- Зачем мне нужна топливная карта?
- Нюансы топливных карт
- Полученные карты флота: как их объяснить
- Карточки, выдаваемые сотрудникам: как их объяснить
- Топливные карты: как продолжать покупать по ним топливо
- Заключение.
Зачем мне нужна топливная карта?
Топливные карты также известны как бензиновые карты или карты заправки.
Деловые бензиновые карты — это способ оплаты бензина на автозаправочных станциях. Физические лица могут использовать топливные карты таким же образом, но в данном обзоре мы сосредоточимся на деталях использования топливных карт для индивидуальных предпринимателей и корпораций.
Давайте рассмотрим, как работают топливные карты. Предприниматель заключает договор о топливной карте с компанией, выпускающей карту. Это может быть поставщик топлива или посредник. В рамках одного договора можно получить несколько карт.
Компания регистрирует топливные карты в своей бухгалтерии (как это делается, объясняется ниже) и выдает их своим сотрудникам. Обычно это водители, но топливные карты могут выдаваться всем сотрудникам, которые ездят и заправляются в ходе своей работы. К ним относятся менеджеры, администраторы и почтальоны. Это означает, что топливные карты могут быть выданы всем компаниям, использующим транспортные средства в деловых целях, а не только транспортным компаниям.
Сотрудники расплачиваются на автозаправочных станциях топливной картой, а не наличными или корпоративной картой. Поэтому топливные карты могут использоваться в качестве платежного средства так же, как и другие банковские карты.
В конце месяца (или другого регулярного интервала) организация, выдавшая топливную карту, предоставляет отчет о потраченной сумме и комплект финансовых документов, включая счета-фактуры.
Нюансы топливных карт
Детали использования топливной карты зависят от условий договора с организацией, выдавшей топливную карту. В зависимости от условий каждого договора, ниже приведены примеры дополнительных возможностей использования топливной карты в дополнение к оплате топлива на АЗС
В чем преимущества топливных карт:.
Организации, выпускающие топливные карты, предоставляют доступ к личному кабинету, где можно контролировать и управлять топливными картами. Изменяйте лимиты расходов для каждой карты, получайте подробную информацию о расходах в режиме реального времени (на какой АЗС, в каком количестве и на какое топливо) и получайте счета на предоплату.
Полученные карты флота: как их объяснить
Таким образом, все преимущества топливных карт для юридических лиц были разъяснены. Как вы выпускаете такие карты и как вы отслеживаете топливные карты в вашей компании?
Во-первых, выберите компанию-эмитента топливных карт, которая соответствует требованиям вашей компании, и заключите с ней договор.
Мы получаем необходимое количество топливных карт. Карты могут выпускаться бесплатно или за плату.
Топливная карта хранится в организации, выдавшей ее, в соответствии с Законом о доставке и инкассации.
Учет топливной карты зависит от того, указана ли стоимость топливной карты отдельной строкой в документе о передаче организации.
Предположим, эмитент топливной карты передает 10 топливных карт в рамках сделки по цене 120 рублей за карту (в том числе НДС 20% — 20 рублей). Счет-фактура входит в комплект документации.
Топливные карты могут использоваться более 12 месяцев и стоят менее 40 000 рублей. Они должны учитываться на счете 10 «Материалы». Сделайте следующие записи.
Предположим, что бензиновая карта не оценивается во время перевозки. Это не отменяет необходимости бронирования топливных карт. Если эти значения не указаны, храните данные топливной карты на забалансовом счете. 012, фиктивная стоимость 1 рубль за штуку. В этом случае, когда карта взята, запишите:.
Карточки, выдаваемые сотрудникам: как их объяснить
Топливная карта передается сотруднику. Для этого требуется команда для назначения топливной карты определенному водителю. Стандартной формы для приказа не существует. Приказ о назначении топливной карты оформляется в обычной командной форме компании, которая может использоваться и в других случаях. Бесплатный образец можно скачать по ссылке в начале статьи.
Кроме того, дневник выдачи топливных карт должен заполняться по мере выдачи топливных карт сотрудникам на подпись. Формат календаря определяется самим органом. Пример газеты вакантных вакуумных карт для компаний можно бесплатно скачать в начале этой статьи.
Процесс передачи топливной карты выглядит следующим образом
После погашения топливной карты счет не заканчивается. Бензиновая карта числится на счете 012 после остальных.
Если топливная карта получена бесплатно и балансовая регистрация не проводилась, то для выдачи топливной карты сотруднику дополнительная регистрация не требуется.
Следовательно, в обоих случаях существует забалансовый счет 012, содержащий карты топливоподачи, выделенные компании после передачи топливных карт.
Учет топливных карт по 1С 8.3 ведется обычными актами.
- Получение топливной карты — операция «сертификация»; и
- Выдача топливных карт — с помощью функции «Запрос на поставку».
Топливные карты: как продолжать покупать по ним топливо
Счета учета ГСМ с использованием топливных карт ничем не отличаются от счетов учета ГСМ, поскольку использование топливных карт — это всего лишь способ оплаты бензина.
Учет топливных карт ведется через бухгалтерские записи.
Владение и использование топливной карты не является достаточным для вывоза горюче-смазочных материалов. Напомним, что оплата ГСМ с помощью топливной карты является лишь подтверждением события ГСМ. Чтобы вычесть расходы на ГСМ, необходимо доказать, что ГСМ используются в предпринимательской деятельности, то есть приносят доход. Такое подтверждение может быть предоставлено при доставке.
Если организация не является транспортной компанией, то нет необходимости заполнять топливную документацию, чтобы определить расходы на бензин в качестве расходов. Если автомобиль оснащен системой слежения за транспортным средством, системой мониторинга транспортных средств Глонасс, то использование бензина в деловых целях может быть обосновано на основании данных, предоставленных электронной системой слежения. Такими данными может быть маршрут движения транспортного средства.
КонсультантПлюс предоставляет тонированный бухгалтерский и налоговый учет ГСМ. Закажите бесплатный пробный доступ к системе, ознакомьтесь с инструкциями и нормативными стандартами и получите алгоритмы учета топлива и смазочных материалов.
Заключение.
Топливные карты — это новейшее решение проблемы оплаты обслуживания парка или небольшого количества транспортных средств в организации. Обычно они используются для оплаты топлива, но при определенных традиционных условиях с поставщиком карты их также можно использовать для оплаты шин, технического обслуживания автомобиля и других сопутствующих расходов. Бензиновые карточки продолжают учитываться на специальных счетах и даже после их изъятия. Для учета карточек на бензин ведется дневник. Это относится к сотруднику, выдавшему карту.
