Автор: Юлия Попик Старший бухгалтер по расчету заработной платы
Хранение бухгалтерских документов: правила и сроки
Автор: Юлия Попик Старший бухгалтер по расчету заработной платы
В процессе деятельности организации накапливается множество ключевых документов. Их нужно собирать и хранить, но ни один из них не может быть выброшен до истечения срока годности.
В этой статье вы узнаете, как организовать хранение документов, не разорившись и не погрязнув в бюрократии.
Правильная организация хранения первичных бухгалтерских документов: нормативная база
Не существует единого документа, содержащего всю информацию о том, как и в каком объеме следует хранить документы. Поэтому вы должны руководствоваться рядом различных действий, которые могут противоречить друг другу.
О том, что организация должна вести основные документы, гласит статья 29 Закона «О бухгалтерском учете» от 602/2011 602/2011 «О бухгалтерском учете».
Требования к хранению бухгалтерских документов изложены в требованиях раздела «Движение к бухгалтерскому учету» «Положения о документах и движении документов».
В частности, в нем говорится, что
- Ключевые документы и бухгалтерский реестр должны быть переданы в архив.
- До передачи в архив они должны храниться в бухгалтерии специального учреждения.
- Документы должны соответствовать хронологическому порядку.
Обязанность ведения бухгалтерского и налогового учета также предусмотрена Налоговым кодексом РФ (п. 8п; ст. 1).
Перечень учетных и справочных документов, подлежащих хранению, приведен в «Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения». Приказ Министерства культуры РФ от 25.08.2010 №558. В этом же списке определяется срок хранения для каждого типа документов.
Положения, организующие Государственную архивную службу, ссылаются на Федеральный закон от 22 октября 2004 года. 125-ФЗ «Об Архивной службе Российской Федерации».
Где хранить документы
Согласно Закону об архивах, негосударственные организации имеют право создавать свои собственные записи. Однако у них нет такого обязательства. Компании обязаны обеспечить сохранность документов и предоставлять их для проверки по требованию.
1C-WiseadVice использует уникальную патентную технологию для обработки «правок» первичных документов. Оригинальный первичный документ на бумаге сразу же сканируется. Бухгалтер работает только с электронной копией документа и всегда проверяет действия, выполняемые документом. Неоспоримым преимуществом является возможность быстро подготовить ответы на вопросы налоговой инспекции. По запросу клиенты могут получить электронную базу данных документов.
Срок хранения бухгалтерских документов в организации
Закон о бухгалтерском учете предусматривает, что бухгалтерские документы должны храниться не менее пяти лет (статья 1, закон 402 — фото ст. 29). Налоговым кодексом установлен четырехлетний срок для документов, служащих основанием для учета расчетов по налогам и сборам (подпункт 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ) и шестилетний срок для расчета страховых взносов (подпункт 6 пункта 1). 3.4 ст. 23 Налогового кодекса). Здесь есть противоречие. Это связано с тем, что некоторые документы, например, счета-фактуры, относятся как к бухгалтерскому, так и к налоговому учету. В этих случаях безопаснее управлять автомобилем с точки зрения долгосрочной перспективы.
Перечень типовых документов Министерства культуры также предусматривает более длительные сроки хранения некоторых документов до постоянного обслуживания.
Например, постоянные файлы должны соответствовать
- Годовые финансовые отчеты с приложениями (включая консолидированные и МСФО);.
- Передаточные акты ;
- свидетельства о постановке на налоговый учет;.
- Счета доходов и расходов (КУДиР) — для организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения. В данном случае сроки, установленные для перечня стандартных документов, не соответствуют Налоговому кодексу. КУДР является документом налогового учета и в соответствии с Кодексом должен храниться не постоянно, а в течение четырех лет. В этих случаях безопаснее не уничтожать документы в течение как минимум 10 лет. Это связано с тем, что понятие «постоянный» не может быть менее 10 лет для организации, которая не является приобретателем документов государственных или местных органов власти.
- Договоры аренды корпоративной собственности и сопутствующая документация
- Документы, касающиеся переоценки основных средств, определения амортизации основных средств и оценки стоимости активов организации.
- акты о передаче прав на недвижимое имущество с баланса на баланс, и
- акты дарения, и
- документы, связанные с операциями с ценными бумагами; и
- переписка, связанная с разделом общего имущества юридического лица; и
- сертификаты сделок.
Для личных документов и документов о доходах необходимо соблюдать 75-летний срок. Примеры
- трудовые договоры, например
- регистры доходов населения
- Дивидендные сборы, например
- личные счета и карты сотрудников. При отсутствии личной карточки срок хранения других документов увеличивается до 75 лет. Документы, связанные с приемкой выполненных работ по субподрядным и трудовым договорам, расчет премиальных выплат, Форма 1 — Карточка учета заработной платы, сведения о доходах физического лица, получение заработной платы и других выплат.
Если кадровые документы были созданы после 2003 года, они должны храниться 50 лет вместо 75 лет (статья 22, пункт 1, Закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ).
Документы хранятся в течение 10 лет. Например
- Для продажи движимого имущества.
- Договоры залога имущества организации и сопутствующие документы.
- Бизнес-отчеты по валютным счетам за рубежом.
Срок хранения документов, подтверждающих утрату, определяется особым образом. Для целей «доходы минус расходы» организации, применяющие общий и упрощенный режимы налогообложения, могут переносить убытки на будущее в течение 10 лет, чтобы использовать их для уменьшения налоговой базы. Организация должна хранить документы, подтверждающие убыток, до тех пор, пока они не будут использованы полностью (статьи 283(4) и 346.18(7) Налогового кодекса).
Когда начинается отсчет срока хранения документов бухгалтерского учета и отчетности
Постановлением № 558 Департамента культуры установлено, что отсчет должен начинаться с 1 января года, следующего за годом, в котором завершена регистрация. Например.
- В случае учетной политики это год, который в последний раз использовался для представления.
- Для контрактов это год истечения срока действия контракта.
- Для первичных документов — это год утверждения документа для целей бухгалтерского учета.
- В случае документов налогового учета — это год, когда эти документы в последний раз использовались для налоговых расчетов.
Поэтому, если у организации есть безнадежные долги, она должна хранить документы, подтверждающие эти долги, еще в течение четырех лет после списания долгов (это следует из § 23(1)(viii) и § 252(1) Кодекса). (Код налогового кодекса).
В случае с первичными документами, отражающими формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, отсчет периода начинается с момента, когда такое имущество полностью амортизируется в налоговом учете (письмо Минфина России от 18.01.19 № 03-03- 06/1/2598).
Закон не устанавливает отдельного срока хранения электронных документов. Поэтому для них действуют те же сроки, что и для бумажных документов.
Порядок хранения бухгалтерских документов ликвидированной организации
Документ не должен уничтожаться, если компании больше не существует, но срок хранения документа еще не истек.
Статья 23 Федерального закона №. 125-ФЗ от 22 октября 2004 года «Об архивном деле в Российской Федерации» говорится о судьбе документов ликвидированных компаний. ‘Об архивах Российской Федерации’ . Они должны быть сданы в муниципальный архив с предварительного согласия.
Документы постоянного и личного состава должны быть сданы в государственный архив — хранение всех остальных документов может быть организовано отдельно.
Что делать, когда истек срок хранения бухгалтерских и налоговых документов
Согласно Положению, для того чтобы документ был уничтожен, руководитель компании должен сначала сформировать специализированный комитет.
Комитет изучает ценность документа и разрабатывает закон о его уничтожении. К нему прилагается список файлов, подлежащих уничтожению.
После уничтожения должен быть создан другой документ — акт уничтожения.
Документы с разными сроками действия могут храниться в одной папке. В этом случае папка расширяется, а документы, которые еще нельзя уничтожить, подшиваются в новую папку.
Ответственность за хранение бухгалтерских документов
Если во время проверки первичные документы отсутствуют в компании (например, не оформлены, утеряны или уничтожены преждевременно), то в соответствии со статьей 120 Налогового кодекса компания будет оштрафована на 10 000 рублей. Правонарушение относится к нескольким налоговым периодам, штраф составляет 30 000 рублей. Если все это способствует занижению налогов, минимальный штраф составляет 40 000 рублей.
За отсутствие документации в соответствии со статьей 15.11 КоАП РФ работники могут быть оштрафованы на сумму от 50 000 до 10 000 рублей, а в случае рецидива — на сумму от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификацию на срок от одного года до двух лет.
Наиболее суровые наказания предусмотрены Уголовным кодексом. Если доказано, что документ был похищен или уничтожен в корыстных целях, наказанием является штраф в размере до 200 000 рублей или лишение свободы на срок до одного года (Уголовный кодекс, статья 325, пункт 1).
Кроме того, помните, что в случае неполучения дополнительной документации налоговые органы могут аннулировать расходы и наложить дополнительные налоги, пени и штрафы.
Пусть One Sea Wise Advice позаботится о вашем бухгалтерском учете. С нами ваши документы всегда в целости и сохранности.
