Документы останутся после закрытия юридического лица. Они могут понадобиться в будущем для устранения различий. Клиринговая или конкурсная комиссия несет ответственность за документы. Ненужные файлы могут быть уничтожены, но основные файлы могут быть переданы на временное, длительное или вечное хранение. За нарушение сроков предлагаются штрафы в размере от 2 500 до 300 000 рублей.
Завершающим этапом закрытия предпринимательской деятельности является передача оставшихся документов в архив. Они должны поддерживаться в течение установленного законом времени. Это обязательство существует для всех юридических лиц, независимо от формы собственности. Срок хранения документов после очистки ООО зависит от типа счета.
Причины для хранения документов
Эта необходимость обусловлена тем, что в будущем бывший сотрудник или третья сторона могут потребовать документы для подтверждения событий хозяйственной деятельности, чтобы решить вопросы, возникающие в связи с организацией. Наиболее часто встречаются следующие ситуации
Граждане, ищущие информацию о древностях.
Личные конверты, рабочие листы, групповые обычаи и договоры, подчищенные записки и т.д.
Кредиторы и заявители должников.
Договоры, соглашения, взаимные договоренности, первичные документы и т.д.
Вопросы, задаваемые аудиторскими органами
Счета-фактуры, расчетные документы, бухгалтерские файлы, карты.
Если вам необходимо получить выписку из документа, находящегося в деле, вы должны сделать запрос. Сотрудники выдают выписки в соответствии со всеми нормативными актами и имеют обязательную юридическую силу.
Для каждого типа документов существуют определенные сроки. Когда юридическое лицо ликвидируется, рассчитывается оставшийся период, и прототип за этот период переносится в файл. В эту категорию входят документы с истекшим сроком действия и все документы по персоналу.
Ответственные лица
Менеджеры отвечают за организацию хранения документов компании во время деловых операций. Ответственность за ведение бухгалтерских файлов несет генеральный директор компании. Закон обязывает передавать бухгалтерские файлы.
- Клиринговое снабжение — в случае добровольного решения компании.
- Комитет по неплатежеспособности — в случае банкротства.
Если компания крупная и имеет много деловых бумаг, целесообразно нанять архивариуса. Систематизируйте файлы, проведите инвентаризацию и подготовьте смету на хранение.
Справка. Классификация документов должна проводиться комитетом экспертов, включая эксперта-архивиста.
Регламентирующие законы
Перечень документов и условия их хранения после растаможивания компании, а также процесс передачи их в дела должны быть определены в следующих законодательных актах.
- Основные правила организаций, от 2 июня 2002 года.
- Федеральный закон ФЗ № 125 от 22 октября 2004 года.
- Каталог для государственных органов (утв. приказом Росархива № 236 от 20.12.2019).
- Каталог документов в производственной и научно-технической деятельности организаций (утвержден приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 июля 2007 г. N 1182); и
- Регистрация государственных структур (утверждена Главархивом СССР от 15 августа 1988 года); и
- Порядок и условия участия в акционерных обществах с ограниченной ответственностью описаны в правилах, утвержденных Решением №. 03-33/PS, от 16.07.2003 ФКЦБ.
- Федеральный закон «О бухгалтерском учете» №. 402-ФЗ.
Место архивации
Если компания заключила договор со службой публичных записей, то после ликвидации компании документы передаются ей. При отсутствии такого соглашения городской или государственный архив по месту регистрации компании обязан принимать на хранение только документы, имеющие большое значение для отчета или штата, включая информацию о персональном составе сотрудников компании. Данная услуга предоставляется ООО бесплатно.
Ликвидатор должен решить, где хранить оставшиеся документы. Например, один из учредителей может, по договоренности, взять на себя оставшиеся документы после ликвидации компании. Для этого ликвидатор должен предъявить свидетельство о доставке.
Документы, не содержащие важной информации и отслужившие свой срок, могут быть уничтожены.
- Измельчение.
- Сжигание, по
- с помощью процесса измельчения на месте.
Эта процедура осуществляется путем предъявления соответствующего сертификата.
ПРИМЕЧАНИЯ. Доступны специальные файлы. По договоренности вы можете внести любое количество бумаги. Однако вы должны заплатить за это.
Сроки хранения
Документы, переданные в архив после ликвидации компании, могут иметь различные сроки хранения — от трех лет до постоянного хранения. Каталог…», утвержденный приказом Федерального ведомства по государственным документам. 236 от 236 декабря 2019 года содержит перечень различных видов документов, возникающих в процессе деятельности организации.
Согласно закону, все виды документов делятся на три группы в соответствии со сроками их хранения
- Perpetual (постоянный).
- Длительный.
- Временный.
Долговечность.
Документы, относящиеся к первой группе, должны храниться всегда. Они включают записи, относящиеся к коммерческой деятельности организации и получению прибыли. Они могут включать
- Приказы,.
- расписание, расписание
- корпоративная структура, компания
- законы и постановления, уставы и
- коммерческие контракты
- Акты о передаче и перемещении недвижимого имущества, о
- Реестр акционеров, выписки из него, реестр
- годовые отчеты компаний, в
- и т.д.
Долго.
Ко второй группе относятся документы, содержащие информацию об ответственном лице. Если они созданы после 2003 года, то должны храниться не менее 50 лет. К ним относятся.
- Кадровые дела по форме Т2, — — Кадровые дела, — — Кадровые дела по форме Т2
- приказы о переводе персонала; — трудовые договоры; и
- Трудовые договоры, — — — Трудовые договоры, — — — Трудовые договоры, — — — Трудовые договоры, — — — — Трудовые договоры
- Регистры рабочей книги, — — Регистры рабочей книги, — — Регистры рабочей книги, — — Регистры рабочей книги, — — Регистры рабочей книги
- Рабочие листы,.
- Лицевые счета для заработной платы, — — — — Заработная плата
- и т.д.
Временный
Документы, не содержащие важной информации, можно архивировать на срок до 10 лет. Согласно перечню, если срок действия документа еще не истек, его необходимо сдать в архив. Существует риск повреждения. Списки:.
- Доверенности, выданные сотрудникам,.
- таможенные декларации
- бухгалтерская отчетность
- аудиторские отчеты, и
- другие документы, не содержащие важной информации.
Аудио- и видеозаписи хранятся в течение трех лет с момента записи, фотозаписи — в течение пяти лет. Документы, подписанные электронной цифровой подписью — 4 года.
В каталоге имеется 1 003 единицы бизнес-записей, показанных по временным позициям. Для определения срока хранения документов необходимо использовать правила.
Представлено в файле.
Организация самостоятельно отправляет оставшиеся деловые документы в архив. Для этого при принятии решения о ликвидации назначается лицо, ответственное за ликвидацию компании. Если компания ликвидируется по причине банкротства, это может быть ликвидатор, учредитель или доверительный управляющий.
Документы в деле
Перечень специализированных документов, которые должны быть сданы в официальный архив, определяется § 23.10 ст. 125 от 22.10.2004.
При закрытии частной компании документы, переданные в государственный архив на основании договора, заключенного между клиринговой комиссией или генеральным директором и муниципальным судом, являются
- включенные в архивный список фонда Российской Федерации, в
- документы, касающиеся персонала компании; и
- срок хранения еще не истек.
Подготовка к депонированию
Перед передачей документов на хранение они должны быть подготовлены в соответствии с «Основными правилами организационной работы организации».
- Сначала документы классифицируются по возрасту и раскладываются по папкам в хронологическом порядке. Папки не должны превышать 250 страниц, а каждый оригинал должен быть в единственном экземпляре. Документы папки собираются в течение одного года.
- Из документа удаляются крепежные элементы и металлические опоры. Вставляются два пустых листа: первый и последний. Все страницы сложены вместе с картонным конвертом через четыре отверстия плотной нитью.
- Затем листы маркируются арабскими цифрами в правом верхнем углу. Первые и последние не учитываются. Первая страница предназначена для депозита, а последняя — для подписи сертификата.
- Титульный лист составляется по формам, приведенным в Приложении 11 Основных правил. На обложке указывается полное и краткое название организации, номер файла и количество страниц.
Как заполнить лист исторической информации.
Далее подготовленная опись дела должна быть заполнена на специальном бланке для того, чтобы ее можно было перенести в дело. Там вам необходимо сформировать исторические справки об очищенной организации в соответствии с установленными правилами. Чтобы избежать двусмысленности, данные должны быть в номинальном снижении.
- Полное название агентства, его юридический адрес, адрес
- дата рекомендации с перечнем причин.
- и законы, регулирующие деятельность компании, a
- описание структуры компании; и
- список руководителей и законов, в соответствии с которыми были произведены назначения
- Номера банковских счетов; и
- деловые документы и управление его делами.
Кстати. Поставка оформляется Актом передачи. Файл выдает свидетельство о получении документа, подлежащего охране. Этот сертификат может быть затребован государственными органами.
Ответственность за нарушение сроков
Непередача документов в дело, а также расхождение в сроках хранения также могут рассматриваться как несоблюдение установленных законом обязательств в отношении процесса и сроков хранения. Это гарантированный «административный штраф» (статья 13.25 Кодекса об административных правонарушениях).
