Документируйте их форму и требования.
Размер бумаги и поля.
Общие требования к форматированию документов.
Тип документа.
Раздел 2: Общие правила форматирования документов.
SUBJECT: Требования к форматированию документов.
Планы:.
2. значение понятий «документ» и «требуемый документ». 1.
1. тип документа.
Организация (например, законодательство, правила, положения, инструкции, штатное расписание, контракты). 2.
2. распоряжения (приказы, указы, решения, инструкции, прокламации и т.д.). 3.
Информация и отчеты (доклады, акты, меморандумы, памятные записки, отчеты, письма, телеграммы, факсы, отчеты и т.д.).
4. личные дела (например, трудовые договоры, заказы на поставку, рабочие дневники, личные карточки, резюме, анкеты, резюме и рекомендации).
2. значение понятий «документ» и «элемент документа».
Документ — это информация, зафиксированная на материальном носителе и содержащая характеристики, позволяющие ее идентифицировать.
Обязательная документация является необходимым элементом оформления официального документа.
Документы должны соответствовать следующим требованиям
— Чтобы обеспечить действительность документа, он должен
— Создание условий для немедленного исполнения документа, и
— Возможность быстрого поиска документов
— Функциональность, используемая для создания, копирования или редактирования документа.
Общие требования к форматированию документов.
Под оформлением документа понимается подготовка, составление, перепечатка, утверждение, заверение и соответствие при передаче в администрацию учреждения требованиям, установленным законодательными актами и нормативно-методическими документами Российской Федерации.
Основные правила подготовки документов определяются государственными стандартами. Исходя из них, каждое ведомство устанавливает собственные требования к работе с документацией в своем уставе, правилах, положениях и инструкциях. Они устанавливают правила ведения документации.
— работников в процедуре составления документов, права и обязанности отдельных работников, а также
— структура документов, которые будут использоваться; и
— обязанности шейха, его заместителей и руководителей среднего звена и их право выдавать различные виды документов; и
— процессы подписания, утверждения и визирования документов, а также заверения печатями; и
— выполнение операции документа и обязательных требований процесса.
ГОСТ Р 6.30 — 2003 Унифицированная система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов определяют состав следующих требований.
01 — Государственный герб Российской Федерации, герб
02 — герб субъекта Российской Федерации,.
03 — эмблема компании или торговая марка,.
04 — код компании; и
05 — основной государственный регистрационный номер юридического лица; и
06 — Регистрационный номер налогоплательщика (ИНН)/ код причины регистрации (КПП)
07 — код формата документа; и
08 — Название организации; и
09 — Справочные данные организации,.
10 — Название документа
11 — дата документа,.
12 — регистрационный номер документа, и
13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа; и
14 — место составления и публикации документа; 16 — гриф утверждения документа
16 — штамп утверждения документа,; 17 — название документа, 18 — заголовок текста
18 — заголовок текста,.
19 — управляющий сигнал,.
20 — текст документа;.
21 — Маркировка, указывающая на наличие аппендикса; 21 — Маркировка, указывающая на наличие аппендикса; 21 — Маркировка, указывающая на наличие аппендикса; 21 — Маркировка, указывающая на наличие аппендикса
23 — Интеграционные печати на документах,.
24 — Утверждение документа визой,.
25 — Штамп,.
26 — Отметка о подлинности копии, 26 — Отметка о подлинности копии, 26 — Отметка о подлинности копии, 26 — Отметка о подлинности копии.
27 — Подпись исполнителя, и
28 — Подписание документа для запуска и отправки в архив, и
29 — отметка о получении документа организацией; и
30 — идентификатор онлайновой копии документа.
Государственный стандарт определяет положение всех реквизитов в документе.
4. формат бумаги и полей.
Согласно действующему ГОСТу «Формат бумаги для потребителей», в настоящее время для подготовки административных документов используются стандартные форматы бумаги. Документы в основном готовятся на бумаге форматов A4 (210×297) и A5 (148×210). Некоторые виды документов, включая заявления, чертежи и другие таблицы и графики, оформляются на бумаге формата A3 (297 x 420).
Для каждого документа требуется место, т.е. время между краем листа и текстом. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 Единая система организационно-распорядительных документов, поле. Требования к оформлению документов следующие.
20 мм — влево — 10 мм — вправо — 20 мм — ввер х-20 мм — вниз.
5. документировать эти формы и требования.
Чистый документ — это лист бумаги, содержащий реквизиты документа, включая постоянную информацию о документе-авторе.
На фирменном бланке печатается только первая страница документа. Для всех остальных страниц используется обычный лист бумаги.
Бланки изготавливаются в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 Единая система организационно-распорядительных документов. Требования к формату документа.
Каждая организация выпускает как минимум два вида бланков: фирменный бланк (для связи организации с внешним миром) и общий бланк (для ведения документов, используемых внутри организации).
— На фирменном бланке должна быть только аббревиатура бренда организации. Информация о юридическом оформлении организационно-правовых форм отсутствует.
— Бланки писем на двух языках, но с разной информацией об организации.
— Уход за бланками писем, с графикой.
— Размещение отчетов на фирменном бланке, не соответствующем данным государственной регистрации.
— Произвольное размещение деталей,.
— Размещение дополнительных элементов на чертеже.
6. требования к документации.
Административные документы могут быть изготовлены только на пишущей машинке или компьютере. Документ должен быть чистым, без стигматов и исправлений, и правильно оформленным. Все элементы документа, состоящего из многих строк (кроме текста), должны быть набраны с пробелами между строками.
Вопросы для самооценки:.
1. какова область применения ГОСТ Р 6.30-2003. ‘Единая система организационно-распорядительных документов. Требования к формированию документов»?
2. каков рекомендуемый формат бумаги для официальных документов? 3.
3. какие основные виды бланков используются в учреждениях?
4.Перечислите пункты, которые должны быть включены в бланк письма.
5. в чем разница между фирменным бланком и общим бланком?
6.Каковы требования к выполнению детализации «дата даты»?
7.Каковы требования к «названию организации»?
8.Что представляют собой некоторые из «справочных данных организации»? 9.
9.Какие распоряжения касаются этого документа?
10.Как утверждается документ?
11.Каковы требования к решению, каков порядок решения?
12.Как составляются приложения к документу?
13.Запишите сигналы, которые должны быть помещены во входящий документ, указав порядок исполнения.
Список литературы:.
1. управление файлами (Организация и технология управления документами): Кузнецова Т.В., с. 56-88. 56-88.
2. ГОСТ Р 6.30-2003 Единая система организационно-управленческих документов. Требования к оформлению документов.
