Каждая организация имеет чек. Данный аудит соответствует соблюдению бухгалтерских, кадровых и правоустанавливающих документов. Однако все эти документы также должны быть сохранены. Каждый документ имеет свой срок хранения, и каждая организация должна следовать определенным правилам и срокам хранения.
Для каждой группы документов закон определяет конкретный срок хранения, т.е. период, в течение которого документ должен храниться до его уничтожения. Эти конвенции изложены в 25.08.10 № 558, в частности, в разделе 4, посвященном бухгалтерским документам.
Срок хранения начинается с 1 января года, следующего за годом, в котором был создан документ. Кроме того, большинство документов необходимо хранить в течение пяти лет, а некоторые — постоянно. Документы, которые необходимо хранить постоянно, — это, например, ежегодные страховые взносы, бухгалтерские сводки, годовая отчетность, документы, относящиеся к пассивам и проверке активов, документы, относящиеся к обмену валюты, и другие важные документы по сделкам. Счета доходов и расходов, используемые индивидуальными предпринимателями и компаниями на упрощенной системе налогообложения, также должны сохраняться постоянно.
Сроки хранения документов сотрудников различны, большинство из них хранятся в течение пяти лет, другие — в течение 75 лет (личные карточки, счета сотрудников, конверты сотрудников, трудовые договоры, соглашения), а некоторые хранятся постоянно (например, личные папки). Если вы определите период времени, в течение которого должны храниться определенные кадровые документы, вам нужно будет вести этот список. Срок хранения кассовых, банковских и других ключевых бухгалтерских документов составляет пять лет. Кроме того, 06.12.11 № 402-ФЗ вступил в силу в январе 2013 года. Согласно этому закону, период хранения должен определяться в соответствии с организационными правилами государственного архива, что составляет не более пяти лет с момента обращения на конец года. Документы должны храниться как в электронном формате, так и в печатном. К электронному хранению документов применяются те же правила, что и к хранению на бумаге.
Архивирование можно организовать в офисе или воспользоваться услугами компании, занимающейся архивированием. Если руководитель организации принимает решение хранить документы в офисе, необходимо создать специальное помещение со специальными средствами хранения документов. В помещении должен быть правильный режим температуры и влажности, без интенсивного солнечного света и без специальных полок или стеллажей.
Кроме того, необходимо разработать номенклатуру, чтобы обеспечить быстрый поиск нужных документов. Эта номенклатура должна храниться в самом помещении архива. Документы должны выдаваться строго под контролем главного бухгалтера. Если организация решает воспользоваться услугами архивной компании, поручив хранение документов специализированной архивной компании, она может
- освобождает офисные помещения, которые можно использовать для нужд бизнеса; и
- освободить сотрудников бухгалтерии от лишних обязательств, чтобы он мог заниматься своими прямыми обязанностями.
- Документы хранятся в надлежащих условиях в соответствии с национальным законодательством, обеспечивая их сохранность и порядок.
Как правило, к услугам архивных компаний обращаются, когда возникает необходимость в освобождении офисных площадей и экономии средств.
На офисных складах документы часто находятся в таком плохом состоянии, что их невозможно найти в том состоянии, в котором они должны быть, или в таком плохом, что содержащаяся в них информация нечитаема в таком плохом состоянии. Причиной этого является воздействие высоких уровней света, что приводит к выцветанию и изменению документов до истечения срока их хранения. Аналогичным образом, документы не могут быть завизированы другим обслуживающим персоналом. В некоторых случаях документы могут быть выданы по мотивированному запросу с разрешения главного бухгалтера.
Ключевой особенностью бухгалтерского учета является фиксация событий финансовой жизни в бухгалтерских документах.
Ключевые документы — это документы, подтверждающие продажу товаров, закупку материалов у поставщиков, обслуживание клиентов, выплаты сотрудникам и т.д.
Все бухгалтерские акты и формирование налоговой базы основываются на первичных документах. Первичные документы включают акты, договоры, счета-фактуры и отгрузочные разнарядки. Сегодня первичные документы доступны в электронном виде. Эти документы требуют определенной формы и формулы и должны быть заверены специальной электронной подписью. Срок хранения документов в электронной и печатной форме одинаков.
Индивидуальные предприниматели и все организации должны вести бухгалтерскую документацию. Эта процедура описана в статье 29 Федерального закона от 6 декабря 2011 года, статья 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». В каждой организации за соблюдение ключевых документов отвечает руководитель организации, а индивидуальные предприниматели отвечают за соблюдение требований самостоятельно. Большое внимание уделяется также бухгалтерским файлам.
Чтобы избежать в будущем ненужных вопросов со стороны проверяющих органов, условия хранения бухгалтерских документов должны быть уточнены в законодательстве учреждения. Кроме того, может быть издан внутренний нормативный документ, подписанный руководителем компании. Это определяет процесс хранения документов и его обязанности.
Сроки хранения основных документов установлены Налоговым кодексом Российской Федерации, «Федеральным законом о бухгалтерском учете» и перечнем, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года. 558.В соответствии с требованиями действующего законодательства, срок хранения должен составлять не менее пяти лет, хотя некоторые документы имеют срок хранения четыре года.
Период сохранения начинается с 1 января года, следующего за годом, в котором эти документы были созданы и приняты к бухгалтерскому учету. Однако есть и исключения. Все регистры учета НДС — книги продаж, выставленные и полученные счета-фактуры — сохраняются при закрытии документов, т.е. при последней регистрации. Кроме того, бухгалтерские записи об амортизируемых активах и документы, подтверждающие определение первоначальной стоимости, подлежат хранению с даты, когда актив перестал амортизироваться. Эти правила подтверждены письмом Министерства финансов РФ № 03-03-06/1/270 от 26 апреля 2011 года. Организации и архивы должны.
Прежде чем выбрать метод архивирования документов, взвесьте преимущества и недостатки обоих методов. Во многих случаях организации эффективнее воспользоваться услугами архивной компании, чем хранить документы в собственных офисах. Это связано с тем, что хранить документы вне помещения более надежно и удобно. Выбор метода хранения документов определяется финансовыми ресурсами компании и особенностями процессов управления документами. Считается, что эффективнее воспользоваться услугами архивной компании, чем нести финансовые затраты на дальнейшее обслуживание файлов.
Уничтожение документов — это не простой процесс. Директор назначает специальную комиссию, состоящую из экспертов различных служб учреждения. Эта комиссия осматривает и оценивает документы для определения срока хранения, ценности документов и принятия решения об их уничтожении. Затем он использует список документов, подлежащих уничтожению. Кроме того, Комитет составляет акт об уничтожении документов, в том числе документов с истекшим сроком хранения. Данный акт подписывается всеми членами Комиссии. Поскольку акт не имеет единой формы, орган должен подготовить его и утвердить индивидуально. Документ может быть уничтожен только в том случае, если он исполнен в течение определенного периода времени. Если запас не выполнен, уничтожение не санкционируется.
В соответствии со ст. ст. 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», буржуазная, административная и уголовная ответственность за нарушение правил хранения и уничтожения бухгалтерских документов. За нарушения закона в этой области.
Степень и вид налагаемой ответственности зависит от тяжести нарушения и определяется Федеральным налоговым кодексом РФ (НК РФ), Законом об административных правонарушениях (КоАП РФ) и другими региональными и федеральными нормативными актами.
Ответственность компенсируется. Это означает, что нарушитель обязан возместить причиненный ущерб. Наказание ограничивается финансовыми санкциями в виде приговоров или штрафов.
Административная ответственность за нарушение сроков хранения определяется законом в соответствии с § 15.11 ЕГЭ. Нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а также порядков и сроков хранения бухгалтерских документов влечет наложение административного штрафа на работников в размере от 2 до 3 000 рублей.
Уголовная ответственность может наступить за «уничтожение, порчу или сокрытие официальных документов» (ст. 325 УК РФ), за неоказание помощи налоговым органам (ст. 39 УК РФ). В зависимости от тяжести нарушения на виновного налагается штраф в размере 100 000 рублей, исправительные или обязательные работы либо лишение свободы на срок до двух лет.
