутствует |
| Искусство. 1 ст. 12 Федерального закона от 04.05.2011 № 99-ФЗ «О лицензировании отдельных видов деятельности». | Перечень видов деятельности, подлежащих лицензированию. |
Типичные ошибки при оформлении
Ошибка № 1. Российские компании начали сотрудничать с иностранными компаниями без тщательной проверки информации об их деятельности.
Без должной осмотрительности налоговые инспекции обвиняют компанию в попытке уменьшить объем налогообложения, что приводит к комплексному управлению бизнесом и дополнительным налоговым нагрузкам.
Ошибка №2. Отечественный бизнес заключил договор с компанией, статус зарегистрированной торговой марки которой был «приостановлен».
Если вы начнете сотрудничать с компанией, которая прекратила свою деятельность, вы не сможете защитить свои интересы в Суде в случае невыполнения своих обязательств.
Ответы на распространённые вопросы
Вопрос 1. Если договор с юридическим лицом подписывает его уполномоченный представитель, а не руководитель, на что следует обратить внимание?
Во-первых, убедитесь, что есть доверенное лицо для выполнения этих действий. Если документ есть, обратите внимание на дату выдачи — если даты нет, доверенность недействительна. Также проверьте продолжительность работы прокси-сервера. Документ должен быть заверен или подтвержден руководством компании-эмитента. В тексте истца должно быть четко указано, что работник имеет право заключить договор от имени компании.
Вопрос № 2: Если все документы были проверены, но владельцы бизнеса не знали о каком-то конкретном существенном вопросе или он стал причиной разногласий, будет ли суд на их стороне?
Нет. Суд не был бы на их стороне, если бы владелец бизнеса не знал о проблеме. В таком случае считается, что владелец бизнеса не проявил должной осмотрительности и может нанять адвоката или проконсультироваться в другом месте.
