Сейчас как никогда важно использовать электронные документы, как между контрагентами, так и в общении с государственными органами. Анна Федотова, юрисконсульт ООО «ИК «Ю-Софт», рассмотрела требования инспекции к сканированию документов.
При работе с электронными открытыми документами между партнерами вы можете установить собственные требования к правилам делопроизводства, включая сканирование оригинала документа. Однако, имея дело с государственными органами, вы должны следовать требованиям этих органов. Обратите внимание, что на законодательном уровне пока нет единых требований к сканированным документам, поэтому эти правила определяются индивидуально для каждой конкретной организации.
Обратите внимание, например, что документы, представленные с веб-сайта, должны быть преобразованы в формат PDF в электронном виде, если сканы будут представлены в арбитражный суд. Цвет отсканированной копии должен быть черно-белым или серым. Если подпись на бумажном документе выполнена синими чернилами, при сканировании таких документов важно выбрать черно-белое решение. Кроме того, разрешение сканирования должно быть не менее 200 точек на дюйм (DPI). Размер отдельных файлов (до 10 МБ) очень важен. Сканы должны быть разборчивыми. Это означает, что все подписи, штампы и подписи должны быть разборчивыми. Каждое вложение не может содержать более одного документа, а файл должен содержать заголовок, отражающий содержание вложения и количество страниц в нем. Например, название может быть таким: «Договор 15 от 12 декабря 2016 года 7l.pdf».
Требования к файлу
В настоящее время единый портал государственных услуг, который позволяет предприятиям решать многие вопросы, не выходя из офиса, принимает отсканированные документы, соответствующие определенным критериям. Например, оцифрованный документ должен включать электронную копию документа в формате TIFF или PDF. Кроме того, страницы, содержащие черно-белые изображения, сканируются в 8-битной шкале серого (256 градаций серого) с разрешением 150 DPI или 300 DPI. Обратите внимание, что цветные страницы сканируются в RGB (цветной режим) с разрешением 150 DPI или 300 DPI. Регулировки яркости и контрастности выполняются для достижения наилучших результатов в отношении резкости и цветности, а также для достижения оптимальной эффективности распознавания печатного текста. Кроме того, скан должен быть открыт для просмотра в стандартных средствах MS Windows 2000/XP/Vista/7/8, при этом никаких предупреждений или сообщений об ошибках отображаться не будет. Невозможно установить опцию, запрещающую печать содержимого файла, или защитить файл паролем, чтобы открыть его.
Номер символа. ED-4-2/1984@ Федеральной налоговой службы от 9 февраля 2016 года гласит, что возможность отправки документов в формате xml в настоящее время установлена только для определенных типов документов Счета-фактуры, в том числе — записи о полученных и выставленных счетах-фактурах — книги покупок и книги продаж и их дополнительные листы (при наличии).
Обратите внимание, что форматы TIFF и PDF должны использоваться в качестве основных форматов для отображения цифровых изображений отсканированных документов. Использование других форматов не рекомендуется. Документы, состоящие из нескольких страниц, следует сканировать в многостраничном режиме. Это означает, что после оцифровки вы должны получить один файл, содержащий изображения всех страниц документа. Если документ состоит из одной страницы бумаги, можно использовать формат JPEG. Формат PDF используется для полностью электронного представления документа.
Мнение налоговиков
Налоговые органы также имеют разные мнения по вопросу цифровых документов. Представление сканов организациями разрешено в соответствии со статьей 93 C.F.D. в электронной форме (сканированные сохраненные данные) в соответствии с установленным форматом, при условии, что она заверена усиленной специальной электронной подписью контролируемого органа или его представителя (абз. 4 п. 2 ст. 93 C.F.D.). Номер символа. ED-4-2/1984@ Федеральной налоговой службы от 9 февраля 2016 года говорится, что на сегодняшний день возможность передачи документов в формате xml установлена только для некоторых видов документов. Во-первых, это счет-фактура, включая исправленный счет-фактуру — журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур — книги покупок и книги продаж, а также их дополнительные листы (если таковые имеются). Во-вторых, это Извещение об отправке (ТОРГ-12) и Акт приема-передачи (формы рекомендованы приказом Федеральной налоговой службы № ММВ-7-6/172@ от 21 марта 2012 года). В-третьих, документы, связанные с передачей товаров в коммерческих сделках, вид которых разрешен порядковым номером. ММВ-7-10/551@ Федеральной налоговой службы от 30 ноября 2015 года. ММВ-7-10/552@ Федеральной налоговой службы от 30 ноября 2015 года.
Формат описи
Формат перечня разработан приказом Федеральной налоговой службы от 29 июня 2012 года № ММБ-7-6/465@ «Об утверждении формата перечня документов, направляемых в налоговые органы в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи». Это перечень документов, направляемых инспекторам в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи и включающий как документы, представленные в формате, указанном в перечне, так и в виде сканированных изображений. Возможность их представления в виде сканированных копий установлена для следующих документов: контракты с изменениями и дополнениями — спецификации, калькуляции, цены и расчеты стоимости — акты приема работ и услуг — счета-фактуры, включая исправленные счета-фактуры — коносаменты ТОРГ — 12- таможенные декларации, с сопроводительными документами Включает. В настоящее время приведенный выше перечень документов является исчерпывающим.
Проект приказа
Если документы имеют формат, установленный Федеральным налоговым управлением, они могут быть направлены для проверки в электронном виде с использованием любого программного обеспечения, включая систему электронного документооборота «Контур-Архив». Федеральное налоговое управление уже разработало требования к формату документов, которые составляются на бумаге, сканируются и представляются. Эти требования касаются представления документов инспекторам в соответствии с § 93.2 Налогового кодекса. В настоящее время готовится проект служебного задания для утверждения требований к формату сканов.
Предусматривается, что будут установлены следующие требования Документы, составленные на бумаге и запрошенные аудитором, сканируются и преобразуются в электронные образы с сохранением реквизитов документа. Сам скан создается в виде файла изображения в формате TIFF, JPG, PDF или PNG. В этом случае сканирование должно быть выполнено с разрешением 300 dpi (точек на точку) при разрешении не менее 150 с использованием 256-серого градиента.
Общий размер всех передаваемых файлов для одного приложения не должен превышать 5 МБ.
Скан должен читаться без текста, все детали, даты, визы, резолюции, другие надписи, печати, штампы и сигналы. Электронный образ должен быть направлен на проверку с использованием файла, созданного по технологии XML, формат которого определяется Федеральной налоговой службой.
Документы, направляемые аудитору, должны быть заверены усилением специальной электронной подписи контролера или представителя. Имя отправляемого файла изображения имеет следующий вид: kd_o_o_p_n1_ggggmmdd_n2, где
