Сроки хранения документов в российском законодательстве и нормативных актах
Каковы условия сохранения документов в организации?
Федеральный закон 125-ФЗ от 22 октября 2004 года «Об архивном деле в Российской Федерации»
Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, обязаны обеспечить сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в порядке, установленном федеральным законом, иными нормативными правовыми актами. Российской Федерации правовых актов и перечень документов, указанных в статье 3, § 3 и статье 23, § 1 настоящего Федерального закона.
Срок хранения документов открытого акционерного общества определяется процессуальными нормами о порядке и сроках хранения документов открытого акционерного общества, утвержденными Федеральной комиссией по ценным бумагам и биржам от 16 июля 2003 года Федерации Российской Федерации. 03-33/ps.
Каталог стандартизированных документов по управлению архивами с графиками хранения (скачать.doc).
Хранит классы кадровых и бухгалтерских документов.
Срок хранения, предусмотренный нормативными документами Российской Федерации, является строго обязательным для всех организаций, работающих с документами.
Документ передается для хранения в деле с января года, следующего за годом, в котором был использован документ.
Документы, переданные в архив, имеют определенный срок хранения, и организация юридически обязана соблюдать временные (до 75 лет) и постоянные сроки хранения. Документы с истекшим сроком хранения подлежат уничтожению.
Как правило, документы делятся на группы в соответствии с периодами их обслуживания.
- Документы с ограниченным периодом обслуживания, документы с
- Документы для постоянного хранения; и
- Обслуживание до тех пор, пока в них не отпадет необходимость
- сохраняются до тех пор, пока они не будут заменены новыми документами.
Кадровые дела обычно хранятся вне помещения отдела кадров, в архивах организации или в профессиональных коммерческих архивах. Трудовое законодательство регулирует вопросы хранения личных дел сотрудников.
Некоторые кадровые документы классифицируются как «документы со сроком хранения до востребования».
Одной из важнейших обязанностей корпоративного директора и отдела кадров является обязанность обеспечить безопасность персональных данных каждого сотрудника. К личным данным относится информация, содержащаяся в папке личного дела.
Персональные данные работника — это информация, которая необходима работодателю в связи с трудовыми отношениями и относится к конкретному работнику. (Закон о труде, статья 85).
Закон не содержит конкретных требований к тому, где хранятся личные дела сотрудников.
Бланки трудовых книжек и вкладышей хранятся в сейфах, металлических шкафах или специально оборудованных помещениях. Эти документы входят в список строго обязательных документов, и существуют строгие правила их хранения.
Регистрационные формы, бухгалтерские файлы и реестры должны быть отправлены в файл.
Эти правила также регулируют хранение бухгалтерских документов. Первичные документы, бухгалтерские регистры, бухгалтерские отчеты, балансовые отчеты:.
6.2. первичные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи в дело предприятия или учреждения должны храниться в бухгалтерии в специальном помещении или запирающемся шкафу под ответственностью главного бухгалтера.
Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфе, металлическом шкафу или в специальном помещении, обеспечивающем безопасность.
6.3. процесс хранения первичных и выходных документов с помощью средств вычислительной техники определяется соответствующими нормативными документами, регламентирующими учет по данной машине (автоматизации).
6.4. основные документы, относящиеся к конкретному регистру бухгалтерского учета, дополнены в хронологическом порядке и сопровождаются справкой о деле.
Кассовые документы, авансовые отчеты, банковские выписки, содержащие соответствующие документы, распределяются по категориям и связываются в хронологическом порядке.
Некоторые виды документов (рабочие команды, сменные отчеты) могут быть обобщены, но архивируются в папках, чтобы избежать потери или неправильного использования.
6.5. Срок хранения основных документов, регистров бухгалтерского учета, бухгалтерских отчетов и балансов определяется в соответствии с перечнем типовых документов, образующихся в процессе деятельности министерств и других органов, организаций и предприятий в делах субъекта хозяйствования. Периодическое хранение материалов, утвержденных главным картотечным адресом в соответствии с постановлением Совета Министров СССР.
6.6. ведение первичных документов, бухгалтерских записей, бухгалтерских отчетов, балансов, составление и передачу их в дело обеспечивает лицо, ответственное за ведение бухгалтерского учета предприятия или учреждения.
Первичные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерские отчеты, балансы бухгалтерских фирм, делопроизводство предприятия или учреждения работникам других структурных подразделений предприятия или учреждения не разрешены к учету и в некоторых случаях могут быть предоставлены только руководителем Бухгалтерский учет.
6.7 Ключевые документы, бухгалтерские регистры, бухгалтерские отчеты и балансы могут быть изъяты только предприятиями и учреждениями в соответствии с Уголовно-процессуальным кодексом Союза Советских Социалистических Республик и только научно-исследовательскими институтами, предварительной экспертизой, прокуратурой и судами на базе этих институтов. Социалисты Объединенной Республики. Изъятия фиксируются в протоколе, копия которого вручается работнику соответствующего предприятия или учреждения под расписку.
С разрешения и в присутствии представителя органа, осуществляющего изъятие, должностное лицо предприятия или учреждения может снять копии с изъятых документов и сообщить причину и дату изъятия.
Если тома документов, не изъятые (не переплетенные, ненумерованные и т.д.), сопровождаются разрешением и присутствием представителя органа, осуществляющего изъятие, должностное лицо предприятия или органа может доукомплектовать эти тома (составить опись, пересчитать листы, пересчитать шнурки, опечатать их и подписывать и ставить подписи и печати).
6.8. в случае утраты или уничтожения первичных документов руководитель предприятия или органа по поручению Комиссии назначает для расследования причины утраты или уничтожения.
При необходимости для участия в работе Комитета приглашаются представители следственного органа, охраны и государственного пожарного надзора.
Результаты работы комиссии фиксируются в отчете, который утверждается руководителем проекта или начальником установки. Копия закона направляется в верхний орган.
Ответственность за сохранность документов организации
Руководитель компании несет ответственность за сохранность бухгалтерских документов.
Ответственное лицо организации отвечает за организацию сохранности основных бухгалтерских документов, бухгалтерских записей и бухгалтерской отчетности в организации.
Статья 7: Организация бухгалтерских файлов
1.Соблюдение бухгалтерских файлов и хранение бухгалтерских документов организует руководитель финансового учреждения.
2.Если индивидуальный предприниматель или лицо, занимающееся частной профессиональной деятельностью, ведет бухгалтерский учет в соответствии с настоящим Федеральным законом, он организует учетное дело, ведет учетную документацию и принимает на себя иные обязанности, предусмотренные настоящим Федеральным законом. .
3.За исключением кредитных организаций, ответственное лицо экономического субъекта обязано поручить ответственному лицу бухгалтера или другого работника этого субъекта в соответствии с бухгалтерским делом или заключить договор о предоставлении бухгалтерских услуг. Ответственное лицо кредитной организации обязано поручить ведение учетного дела ответственному лицу бухгалтера. Руководители малых и средних предприятий могут взять на себя ведение бухгалтерского учета.
Они также несут ответственность за нарушение правил ведения архивов по личному составу, которые регулируются Положением об административных правонарушениях Российской Федерации. Это либо предупреждение, либо штраф в размере 300-500 рублей.
Статья 13.20. Нарушение правил магазина, приобретения, учета или использования архивных документов
Нарушение правил соблюдения, комплектования, учета или использования архивных документов (в ред. Федерального закона от 09.02.2009 № 9-ФЗ), за исключением указанных в статье 13.25 настоящего Кодекса, влечет предупреждение или наложение штрафа в размере от 300 до 500 рублей, в размере 100-300 рублей. Граждане подвергаются штрафам. (В редакции Федерального закона от 22.06.2007 г. № 116-ФЗ).
Таблица: «Срок хранения биологических документов».
В соответствии с Федеральным законом РФ и другими нормативными правовыми актами.
