5. разработка стандартных форм
5.1 Документы должны быть оформлены на фирменном бланке.
Бланки писем — это листы стандартизированной бумаги, на которых используются различные технические средства для обозначения информации, включая постоянные для данного типа документа фрагменты текста. Это название типа документа, справочные данные организации, различные символы и другая информация, которая является постоянной для данного типа документа, включая постоянные трафареты.
Например, бланки решений, бланки приказов, бланки свидетельств о приеме на работу, заявления на получение лицензии, приложенные листы отчетов о проделанной работе, акты о распределении уничтожения документов со временем экспозиции и т.д.
5.2. бланки документов должны содержать реквизиты, идентифицирующие автора письменного документа. Официальное название организации — имя автора документа, ее службы и организационно-правовой статус, юридический (фактический) адрес или населенный пункт Это руководящий орган органа.
Бланк письма также включает в себя графический сигнал, предназначенный для указания основных реквизитов документа, оформленного на бланке письма.
Концепция фирменного бланка в полной мере применима только к документам на бумаге, поскольку правила записи информации и размещения ее на обычном компьютере принципиально иные. В то же время, использование или дополнение автоматизированных DMS (Document Management Support), механических «стандартных» или интегрированных форм («электронных форм»), где это применимо, позволяет создавать юридически действительные документы. Современные правила и актуальные формы.
5.3. для подготовки организационно-распорядительных документов устанавливаются по ГОСТ 9327-60 две формы чистых листов с не менее чем номером: А4 (210 х 297) и А5 (148 х 210).
Эти поля используются для установки необходимой конкретной информации, архивных документов или плотных листов для копирования и размножения.
Организация вправе решать, какие помещения целесообразно использовать для различных видов документов, но за пределами пределов, предусмотренных ГОСТом.
При подготовке документов на многих листах все листы имеют одинаковые поля.
Бланки формата А4 и А5 в основном используются для официальных писем, материалов и других административных документов для всех ценных бумаг, договоров, отчетов, служебных записок, различных акций и других документов.
На практике, в зависимости от характера документа, может использоваться комбинация форм надписей. Используйте горизонтальное расположение на большей стороне бланка.
Форма формата выбирается в зависимости от количества текста и количества элементов, которые необходимо разместить при подготовке документа.
Формат A3 (420 x 297 мм) можно использовать для документов с текстовым содержанием в виде таблиц с большим количеством колонок. Например, в этом формате оформляются справочные, учетно-статистические, проектные формы и другие документы.
Использование бумаги формата А6 (105 x 148 мм) для изготовления специальных видов формальных бланков. Составление или заверение решений (приказов) директора, единовременных выплат, бухгалтерских форм и других документов.
5.4 Формы документов должны быть разработаны с учетом конфигурации и расположения необходимых элементов, определенных в ГОСТе.
Специальные компоненты должны соответствовать размерам, указанным в ГОСТе. Планы расположения необходимых видов перечислены в Приложениях 1, 2 и 4.
Документы могут быть созданы на основе вертикального или углового расположения элементов, указывающих организацию и другие детали предоставления документа, которые дополняют информацию об организации. Использование угловых или продольных надписей не влияет на юридическую силу документа или его правовой статус.
В случае продольных положений (вертикальное письмо) название органа, тип документа и другие важные элементы бланка центрируются по верхнему краю (централизация).
На практике фирменные бланки используются в основном для подготовки правовых актов.
Бланки писем также рекомендуются, если название органа содержит большое количество букв. Если детали надписи напечатаны на нескольких языках. В этом случае необходимые элементы должны быть напечатаны на русском языке на левой стороне и на национальном языке на правой стороне, на одном уровне. Если существует более одного государственного языка, реквизиты должны быть указаны на русском языке вверху и на национальном языке внизу, с расширением до соответствующих пределов поля.
Если марка тела используется на иностранном языке, рекомендуется также использовать стандартные требования.
Письма используются в рекламных целях, когда нет разумных проблем с выравниванием, таких как экономия бумаги и необходимого количества данных.
Если элементы, напечатанные на государственном и русском языках, размещаются в пределах области, доступной в угловом варианте, целесообразно создавать бланки с угловым размещением элементов (угловые письма). В этом случае соответствующие требования перечислены на русском языке вверху и на национальном языке внизу.
Угловая форма наиболее удобна в обращении и наиболее экономно использует пространство. В этом случае правая сторона верхнего листа может быть использована для информации «получателя» и «авторизации», резолюций, процедур отправки и т.д.
Например, утвержденные протоколы, договоры, акты, инструкции и бланки писем должны собираться с учетом «получателя».
5.5. Бумага, используемая на бланках, должна быть белой или, в исключительных случаях, слегка окрашенной. В некоторых случаях можно получить более активные формы цвета.
5.6 Письма постоянного делопроизводства должны быть изготовлены на бумаге наилучшего качества, независимо от того, сдаются ли документы учреждения государству или нет. Письма должны быть напечатаны одним цветом, предпочтительно черным. Другие цвета могут быть использованы для того, чтобы отличить оригинал документа от воспроизведенных фотокопий.
5.7 Формы документов — это прежде всего формы или электронная помощь.
Требованием является изготовление бланков с гербом Российской Федерации или гербом Российской Федерации. Не допускается изготовление документов с использованием копий этих форм.
5.8 ГОСТ определяет следующие виды бланков организационно-распорядительных документов организации, их структурных категорий и работников
Общая форма представления документа любого вида (за исключением писем), общая форма представления документа любого вида (за исключением писем), общая форма представления документа.
бланки некоторых видов документов (за исключением писем).
Документы создаются в форме структурных подразделений и сотрудников.
Общий бланк письма может содержать следующую информацию.
Герб государства Российская Федерация — (01)
Герб Российской Федерации — (02),.
Эмблема или торговая марка организации (служебный сигнал) — (03); и
место составления или печати документа — (14).
В дополнение к этим данным на общем бланке разрешается размещать следующую информацию в ограниченных (графических) точках.
регистрационный номер документа — (12); и
заголовок текста — (18).
Если организация публикует большое количество таких типов документов, то целесообразно использовать пробелы для конкретных типов документов. При разработке этих форм используются следующие условия
Государственный герб Российской Федерации или объединения организаций Российской Федерации — (01), (02)
Эмблема или торговая марка организации (служебный сигнал) — (03); и
Название типа документа — (10), (11), (12)
место составления или печати документа — (14), (15)
а также ограничительные указания на местоположение требования
регистрационный номер документа — (12); и
ссылка на регистрационный номер и дату документа — (13)
заголовок текста — (18), а также
управляющий сигнал — (19).
В общей форме и формате некоторых видов документов «оформление документа или место выдачи» (14) должно быть оформлено в соответствии с названиями отделов административной адаптации и населенных пунктов.
Если он является частью марки тела, место составления или выпуска документа может быть опущено.
Бланк письма может включать следующие элементы
Герб государства Российская Федерация — (01)
Герб Российской Федерации — (02),.
Эмблема или торговая марка организации (служебный сигнал) — (03); и
основной государственный регистрационный номер юридического лица (ОГРН) — (05); и
Регистрационный номер/легитимация регистрации (инн/кпп) — (06), (06), (06), (06), (06), (06), (06), (06), (06), (06), (06)
Код формы документа — (07); и
Организационная справка — (09).
В дополнение к ним на бланке письма может быть ограничена следующая информация.
регистрационный номер документа — (12); и
ссылка на регистрационный номер и дату документа — (13); и
заголовок текста — (18), а также
управляющий сигнал — (19).
Запись «Справочные данные организации» содержит информацию о почтовом и телеграфном адресе организации. Порядок и формат записи этой информации должен соответствовать почтовым правилам Министерства связи Российской Федерации. Кроме того, этот реестр может быть заполнен справочными телефонными номерами, факсами, телексами, банковскими счетами и адресами электронной почты. Почтовый адрес может быть почтовым индексом.
На фирменном бланке сотрудника под обязательным «названием органа» должно быть указано дополнительное «рабочее название».
5.9 Изображения герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации («герб») и логотипа канцелярской компании с угловой версткой требования, верхнее поле шаблона посередине строки «наименование организации» требования, бланк письма вертикальной верстки требования — середина верхнего поля. Также допускается размещение изображения герба в части требования «название организации».
Эмблема организации на бланке с диагональным расположением элемента размещается у верхнего края бланка над центром строки элемента «наименование организации» на бланке с вертикальным расположением элемента. Центр верхнего поля. Кроме того, допускается размещение логотипа в части области, охватываемой требованием «Название организации», и в левом поле формы на уровне требования «Название организации».
5.10. При необходимости бланки могут быть пронумерованы. Можно использовать печатную или специальную нумерацию. Эти числа могут быть размещены на правом, левом и нижнем полях и в любом другом свободном месте формы, если они не перекрывают текст или другие элементы оформления документа.
