Индивидуальные предприятия (с работниками или без) должны соблюдать сроки консервации, установленные законом. Эти сроки в то же время отражены в различных законах. Давайте рассмотрим их более подробно.
Срок хранения документов ИП: основные нормативы
С 18 февраля 2020 года основным нормативным актом, определяющим сроки хранения документов субъектами хозяйствования (как индивидуальными предпринимателями, так и юридическими лицами), является Приказ №. 236 Росархива от 20.12.2019. заменен Приказ №. 558 Министерства культуры от 25.08.2010. кроме того, срок хранения многих документов также регулируется положениями Налогового кодекса, в частности статьей 23 Кодекса — и Законом о бухгалтерском учете.
В той или иной форме Приказ № 236 и Налоговый кодекс являются основными нормативными актами, определяющими срок хранения предпринимателями основных документов, бухгалтерских документов и кадровых документов. Отдельным приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 237 введена инструкция по фактическому применению утвержденных приказом № 237 правил в отношении различных документов. 236.
Учитывайте, что текущий срок хранения основных документов индивидуального предпринимательства как субъекта хозяйствования определяется действующим законодательством (в том числе новым нормативным актом Росархива).
Сроки по ключевым документам ИП: текущие нормы
Существует огромное количество документов, перечисленных в списке заказов №. 236.Индивидуальные предприниматели больше всего нуждаются в следующем
- Налоговые декларации и расчеты.
Согласно новым правилам Росархива, срок хранения информации составляет пять лет. Заявления индивидуальных предпринимателей до 2002 года должны храниться в течение 75 лет (пункт 310 перечня).
Для расчета страховых взносов устанавливается отдельный период для расчета за период после 2003 года (пункт 308 справочника). В то же время зарплата и страховые взносы должны сохраняться в течение шести лет (и 75/50 лет, если нет личных счетов и зарплаты).
Пять лет распространяется на справки 2-НДФЛ, которые должны храниться 75/50 лет, если нет лицевого счета или статуса зарплатной ведомости (пункт 312 справочника).
Файлы с информацией, которой обмениваются с SEST, хранятся в течение шести лет, если они касаются реструктуризации долга, и в течение пяти лет в иных случаях.
- Книги учета доходов и расходов в контексте «упрощенного налогового режима» (кудир).
Срок хранения документов индивидуальных предпринимателей для упрощенного налогового режима, т.е. кудира, по новым правилам составляет пять лет (раздел 318 Справочника).
- Счета-фактуры (составляются как субъектами, так и не субъектами НДС в случае применения законодательства).
Период обслуживания — пять лет (пункт 317 Справочника).
- Кадровые документы (в тех случаях, когда у индивидуальных предприятий есть сотрудники):.
- Рабочие контракты, должностные инструкции, личные конверты — 75/50 лет; и
- Трудовые книжки — 75/50 лет; и
- Команды о дисциплинарных взысканиях — 3 года — Команды о лицензировании, профессиональном путешествии — 5 лет — Команды о приеме, увольнении, переходе, покрытии — 75/50 лет
- Каникулярная программа — 3 года
- Заявление о выдаче справок и документов о трудоустройстве — 1 год
- Информационный календарь безопасности — 45 лет; календарь тестирования целей безопасности — 5 лет
- Каталог лиц, работающих на опасных производственных объектах-75/50 лет
- Договор на обработку персональных данных — 3 года.
Конечно, это не исчерпывающий список документов, доступных предприятию. Предпринимателям следует внимательно изучить новые правила Росархива и определить, какие документы они действительно используют.
Согласно оперативному номеру. 237, все сроки, указанные в Постановлении №. 236 рассчитываются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были окончательно оформлены (подписаны и завершены). Это означает, например, что ИПК за 2020 год должен сохраняться с 2021 по 2025 год.
Что касается сроков, предусмотренных Налоговым кодексом, то основные из них определены в статье 23(8) ((1)) Налогового кодекса. Статья 23(1) пункт 1 Налогового кодекса — четыре года на каждый документ, содержащий данные бухгалтерского или налогового учета. Они должны использоваться в качестве ориентира при определении периода содержания индивидуальных предпринимателей в рамках ЕНВД, УСН и любой ОСНО.
В то же время индивидуальные предприниматели должны поддерживать
- Не менее 6 лет — документ о страховом взносе (§ 23 п. 3.4 Налогового кодекса), документ о страховом взносе, документ об
- Не менее 4 лет — документация по обучению и оценке навыков сотрудников (§ 264, ст. 2, п. 3, абз. 3 Налогового кодекса); и
- документальное подтверждение убытков — в течение всего периода, в котором ИП на ПСН или УСН 15% использовал право на уменьшение налоговой базы на сумму предыдущих убытков (ст. 346.18, п. 5 НК РФ в ст. 346.6, п. 5).
Таким образом, в некоторых случаях условия «привязаны» к конкретному налоговому режиму, в то время как в других случаях они являются общими для всех налоговых режимов. Другие указываются только для отдельных работодателей.
Если в налоговом законодательстве или других нормативных актах для одного и того же документа установлены разные сроки хранения, применяется источник с более длительным сроком хранения.
Стоит отметить, что установленный законом срок хранения бухгалтерских документов должен быть сохранен индивидуальным предпринимателем, если бухгалтерская отчетность сохраняется по закону от 60 декабря 2011 года 601-402-ФЗ. Предприниматели не обязаны вести бухгалтерские файлы, но могут это делать. По общему правилу, основные и другие документы, учитываемые в соответствии с законодательством, хранятся не менее пяти лет после отчетного года, если для других документов не установлен более длительный срок (статьи 1 и 2 статьи 29 Закона № 402-ФЗ).
Сколько хранить документы после закрытия ИП?
Еще одним вопросом является срок хранения документов после закрытия индивидуального предприятия.
Сроки, перечисленные в вышеуказанных правилах, не зависят от того, является ли лицо действующим индивидуальным предпринимателем или прекратило свою деятельность и «закрыто» путем удаления федеральных налоговых служб. После того как человек сформировал первичный, личный или иной документ, он в любом случае должен хранить его в течение установленного законом срока.
Если УФНС требует от лица предоставить определенные данные, связанные с исчислением или уплатой налогов, у действующего или ранее работавшего индивидуального предпринимателя нет законных оснований не предоставлять их (Постановление АС Западно-Сибирского округа от 28.06.2018 Дело 1872/2018 № А70-10972 /2017). Кроме того, потеря документов не является оправданием.
Отдельные предприятия могут либо сохранять документы самостоятельно, либо использовать для хранения документов сторонние архивные ресурсы. Второй вариант может предполагать хранение больших объемов документов, содержащих персональные данные (например, в случае с сотрудниками) или государственную или коммерческую конфиденциальную информацию.
